Короткий ответ: в большинстве случаев — нет. С переходом на полностью электронный документооборот и введением электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН) процедура назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности стала в значительной мере автоматической. Однако законодательство предусматривает исключения, когда заявление от работника всё же необходимо.
Ниже мы подробно разберем, как работает механизм сейчас, когда без заявления не обойтись, какие формы использовать и какие нюансы учитывать бухгалтеру и работнику.
Как работает автоматический расчет и выплата (Общий порядок)
С 2022 года действует принцип «безбумажного» взаимодействия работодателя с Социальным фондом России (СФР). Алгоритм выглядит так:
- Выдача ЭЛН: Врач оформляет электронный лист нетрудоспособности в информационной системе СФР. Работнику на руки ничего не выдается (кроме случаев, когда сотрудник просит распечатку для себя).
- Обмен данными: СФР автоматически направляет работодателю сведения об открытии и закрытии ЭЛН, а также запросы о предоставлении недостающих сведений для расчета (например, данные о заработке за расчетный период).
- Ответ работодателя: Кадровик/бухгалтер через программу учета (1С, «Мой бизнес», СБиС и др.) направляет в СФР необходимые сведения для расчета пособия (сведения о заработке, стаже и т.д.).
- Назначение и выплата: СФР самостоятельно назначает пособие на основании полученных данных и переводит деньги работнику на банковскую карту («Мир» или другую, привязанную к СНИЛС/ЕСИА).
Важно: Законодательство (ФЗ-255, ст. 14) не содержит требования к оформлению застрахованным лицом заявления о выплате пособия по временной нетрудоспособности в общем порядке. Старый приказ ФСС от № 578, устанавливавший единую форму такого заявления, утратил силу.
Когда заявление писать ОБЯЗАТЕЛЬНО (Исключения)
Несмотря на автоматический режим, есть три основные ситуации, когда без письменного заявления (в электронном или бумажном виде) не обойтись:
Замена лет расчетного периода (ст. 14 ФЗ-255)
Это самая частая причина. Если в расчетном периоде (два календарных года, предшествующих году страхового случая) у работника были периоды, когда он не получал заработок или он был минимальным (декретный отпуск, отпуск по уходу за ребенком, обучение, уход за инвалидом/пенсионером 80+), работник имеет право написать заявление о замене этих лет на предшествующие.
- Пример: Сотрудница заболела в 2026 году. Расчетный период, 2024 и 2025 гг. В 2024 г. она была в декрете, в 2025 г. — в отпуске по уходу. Она пишет заявление о замене расчетного периода на 2022 и 2023 годы. В расчете будет участвовать суммарный заработок именно за 2022–2023 гг.
- Форма: Утверждена Приказом СФР от № 643 («Заявление о замене лет расчетного периода при расчете пособия по временной нетрудоспособности»); Старую форму по приказу ФСС № 578 использовать нельзя.
- Сроки: Заявление можно подать в любой момент до назначения пособия или в течение срока прескрипции (3 года) для перерасчета.
Оплата пособия по беременности и родам (БиР)
Для назначения пособия по Беременности и Родам (а также при усыновлении новорожденного) работница обязана написать заявление. Это связано с тем, что для БиР существуют специфические условия (например, выбор расчетного периода, если работала неполный календарный год, или учет работы по совместительству), которые требуют подтверждения воли застрахованного лица.
Ликвидация работодателя / неизвестно местонахождение
Если наниматель прекратил деятельность (ликвидирован, ИП исключен из ЕГРИП) и его местонахождение неизвестно, работник обращается в СФР напрямую. В этом случае он пишет заявление о назначении пособия и предоставляет имеющиеся у него документы (ЭЛН, трудовую книжку/СТД-Р, справки о заработке).
Особые случаи и нюансы расчета
Больничный при увольнении
Если сотрудник подал заявление об уходе, отрабатывает предупредительный срок (две недели), но заболевает и продолжает болеть после даты увольнения:
- Увольняют его в заявленную дату (последний рабочий день).
- Больничный оплачивается после выздоровления и закрытия ЭЛН по общим правилам (100% по тарифу, если стаж 8+ лет), средства выплачивает СФР.
- Отдельного заявления на оплату «послеувольнительного» больничного не требуется — работает общий автоматический обмен данными.
Справка в форме 182н и доплаты
Если после расчета больничного работодатель получил от предыдущего места работы сотрудника справку в форме 182н (о заработке и взносах за расчетный период), которая увеличивает средний заработок, работодатель обязан произвести доплату.
- Заявление от работника на эту доплату не требуется.
- Доплата производится в очередной раз выплаты заработка (зарплаты) после получения справки.
- Рекомендуется оформлять внутреннюю справку-расчет на бланке компании (с указанием названия, ОПФ, рег. номера в СФР, кода подчиненности) для подтверждения начисления.
Резюме: Чек-лист для работника и бухгалтера
| Ситуация | Нужно ли заявление? | Какую форму использовать? | Куда подать? |
|---|---|---|---|
| Обычный больничный (болезнь, травма, карантин, уход за больным членом семьи) | НЕТ (автоматически по ЭЛН) | — | — |
| ДА | Форма по Приказу СФР № 643 от | Работодателю (бухгалтерии/Кадрам) | |
| Пособие по Беременности и Родам (БиР) | ДА | Свободная форма или форма организации (с указанием требований ст. 10-11 ФЗ-255) | Работодателю |
| Работодатель ликвидирован, местонахождение неизвестно | ДА | Свободная форма (с приложением ЭЛН, ТК/СТД-Р, справок о заработке) | Напрямую в СФР (МФЦ, личный кабинет, почта) |
| Пересчет из-за ошибки или получения справки 182н | НЕТ (инициатива работодателя/СФР) | — | — |
Историческая справка: как это было раньше
До введения ЭЛН и переходу к прямой выплате СФР (до 2022 года) действовал «заявительный порядок»:
- Работник приносил бумажный больничный и писал заявление на имя директора: «Прошу оплатить больничный лист №…».
- Бухгалтер считал пособие, выплачивал из кассы/на карту.
- Затем работодатель компенсировал затраты у ФСС (ныне СФР), сдавая отчетность (расчет по форме 4-ФСС).
Сейчас эта схема отменена. Деньги платит СФР напрямую работнику, а работодатель лишь обеспечивает информационную базу (сведения о заработке).
Писать заявление на оплату обычного больничного листа в 2026 году не нужно. Достаточно открытого и закрытого ЭЛН, а также своевременно переданных работодателем сведений о заработке в СФР.
Заявление требуется только в трех случаях:
- Замена расчетного периода (форма по Приказу СФР № 643).
- Оформление пособия по беременности и родам.
- Обращение в СФР напрямую, если работодателя не существует.
Бухгалтерия должна быть готова к оперативной передаче сведений о заработке (в т.ч. по форме 182н) в ответ на запросы СФР, чтобы избежать задержек выплат сотрудникам. Работникам же важно вовремя сообщить о праве на замену лет расчетного периода, чтобы пособие не было рассчитано «по минимуму».
Примечание: Статья подготовлена на основе актуального законодательства и информации из открытых источников на . Персональные данные (ФИО, телефоны, адреса) в примерах замаскированы или обобщены. Данная информация носит справочный характер и не заменяет консультацию с кадровым специалистом или юристом.