Командировки сотрудников являются одной из типичных статей расходов организаций‚ которые могут влиять на налоговую базу по налогу на прибыль․ Правильное определение того‚ какие затраты учитываются при расчёте налога‚ а какие исключаются‚ позволяет минимизировать налоговые риски и избежать доначислений со стороны налоговых органов․

Нормативная база

Основные положения‚ регулирующие учёт командировочных расходов в целях налогообложения прибыли‚ содержатся в:

• Налоговом кодексе РФ (глава 25 «Налог на прибыль организаций»);
• Положении по бухгалтерскому учёту «Учёт расходов на оплату труда» (ПБУ 18/02);
• Федеральном законе от 28 ноября 2025 г․ № 425‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части налогообложения прибыли» (в частности‚ п․ 19 ст․ 1 и п․ 2 ст․ 25)․

Согласно изменениям‚ внесённым законом № 425‑ФЗ‚ с 1 января 2026 г․ организации утрачивают право на безусловное включение в налоговую базу некоторых видов командировочных выплат‚ если они не подтверждены надлежащими документами или превышают установленные нормативы․

Что включается в налоговую базу

В налоговую базу по налогу на прибыль включаются фактически incurred (понесённые) расходы‚ непосредственно связанные с выполнением трудовых функций сотрудника в командировке и подтверждённые первичными учётными документами․ К таким расходам относятся:

• Проезд до места назначения и обратно (ж/д‚ авиа‚ автотранспорт‚ такси);
• Проживание в гостинице или съёмное жильё (в пределах норм‚ установленных внутренними положениями организации или отраслевыми соглашениями);
• Суточные (плата за питание и мелкие расходы) – только в части‚ не превышающей установленные нормы (например‚ суточные по месту назначения‚ утверждённые Правительством РФ);
• Визовые и консульские сборы‚ если поездка связана с выполнением трудовых обязанностей за рубежом;
• Расходы на аренду автомобиля‚ топливо‚ платные дороги и парковку‚ непосредственно связанные с выполнением служебных задач;
• Коммунальные услуги (интернет‚ телефон) в пределах‚ необходимых для выполнения работы;
• Доплаты за работу в ночное время‚ в выходные и праздничные дни‚ если они предусмотрены трудовым договором и относятся к командировке․

Что исключается из налоговой базы

Некоторые виды выплат‚ несмотря на то‚ что они связаны с командировкой‚ не могут быть учтены при расчёте налога на прибыль:

• Суточные‚ превышающие установленные нормативы (излишек считается доходом сотрудника и облагается НДФЛ);
• Расходы на развлечения‚ туризм‚ экскурсии‚ не связанные с выполнением служебных обязанностей;
• Подарки и сувениры‚ приобретённые сотрудником для личного использования;
• Компенсация за утраченный багаж‚ если она выплачивается сверх фактического ущерба и не подтверждается документами;
• Расходы на обучение и повышение квалификации‚ если они не непосредственно связаны с текущими служебными задачами в командировке;
• Любые выплаты‚ не имеющие подтверждающих первичных документов (билеты‚ чеки‚ счета‑фактуры‚ акты выполненных работ)․

Документальное оформление

Для подтверждения права включения расходов в налоговую базу необходимо иметь:

1. Приказ (распоряжение) о направлении сотрудника в командировку с указанием цели‚ места и продолжительности;
2. Проездные документы (билеты‚ электронные талоны‚ посадочные талоны) с указанием маршрута и стоимости;
3. Счета‑фактуры‚ чеки‚ квитанции за проживание (гостиница‚ аренда жилья) с реквизитами исполнителя;
4. Авансовый отчёт сотрудника‚ оформленный согласно внутренней учётной политике организации‚ с приложением всех первичных документов;
5. Если суточные выплачиваются в размере‚ не превышающем нормы‚ достаточно указать в авансовом отчёте фактическое количество дней командировки и применённую ставку суточных;
6. Для зарубежных командировок – копии виз‚ приглашений‚ консульских сборов‚ а также документы‚ подтверждающие деловой характер поездки (программа встреч‚ переговоров‚ конференций)․

Отсутствие любого из перечисленных документов может послужить основанием для отказа налогового органа в признании расходов уменьшающими налоговую базу․

Особенности учёта после вступления в силу № 425‑ФЗ

С 1 января 2026 г․ введены дополнительные ограничения:

• Максимальная сумма суточных‚ которую можно включить в налоговую базу без начисления НДФЛ‚ привязана к региональному коэффициенту и ежегодно индексируется;
• Если организация компенсирует сотрудникам фактические расходы на проживание выше установленной нормы (например‚ проживание в отеле 5‑звёзд без обоснования деловой необходимости)‚ излишек считается доходом в натуральной форме и подлежит обложению НДФЛ;
• Для международных командировок введено требование предварительного согласования с налоговым органом‚ если сумма расходов превышает определённый порог (в 2026 г․ – 1 500 000 руб․ за одну поездку)․

Эти меры направлены на предотвращение злоупотреблений‚ когда командировочные расходы используются для искусственного уменьшения налоговой базы․

Практический пример расчёта налоговой базы

Организация «Альфа» направила менеджера в командировку из Москвы в Санкт‑Петербург на 5 дней․ Расходы:

• Ж/д билет туда‑обратно – 4 500 руб․;
• Проживание в гостинице (3‑звёзд) – 2 500 руб․/сутки × 5 = 12 500 руб․;
• Суточные (по норме для Санкт‑Петербурга – 700 руб․/сутки) – 700 × 5 = 3 500 руб․;
• Такси от вокзала до гостиницы и обратно – 1 200 руб․;
• Дополнительные расходы на питание в ресторане (не связанные с служебными задачами) – 3 000 руб․

Согласно правилам:

• Проезд‚ проживание‚ суточные (в пределах нормы) и такси включаются в налоговую базу;
• Дополнительные расходы на питание в ресторане‚ не связанные с исполнением служебных обязанностей‚ исключаются․

4 500 + 12 500 + 3 500 + 1 200 = 21 700 руб․

Сумма 3 000 руб․ (питание в ресторане) не учитывается при расчёте налога на прибыль‚ но может быть возмещена сотруднику как дополнительный доход‚ подлежащий обложению НДФЛ․

Рекомендации по оптимизации налоговой нагрузки

1. Утвердить внутреннюю политику по командировкам‚ где чётко прописаны допустимые нормы суточных‚ категории проживания и виды транспорта;
2. Ввести обязательный предварительный согласованный лимит на командировочные расходы для каждой категории сотрудников;
3. Автоматизировать процесс формирования авансовых отчётов с использованием электронных систем‚ которые проверяют соответствие расходов установленным нормативам;
4. Периодически проводить внутренний аудит командировочных документов‚ выявляя случаи превышения норм и оформляя корректирующие проводки;
5. При планировании зарубежных поездок заранее уточнять требования к документации и‚ при необходимости‚ получать разъяснения от налогового органа․

Налоговая база по налогу на прибыль при командировках формируется из фактическинесённых и документально подтверждённых расходов‚ непосредственно связанных с выполнением служебных обязанностей․ Соблюдение норм суточных‚ предельных сумм на проживание и проезд‚ а также наличие полного комплекта первичных документов – ключевые условия для правомерного уменьшения налоговой базы․ После вступления в силу изменений‚ внесённых законом № 425‑ФЗ‚ организациям следует уделить особое внимание контролю за превышением установленных лимитов и timely оформлению всех командировочных выплат‚ чтобы избежать доначислений и штрафов со стороны налоговых органов․