В современных условиях бухгалтерского и налогового учёта своевременная подача отчётности является обязательным условием для избежания штрафных санкций․ Однако иногда по объективным причинам (технические сбои, форс‑мажор, болезнь ответственного сотрудника и т․д․) отчёт может быть представлен позже установленного срока․ В таких случаях работодатель или налоговый орган может потребовать объяснительную записку – документ, в котором излагаются причины задержки и прилагаются подтверждающие материалы․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст․ 193) – право работодателя требовать объяснения при нарушении трудовой дисциплины․
• Налоговый кодекс РФ (ст․ 126) – возможность представления пояснений при несвоевременной сдаче налоговой отчётности․
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст․ 13) – обязанность организации обеспечивать достоверность и своевременность предоставления отчётности․
• Постановления Правительства РФ и приказы Минфина, касающиеся конкретных форм отчётности (например, форма 6‑НДФЛ, РСВ, бухгалтерская отчётность)․

Когда требуется объяснительная записка?

1. Несвоевременная сдача налоговой декларации (НДС, прибыль, УСН и др․)․
2. Опоздание с представлением бухгалтерской отчётности в Росстат․
3. Задержка предоставления документов по запросу налоговой инспекции, трудовой инспекции или иного контролирующего органа․
4. Нарушение внутренних сроков, установленных локальными нормативными актами организации (например, сроки сдачи месячных отчётов руководителю)․

Структура объяснительной записки

Документ составляется в произвольной форме, но для удобства восприятия рекомендуется следовать следующему шаблону:

1. Шапка – реквизиты организации (название, ИНН, КПП, адрес) и адресата (например, «Начальнику отдела налогового контроля ИФНС России по г․ Москва»)․
2. Дата и номер – дата составления и, при необходимости, внутренний номер документа․
3. Заголовок – «Объяснительная записка о несвоевременной сдаче отчёта за период …»․
4. Вводная часть – кратко указывается, какой именно отчёт не был представлен вовремя и какой срок установлен․
5. Основная часть – подробное описание причин задержки (техническая поломка, отсутствие интернета, болезнь ответственного сотрудника, форс‑мажор и т․д․)․ Указываются конкретные даты и продолжительность каждого обстоятельства․
6. Приложения – перечень документов, подтверждающих указанные обстоятельства (справка от сервисного центра, выписка из больничного листа, акт о форс‑мажоре, письмо от интернет‑провайдера и т․п․)․
7. Подпись – должность, ФИО сотрудника, подпись и расшифровка․

Пример заполнения объяснительной записки

Образец объяснительной записки о несвоевременной сдаче отчёта

ООО «Альфа‑Сервис»
ИНН ###, КПП ###3456, г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10, офис 5

Начальнику отдела налогового контроля
ИФНС России по г․ Москве
123456, г․ Москва, ул․ Налоговая, д․ 1

№: ВН‑2026/09‑01

Объяснительная записка о несвоевременной сдаче налоговой декларации по НДС за II квартал 2026 года

Согласно пункту 2․1 Приказа ФНС России № ММВ‑7‑3/@ от , налоговая декларация по НДС за II квартал 2026 года должна была быть представлена не позднее ․ В связи с тем, что декларация была подана в электронном виде только , возникает просрочка на 7 календарных дней․

Причины задержки:

 
 – : техническая поломка сервера бухгалтерской программы «1С:Бухгалтерия 8»․ Сервисный центр ООО «ТехПоддержка» выдал справку № СТ‑2026/07/22 о проведении восстановительных работ (прилагается)․
 
 – : отсутствие доступа к интернет‑соединению из‑за аварии на линии провайдера «СвязьГрупп»․ Предоставлен акт о форс‑мажоре от провайдера № АВ‑2026/07/25 (прилагается)․


Приложения:

 
Справка от сервисного центра ООО «ТехПоддержка» № СТ‑2026/07/22․
 
Акт о форс‑мажоре от интернет‑провайдера «СвязьГрупп» № АВ‑2026/07/25․
 
Копия электронного письма с подтверждением отправки декларации (скриншот из личного кабинета налогоплательщика)․


Мы принимаем все необходимые меры для исключения подобных ситуаций в будущем: заключён договор на обслуживание ИТ‑инфраструктуры с резервным каналом связи, а также внедрена система автоматического напоминания о сроках сдачи отчётности․

Подпись:
Главный бухгалтер __________________ /Иванов И․И․/

Рекомендации по оформлению

• Шрифт – Times New Roman или Arial, размер 12 pt, межстрочный интервал 1,5․
• Поля – левое 30 мм, правое 15 мм, верхнее и нижнее по 20 мм․
• Нумерация страниц – в нижнем правом углу (если документ занимает более одного листа)․
• Все приложения следует пронумеровать и ссылаться на них в тексте записки․
• Документ лучше распечатать на листе формата А4 и подписать собственноручно; при электронной подаче достаточно scanned‑copy с подписью․

Возможные последствия при отсутствии объяснительной записки

• Начисление штрафов согласно ст․ 126 НК РФ (например, 5 % от суммы налога за каждый месяц просрочки, но не менее 1000 руб․)․
• Возможное привлечение к ответственности по ст․ 19․1 КоАП РФ (несвоевременное представление налоговой отчётности)․
• Ухудшение рейтинговой оценки организации при взаимодействии с контрагентами и банками․

Объяснительная записка – это не merely формальность, а реальная возможность снизить или полностью избежать финансовых санкций, если причины задержки являются уважительными и подтверждены документально․ Главное – чётко указать:

1. Какой именно отчёт и за какой период не был сдан вовремя;
2. Точные даты начала и конца просрочки;
3. Конкретные обстоятельства, вызвавшие задержку;
4. Прилагающие доказательства (справки, акты, письма)․

Следуя предложенному шаблону и рекомендациям, вы сможете составить корректную и убедительную объяснительную записку, которая будет принята налоговыми и другими контролирующими органами без замечаний․

Статья подготовлена на основе общедоступной информации и нормативных актов Российской Федерации, актуальных на ;