Грамотная организация документооборота — залог правовой безопасности любого предприятия. Центральным элементом этой системы является Положение о хранении договоров — локальный нормативный акт, регламентирующий порядок учета, размещения, доступа и уничтожения договорной документации. В данной статье подробно разберем, как составить такой документ, какие требования к нему предъявляет законодательство и как должен выглядеть типовой образец.

Правовая база и необходимость разработки Положения

Деятельность по хранению документов в Российской Федерации регулируется комплексом нормативных актов. Основные из них:

• ГК РФ (статьи 886–902) — регулируют договор хранения как гражданско-правовой договор (отношения между хранителем и поклажедателем). Важно отличать внешний договор с контрагентом от внутреннего Положения.
• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» — устанавливает обязательные требования к формированию, учету и хранению документов организаций.
• Приказ Росархива от № 236 (ранее Постановление Госархива РФ от № 1) — утверждает типовые сроки хранения документов (лист учета сроков хранения).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 — требования к организации архивного дела на предприятии.
• ТК РФ (ст. 62, 86, 303) — особенности хранения трудовых договоров и личных дел.

Зачем нужно Положение, если есть ГК РФ? Гражданский кодекс регулирует обязательства сторон по внешнему договору хранения (например, с ответственным хранением на складе). Внутреннее Положение о хранении договоров регламентирует административные процессы внутри компании: кто подписывает, где лежит оригинал, кто имеет доступ к сканам, когда передаются в архив и как уничтожаются по истечении сроков.

Структура типового Положения о хранении договоров

Унифицированной формы по закону не установлено, поэтому каждая организация разрабатывает документ под свои бизнес-процессы. Однако обязательны следующие разделы:

Общие положения

• Цели и задачи документа (обеспечение сохранности, быстрый поиск, соблюдение сроков).
• Нормативная база (ссылки на ГК РФ, 125-ФЗ, внутренние стандарты).
• Сфера действия (какие договоры подпадают: гражданско-правовые, трудовые, валютные, подряды и т.д.).
• Определения: «Договор», «Оригинал», «Копия», «Электронный архив», «Ответственное лицо».

Организация процесса хранения

• Единый реестр договоров: ведение журнала (бумажного или в СЭД/1С/CRM) с обязательными реквизитами: номер, дата, контрагент, предмет, сумма, срок действия, место хранения оригинала.
• Нумерация и классификация: сквозная или по видам деятельности, присвоение индексов делам.
• Места хранения: огнестойкий сейф/металлический шкаф (для оригиналов), защищенный сервер/облако (для сканов), архивное помещение (для закрытых дел).

Жизненный цикл договора

1. Создание и подписание: порядок согласования, количество экземпляров, кем и где хранится оригинал до вступления в силу.
2. Действующий период: условия доступа (кто может изымать оригинал, процедура выдачи под роспись/в СЭД), контроль сроков действия (календарь продлений).
3. Завершение действия: процедура закрытия дела, составление акта сверки, передача в архив организации.

Сроки хранения и ликвидация

Сроки устанавливаются Листом учета сроков хранения документов, утверждаемым руководителем организации по согласованию с архивным органом (экспертом). Базовые сроки (Приказ Росархива № 236):

• Договоры, сопровождаемые финансовыми документами — 5 лет после окончания срока действия.
• Договоры по капремонту, строительству, недвижимости — 50–75 лет (в зависимости от вида).
• Трудовые договоры — 75 лет (переводятся в архив организации, затем в государственный архив).
• Договоры, не связанные с финансами (рамочные, соглашения), 5 лет после исполнения.

Важно: Срок хранения исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания срока действия договора.

Контроль доступа и информационная безопасность

• Разграничение прав доступа в СЭД (роли: «Автор», «Согласующий», «Архивариус», «Руководитель», «Аудитор»).
• Запрет на изъятие оригиналов без ведома ответственного лица.
• Правила работы с коммерческой тайной и персональными данными в составе договоров (152-ФЗ).
• Журнал выдачи/возврата оригиналов (бумажный или электронный).

Ответственность и контроль

• Дисциплинарная, материальная, административная (КоАП РФ ст. 13.20 — нарушение правил ведения архивного дела) и уголовная (УК РФ ст. 283 — незаконное получение сведений, составляющих коммерческую тайну) ответственность.
• Плановые и внеплановые инвентаризации договорного фонда (минимум раз в год).

Отличие Положения от Договора хранения (ГК РФ)

Часто эти понятия путают. Ниже — ключевые различия:

Образец структуры Положения (Текстовый шаблон для адаптации)

Ниже приведена структура документа, которую можно скопировать в Word и заполнить данными своей организации. Персональные данные и наименования заменены на маски.

УТВЕРЖДЕНО

Приказом Генерального директора

[Название организации] (далее, Общество)

от «___» _____________ 202_ г. № _____

ПОЛОЖЕНИЕ
О ХРАНЕНИИ ДОГОВОРОВ ОБЩЕСТВА [Название организации]

I. Общие положения

Настоящее Положение определяет порядок учета, хранения, перемещения, выдачи и ликвидации договоров, заключаемых Обществом от своего имени и в своих интересах.

Положение разработано в соответствии с ГК РФ, ФЗ № 125-ФЗ «Об архивном деле», Приказом Росархива № 236, ГОСТ Р 7.0.97-2016 и Уставом Общества.

Действие Положения распространяется на все структурные подразделения, филиалы и представительства Общества.

Основные понятия:

• Договор — правовой акт в письменной форме, фиксирующий права и обязанности сторон.
• Оригинал договора — документ, подписанный уполномоченными лицами сторон, имеющий юридическую силу.
• Единый реестр договоров (ЕРД) — автоматизированная/бумажная база данных для учета договоров.
• Ответственное лицо (Куратор договорной работы) — сотрудник, назначенный приказом для обеспечения исполнения настоящего Положения.

II. Порядок регистрации и учета договоров

Каждый договор (дополнительное соглашение, протокол разногласий) подлежит обязательной регистрации в ЕРД в течение 1 (одного) рабочего дня с момента подписания последней стороной.

Регистрационный номер присваивается по системе: [Индекс подразделения]-[Год]-[Порядковый номер] (например: ЮД-2026-0045).

Обязательные атрибуты записи в ЕРД:

• Регистрационный номер и дата регистрации;
• Номер и дата договора (по версии сторон);
• Полное наименование контрагента, ИНН/КПП;
• Предмет договора, сумма (если применимо);
• Срок действия;
• ФИО ответственного менеджера/куратора;
• Место хранения оригинала (№ шкафа, папки, путь в СЭД).

III. Хранение оригиналов и копий

Оригиналы действующих договоров хранятся в защищенном помещении (архив/секретариат) в огнестойких металлических шкафах/сейфах с ограниченным доступом. Ключи/коды доступа хранятся у Ответственного лица и Заместителя директора по правовым вопросам.

Скан-копии (электронные образы) загружаются в СЭД [Название системы, напр. 1С:Документооборот / Directum / Яндекс.Диск для бизнеса] в разрешении не менее 300 dpi, в формате PDF/A с текстового слоем (OCR). Электронный образ имеет равную с оригиналом юридическую силу при наличии ЭП или нотариального заверения копии.

Выдача оригинала договора сотрудникам Общества для работы (судебные споры, проверки, аудит) производится только под роспись в Журнале выдачи оригиналов (Приложение № 1 к Положению) с указанием цели и срока возврата (не более 3 рабочих дней).

Передача оригиналов контрагентам или третьим лицам (нотариусам, судам) оформляется Актом передачи в 2-х экземплярах.

IV. Сроки хранения и формирование дел

Сроки хранения устанавливаются Листом учета сроков хранения документов Общества, согласованным с экспертом архивного дела.

По истечении срока действия договора и исполнения обязательств менеджер в течение 5 рабочих дней инициирует формирование дела.

Состав дела:

• Оригинал договора и всех доп. соглашений;
• Акт приема-передачи / Акт сверки взаиморасчетов;
• Переписка по существу договора (претензии, уведомления);
• Внутренние меморандумы, согласования;
• Инвентаризационный лист дела (Приложение № 2).

Дела передаются в архив Общества ежеквартально по Акту передачи дел в архив.

V. Ликвидация (уничтожение) договоров

Уничтожение документов с истекшими сроками хранения производится ежегодно (в I квартале года) по решению Экспертной комиссии по оценке ценности и срокам хранения документов.

Процедура:

1. Составление Акта отбора к уничтожению.
2. Согласование Акта с руководителем Общества.
3. Уничтожение способом, исключающим восстановление (шредер П-4/П-5 класс для бумаги, безвозвратное удаление для электронных носителей).
4. Составление Акта об уничтожении (хранится постоянно).

VI. Контроль и ответственность

Контроль за соблюдением Положения осуществляет Ответственный лицо (Куратор) и Внутренний аудит/Контролер.

Плановая инвентаризация договорного фонда — ежегодно к 01.12. Внеплановая — при смене Ответственного лица, выявлении утери, проверках регуляторов.

Нарушение требований Положения (утеря оригинала, несвоевременная регистрация, несанкционированный доступ) влечет применение мер дисциплинарного взыскания до увольнения (ст. 192 ТК РФ) и возмещения убытков.

VII. Заключительные положения

Настоящее Положение вступает в силу с момента утверждения приказом Генерального директора.

Изменения и дополнения вносятся тем же порядком.

Все сотрудники, задействованные в договорной работе, должны быть ознакомлены с Положением под роспись.

Составил: [Должность, ФИО инициалами] /подпись/
Согласовано: Юридический директор /подпись/

Особенности электронного хранения (СЭД и Облака)

С переходом на безбумажный документооборот Положение должно содержать специальный раздел «Электронный архив»:

• Формат файлов: Только PDF/A-1b или PDF/A-2b (ISO 19005) для долгосрочного архивирования. Не допускается DOCX, JPG без текстового слоя.
• Электронная подпись (ЭП): Оригинал в электронном виде — это файл, подписанный КЭП (квалифицированной ЭП) обеих сторон. В СЭД должен храниться файл подписи (.sig) или контейнер (CAdES-BES/Long-T);
• Журнал регистрации в СЭД: Автоматическое протоколирование всех действий (создание, просмотр, скачивание, печать, изменение атрибутов) с привязкой к пользователю и временной метке.
• Резервное копирование: Ежедневный бэкап в географически удаленное хранилище (по 3-2-1 правилу). Проверка восстановления — раз в квартал.
• Целостность: Контроль хеш-сумм (SHA-256) файлов при каждом бэкапе и аудите.

Типичные ошибки при составлении и применении

1. Отсутствие Листа учета сроков хранения. Без него невозможно законно уничтожить документы — риск штрафов по ст. 13;20 КоАП РФ.
2. Хранение оригиналов у менеджеров «в столе». Потеря, порча, несанкционированный доступ. Оригиналы должны быть в централизованном защищенном хранилище.
3. Игнорирование доп. соглашений. Каждое доп. соглашение, отдельная единица хранения с собственным номером в реестре, привязанное к основному договору.
4. Несвоевременная передача в архив. Накопление «мертвых» дел в рабочих кабинетах затрудняет поиск действующих документов.
5. Отсутствие регламента доступа к СЭД. Все видят всё — утечка коммерческой тайны, нарушение 152-ФЗ (персональные данные в договорах).

Чек-лист для проверки готовности Положения

• [ ] Утверждено приказом руководителя с указанием даты вступления в силу.
• [ ] Согласовано с юристами, ИБ, архивариусом, бухгалтерией.
• [ ] Приложения: Журнал выдачи, Инвентаризационный лист, Форма акта передачи в архив, Форма акта уничтожения.
• [ ] Сроки хранения соответствуют Приказу Росархива № 236 и специфике бизнеса.
• [ ] Прописана процедура работы с ЭДО/СЭД (форматы, ЭП, бэкапы).
• [ ] Назначено Ответственное лицо (ФИО, должность) и его заместитель.
• [ ] Проведено ознакомление сотрудников под роспись (Журнал ознакомления).
• [ ] Запланирована первая инвентаризация фонда.

Положение о хранении договоров, это не просто формальность для инспекторов, а рабочий инструмент управления рисками. Грамотно составленный документ позволяет:

• Мгновенно находить любой договор (оригинал или скан) за 1–2 минуты.
• Гарантированно соблюдать сроки действия и автоматически продлевать/расторгать соглашения.
• Защитить коммерческую тайну и персональные данные контрагентов.
• Законно и безопасно уничтожать ненужный балласт, освобождая площадь офиса/сервера.
• Выиграть суд или налоговую проверку за счет наличия полного, оформленного по правилам пакета доказательств.

Используйте приведенный выше образец структуры как базу, адаптируйте разделы под организационную структуру, IT-ландшафт и отраслевую специфику вашего бизнеса. Регулярно (раз в год) пересматривайте Положение в связи с изменениями законодательства (например, поправки в ГК РФ, 152-ФЗ, новые приказы Росархива) и внутренними реорганизациями.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Для разработки локального нормативного акта, учитывающего специфику вашей организации, рекомендуется обратиться к корпоративному юристу или аутсорсинговой правовой компании.