Аванс — это часть заработной платы, выплачиваемая сотруднику за первую половину месяца. Согласно ст. 136 ТК РФ, заработная плата должна выплачиваться не реже чем каждые полмесяца, а с 2023 года каждая выплата признаётся доходом, с которого необходимо удерживать и перечислять НДФЛ. В этой статье рассмотрим, как правильно начислять, рассчитывать и выплачивать аванс в самых популярных конфигурациях 1С: 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) 8.3.

Нормативная база и изменения с 2023 года

• Ст. 136 ТК РФ — обязательность выплаты заработной платы не реже двух раз в месяц.
• Пп. 2 п. 1 ст. 226 НК РФ (с ) — дата выплаты считается датой фактического получения дохода, поэтому при выплате аванса необходимо удерживать НДФЛ.
• С 2023 года в 1С:ЗУП запрещено рассчитывать аванс фиксированной суммой или процентом от оклада/тарифа; расчёт должен основываться на фактически отработанном времени.

Эти требования отражены в механизмах начисления аванса в обеих конфигурациях.

Способы расчёта аванса в 1С:ЗУП

В 1С:ЗУП предусмотрены три основных способа:

1. По отработанному времени — система берет фактически отработанные часы/дни за первую половину месяца и рассчитывает заработок согласно тарифной ставке (окладу).
2. По среднему дневному заработку — используется средний заработок за расчётный период (обычно за предыдущие 12 месяцев).
3. По фиксированному проценту от начисленной зарплаты за месяц — доступен только в версиях до 2023 года; после изменений законодательства такой способ блокируется программой.

Выбор способа осуществляется в карточке сотрудника (Настройка → Способ начисления аванса) или глобально для всей организации (Настройка → Параметры учёта заработной платы).

Начисление аванса в 1С:Бухгалтерия 8.3

Общие настройки

Перед началом работы убедитесь, что в разделе Главное → Настройки → Параметры учёта заработной платы установлен флаг Выплата аванса и указан способ расчёта (по отработанному времени, по среднему заработку и т.д.).

Пошаговая инструкция

1. Создать документ Начисление зарплаты и взносов (меню Зарплата → Начисление зарплаты и взносов).
2. В поле Период указать первую половину месяца (например, 01‑).
3. Нажать кнопку Создать и выбрать Вид начисления → Аванс;
4. В табличной части документа отметить сотрудников, которым будет начислен аванс. При выборе способа расчёта программа автоматически заполнит суммы на основе отработанного времени или среднего заработка.
5. Проверить корректность удержания НДФЛ: в колонке НДФЛ должна отображаться сумма, рассчитанная от начисленного аванса согласно ставке 13 % (или иной, если применяются вычеты).
6. Нажать Провести. Документ создаст записи в регистрах начисления и удержания налогов.
7. Для выплаты аванса создать документ Ведомость в банк/кассу (меню Зарплата → Выплата зарплаты → Ведомость в банк/кассу).
8. В поле Вид выплаты выбрать Аванс (по предварительному расчету).
9. Указать дату выплаты (должна соответствовать локальному нормативному акту, например, 15‑е число месяца).
10. Заполнить табличную часть: выбрать сотрудников, суммы к выплате (автоматически подтягиваются из документа начисления).
11. Провести документ – деньги будут списаны с кассы/банковского счёта и отражены в бухгалтерии.

Особенности выплаты в конце года

Если аванс выплачивается с 23‑го по 31‑е декабря, налог НДФЛ должен быть перечислен в бюджет не позднее последнего рабочего дня года. В 1С:Бухгалтерия это контролируется автоматически: при проведении документа выплаты система проверяет дату и, если она попадает в указанный диапазон, выдаёт предупреждение о необходимости уплатить налог до 31.12.

Начисление аванса в 1С:ЗУП 8.3

Настройка способа расчёта

Перейдите в Зарплата → Настройки → Способы начисления аванса. Здесь можно:

• Выбрать глобальный способ для всей организации;
• Настроить индивидуальный способ для конкретного сотрудника (карточка сотрудника → вкладка Начисления → Способ начисления аванса).

После 2023 года доступны только способы По отработанному времени и По среднему дневному заработку. Попытка установить фиксированный процент приведёт к сообщению об ошибке.

Пошаговая инструкция

1. Открыть документ Начисление зарплаты (Зарплата → Начисление зарплаты).
2. Установить Период – первая половина месяца.
3. Нажать Добавить → Вид начисления → Аванс.
4. В табличной части отметить нужных сотрудников. Система автоматически заполнит колонку Сумма согласно выбранному способу расчёта.
5. Проверить колонку НДФЛ – программа рассчитает удержание автоматически.
6. Нажать Провести.
7. Для выплаты создать документ Ведомость в банк/кассу (Зарплата → Выплата зарплаты → Ведомость в банк/кассу).
8. В поле Вид выплаты выбрать Аванс (по предварительному расчету).
9. Указать дату выплаты и заполнить табличную часть (сотрудники, суммы).
10. Провести документ.

Ограничения и контроль

Если попытаться начислить аванс фиксированной суммой после , программа заблокирует проведение документа и покажет сообщение: «Расчёт аванса фиксированной суммой запрещён с ». Это помогает избежать нарушений налогового законодательства.

Практические рекомендации

• Регулярно проверяйте настройки – особенно после обновлений конфигурации, чтобы убедиться, что выбран способ, соответствующий текущему законодательству.
• Используйте отчёт «Авансовые выплаты» (меню Зарплата → Отчёты) для контроля своевременности и полноты выплат.
• Сверяйте даты выплат с локальными нормативными актами организации (коллективный договор, внутренний регламент).
• Автоматизируйте удержание НДФЛ – в обеих конфигурациях есть возможность включить автоматический расчёт налога при начислении аванса (настройка Учёт НДФЛ при начислении).
• Делайте резервные копии перед массовыми операциями начисления аванса, особенно в конце года, когда увеличивается нагрузка на систему.

Выплата авансов в 1С требует учёта как трудового, так и налогового законодательства. С 2023 года ключевым изменением стало обязательное удержание НДФЛ при каждой выплате аванса и запрет на фиксированные способы расчёта в 1С:ЗУП. Следуя представленным пошаговым инструкциям для 1С:Бухгалтерия 8.3 и 1С:Зарплата и управление персоналом 8.3, вы сможете:

• Корректно начислять аванс в соответствии с отработанным временем или средним заработком;
• Автоматически рассчитывать и удерживать НДФЛ;
• Обеспечивать своевременную выплату средств сотрудникам;
• Избегать штрафов и санкций со стороны налоговых органов.

При правильной настройке и регулярном контроле процесс выплаты авансов становится прозрачным, автоматизированным и полностью соответствующим требованиям законодательства.