Статья посвящена вопросу, как правильно оформить и выплатить отпускные «в счет отпуска» – то есть заранее, до фактического начала периода отдыха. Мы рассмотрим нормативную основу, пошаговый алгоритм расчета, приведем пример расчета и предоставим готовый образец документа, который можно адаптировать под свою организацию.
Нормативная база
- Трудовой кодекс РФ (ст. 114‑128) – право на ежегодный оплачиваемый отпуск и порядок его оплаты;
- Постановление Правительства РФ от № 922 «Об утверждении Положения о порядке расчета среднего заработка» (далее – Положение);
- Внутренние локальные акты организации (положение об оплате труда, коллективный договор).
Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные выплачиваются не позднее трёх календарных дней перед началом отпуска. Если работник просит получить деньги раньше (например, для планирования поездки), employer может осуществить выплату «в счет отпуска» – то есть заранее, а затем при фактическом начале отпуска произвести окончательный расчет (если были изменения в заработке).
Что такое оплата отпуска в счет отпуска?
Это предварительная выплата среднедневного заработка за планируемый период отпуска, основанная на данных за расчетный период (12 календарных месяцев предшествующих месяцу отпуска). Выплата производится до фактического начала отдыха, после чего в расчетном листке делается пометка «в счет отпуска». При наступлении отпуска employer проверяет, не изменился ли среднедневной заработок (например, из‑за премий, надбавок или изменений в режиме работы). Если изменений нет – выплата считается окончательной; если есть – производится доплата или удержание разницы.
Пошаговый алгоритм расчета отпускных
- Определить расчетный период. Это 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу, в котором начинается отпуск. Например, если отпуск с , расчетный период – с по .
- Сформировать список выплат, включаемых в средний заработок. В расчет попадают все виды вознаграждения, предусмотренные ТК РФ и локальными актами (оклад, тарифная ставка, надбавки, премии, компенсации за вредные условия и т.п.). Исключаются:
- социальные выплаты (матпомощь, оплата проезда, обучения);
- выплаты за периоды нетрудоспособности, простоя, отпусков по уходу за ребенком;
- компенсации за использование личного имущества.
- Подсчитать сумму выплат за расчетный период. Сложить все включенные выплаты за каждый месяц периода.
- Определить среднедневной заработок. Формула:
Среднедневной заработок = Σ выплат за расчетный период / (12 × 29,3)
Где 29,3 – среднемесячное число календарных дней.
Если в расчетном периоде были не полностью отработанные месяцы, используем уточненную формулу:
Среднедневной заработок = Σ выплат за период / (29,3 × Σ полностью отработанных месяцев + Σ календарных дней в не полностью отработанных месяцах)
- Умножить среднедневной заработок на количество календарных дней отпуска. Получим сумму отпускных.
- Удержать НДФЛ (13 % для резидентов) и сделать отчисления во внебюджетные фонды (ПФР, ФСС, ФОМС) согласно ст. 226 НК РФ.
- Оформить выплату. Сделать запись в расчетном листке (или ведомости) с пометкой «в счет отпуска» и произвести перечисление на счет сотрудника не позднее трёх дней перед отпуском.
Пример расчета
Исходные данные:
- Сотрудник Иванов И.И. планирует отпуск с по (14 календарных дней).
- Расчетный период: – .
- Сумма включенных выплат за период: 660 000 руб.
- В расчетном периоде все месяцы полностью отработаны.
- Среднедневной заработок = 660 000 / (12 × 29,3) = 660 000 / 351,6 ≈ 1 877,55 руб.
- Отпускные = 1 877,55 × 14 ≈ 26 285,70 руб.
- НДФЛ (13 %) = 26 285,70 × 0,13 ≈ 3 417,14 руб.
- Сумма к выплате «чистыми» = 26 285,70 – 3 417,14 ≈ 22 868,56 руб.
Шаги:
В расчетном листке делаем запись:
Иванов И.И. Отпускные за период ‑ 26 285,70 руб. Удержано НДФЛ 3 417,14 руб. К выплате 22 868,56 руб. (в счет отпуска)
Образец документа: расчетный лист (ведомость) с пометкой «в счет отпуска»
| № п/п | ФИO сотрудника | Табельный номер | Период отпуска | Кол-во дней | Среднедневной заработок, руб. | Начислено отпускных, руб. | Удержано НДФЛ, руб. | К выплате, руб. | Примечание |
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Иванов И.И. | 00123 | ‑ | 14 | 1 877,55 | 26 285,70 | 3 417,14 | 22 868,56 | в счет отпуска |
Примечание: в реальной ведомости могут быть дополнительные колонки для отчислений во внебюджетные фонды, а также строка с итоговыми суммами по отделу или организации.
Онлайн‑калькулятор отпускных
Для быстрого расчета можно воспользоваться бесплатным сервисом, например, Калькулятор отпускных Контур.Экстерн; Он автоматически учитывает:
- включаемые и исключаемые выплаты;
- не полностью отработанные месяцы;
- среднедневной заработок по формуле Положения;
- удержание НДФЛ и отчисления во внебюджетные фонды.
Достаточно ввести суммы выплат за каждый месяц расчетного периода и указать продолжительность отпуска – сервис выдаст готовую сумму к выплате и сформирует печатную форму.
Часто задаваемые вопросы
Можно ли выплачивать отпускные «в счет отпуска» несколько раз в год?
Да, если сотрудник берет несколько отпусков (например, основной и дополнительный), каждая выплата оформляется отдельно с пометкой «в счет отпуска» перед каждым периодом отдыха.
Что делать, если после выплаты «в счет отпуска» изменился среднедневной заработок?
Необходимо произвести перерасчет: если сумма оказалась меньше положенной – доплатить разницу; если больше – удержать излишек (с согласия сотрудника или в соответствии с внутренними локальными актами).
Нужно ли получать согласие сотрудника на предварительную выплату?
ТК РФ не требует отдельного согласия, однако хорошей практикой является уведомление сотрудника о планируемой выплате и получение его подтверждения (например, подпись в заявлении на отпуск).
Как учесть премии, выплаченные после расчетного периода, но до начала отпуска?
Если премия начислена за период, входящий в расчетный период, она включается в среднедневной заработок. Если премия относится к будущему периоду (например, квартальная за следующий квартал), она не учитывается при расчете отпускных.
Оплата отпуска в счет отпуска – удобный инструмент для планирования финансов сотрудников и соблюдения требований ТК РФ о своевременной выплате отпускных. Главное – правильно определить расчетный период, включить все положенные выплаты, исключить запрещенные и применить формулу среднедневного заработка из Положения № 922. Использование онлайн‑калькулятора значительно упрощает процесс и снижает риск ошибок. При наличии изменений в заработке после предварительной выплаты следует выполнить корректировку, чтобы окончательная сумма соответствовала фактическому среднедневному заработку.
Соблюдая описанный порядок и используя приведенный образец документа, кадровая служба сможет оформить выплату отпускных «в счет отпуска» быстро, прозрачно и в полном соответствии с законодательством.