Пособие по временной нетрудоспособности (Больничный лист) в бухгалтерском учёте отражается как часть расходов на оплату труда. В зависимости от того, кто выплачивает пособие (работодатель за первые три дня или Фонд социального страхования за оставшийся период), формируются разные проводки. Ниже приведён подробный разбор accounting‑записей, актуальный на 2025 год, с учётом изменений, вступивших в силу с 1 января 2021 г.
Нормативная база
- Федеральный закон от № 255‑ФЗ «Об обязательном социальном страховании от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний»;
- Постановление Правительства РФ от № 842 «О порядке исчисления и выплаты пособий по временной нетрудоспособности»;
- Инструкция по применению Плана счетов бухгалтерского учёта (утв. Приказом Минфина России от № 94н) – субсчёт 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда»;
- Методические рекомендации ФСС РФ по учёту выплат пособий по временной нетрудоспособности (2023 г.).
Общий принцип отражения пособия в бухгалтерии
Пособие по временной нетрудоспособности относится к расходам на оплату труда и учитывается по кредиту счета 70 «Расчёты с персоналом по оплате труда». Дебетовая часть проводки зависит от того, какой вид расходов относится к начисленному пособию:
- Основное производство – субсчёт 20 «Основное производство»;
- Вспомогательное производство – субсчёт 23;
- Хозяйственные расходы – субсчёт 25, 26, 29;
- Продажи – субсчёт 44;
- Прочие доходы и расходы – субсчёт 91 (если пособие относится к неоперационной деятельности).
Таким образом, типичная проводка имеет вид:
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 91) Кт 70
где в дебете указывается счёт, к которому относится расход на оплату труда конкретного сотрудника.
Проводки при выплате пособия работодателем (первые три дня)
С 1 января 2021 г. первые три дня нетрудоспособности оплачиваются за счёт средств работодателя. В этом случае:
- Начисление пособия (в день закрытия листа нетрудоспособности):
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 91) Кт 70
- Удержание НДФЛ и страховых взносов (если пособие облагается):
Дт 70 Кт 68 (подсубсчёт «НДФЛ»)
Дт 70 Кт 69 (подсубсчёт «Взносы в ПФР, ФСС, ФОМС»)
- Выдача денежных средств сотруднику (или перечисление на его счёт):
Дт 70 Кт 50 (Касса) или Дт 70 Кт 51 (Расчётный счёт)
Пример расчёта: среднедневной заработок 1 758,90 руб. → за 3 дня = 5 276,70 руб. Начисление:
Дт 20 Кт 70 5 276,70
Проводки при выплате пособия Фондом социального страхования (с 4‑го дня)
С 4‑го дня нетрудоспособности пособие выплачивается напрямую из ФСС. Работодатель лишь отражает начисление и последующее зачётное возмещение.
- Начисление пособия (в бухгалтерии работодателя):
Дт 20 (23, 25, 26, 29, 44, 91) Кт 70
- Отражение обязательства перед ФСС (дебиторская задолженность):
Дт 76 (подсубсчёт «Расчёты с ФСС») Кт 70
После получения средств от ФСС:
- Зачёт полученных средств:
Дт 51 (Расчётный счёт) Кт 76 (подсубсчёт «Расчёты с ФСС»)
Если пособие не облагается страховыми взносами (с 2021 г. выплаты ФСС не включаются в базу для начисления взносов), то удержания НДФЛ и взносов производятся только с той части, которую оплатил работодатель (первые три дня).
Особенности учёта в бюджетных учреждениях
В бюджетных организациях применяется план счетов для бюджетного учёта. Пособие по временной нетрудоспособности отражается на субсчёте 180 «Расчёты с персоналом». Типовая проводка:
Дт 180 Кт 70
Далее, аналогично коммерческим организациям, производится зачёт средств, полученных от ФСС (субсчёт 180 → субсчёт 76).
Пример комплексной проводки (с учётом НДФЛ и взносов)
Допустим, сотрудник заболел на 10 календарных дней. Среднедневной заработок – 1 800 руб.
- Первые 3 дня (оплата работодателем): 3 × 1 800 = 5 400 руб.
- Следующие 7 дней (оплата ФСС): 7 × 1 800 = 12 600 руб.
Шаг 1 – Начисление всего пособия:
Дт 20 Кт 70 18 000
Шаг 2 – Удержания с части, выплачиваемой работодателем (НДФЛ 13 %):
Дт 70 Кт 68 702 (5 400 × 13 %)
Шаг 3 – Выдача сотруднику netto‑суммы:
Дт 70 Кт 50 4 698 (5 400 − 702)
Шаг 4 – Отражение задолженности ФСС:
Дт 76 Кт 70 12 600
Шаг 5 – Получение средств от ФСС и зачёт:
Дт 51 Кт 76 12 600
- Расходы на оплату труда – 18 000 руб. (счёт 20 → 70);
- Удержанный НДФЛ – 702 руб. (счёт 70 → 68);
- Выданная сумма сотруднику – 4 698 руб. (счёт 70 → 50);
- Зачёт средств ФСС – 12 600 руб. (счёт 51 → 76 → 70).
- Операция «Начислено пособие по временной нетрудоспособности» всегда отражается кредитом счета 70.
- Дебетовая часть зависит от вида деятельности, к которой относится сотрудник (счета 20, 23, 25, 26, 29, 44, 91 либо субсчёт 180 в бюджетном учёте).
- Первые три дня нетрудоспособности оплачиваются работодателем – после начисления следует удержать НДФЛ и, при необходимости, страховые взносы, а затем выдать сотруднику netto‑сумму.
- С 4‑го дня пособие выплачивается ФСС; в бухгалтерии работодателя формируется дебиторская задолженность перед ФСС (счёт 76), которая погашается после получения средств.
- В бюджетных учреждениях используется субсчёт 180 «Расчёты с персоналом» вместо счёта 70, но логика проводок остаётся той же.
Соблюдение указанных проводок обеспечивает корректное отражение расходов на оплату труда, правильное начисление удержаний и своевременное зачётное возмещение средств из Фонда социального страхования.