Авансовый отчет (АО) – это документ, которым сотрудник подтверждает фактическое использование выданных ему под отчет средств и, при необходимости, получает возмещение собственных расходов, понесенных в интересах организации. Ниже подробно рассмотрены правовые основания, порядок оформления, сроки, примеры заполнения и особенности учета в программе «1С: Бухгалтерия предприятия» ред. 3.0.

Нормативная база

• Постановление Правительства РФ от  № 749 «Об утверждении Положения об особенностях направления работников в служебные командировки» (п. 26).
• Трудовой кодекс РФ (ст. 168‑169) – регулирует возмещение расходов, связанных с исполнением трудовых обязанностей.
• Налоговый кодекс РФ (ст. 252) – определяет, какие расходы могут быть учтены в налогооблагаемой базе при условии их документального подтверждения.
• Внутренние локальные акты организации (Политика по учету авансовых отчетов, Учетная политика по бухгалтерскому учету).

Что такое авансовый отчет и зачем он нужен

Авансовый отчет выполняет две основные функции:

1. Контроль целевого использования средств. Бухгалтерия проверяет, что деньги, выданные под отчет, были потрачены именно на задачи, указанные в заявлении (командировка, закупка ТМЦ, оплата услуг и т.д.).
2. Возмещение собственных расходов. Если сотрудник потратил свои деньги (например, оплатил такси из личного кошелька), после утверждения АО он получает возмещение за счет организации.

Порядок оформления авансового отчета

Подготовка документов

• Заявление на выдачу средств под отчет (заполняется до начала командировки/операции).
• Приказ (или распоряжение) о направлении сотрудника в командировку/на выполнение конкретного задания.
• Квитанции, чеки, накладные, билеты, договоры и иные подтверждающие документы, отражающие фактические расходы.

Заполнение формы АО

Типовая форма авансового отчета включает следующие разделы:

• Реквизиты организации и сотрудника (ФИО, должность, подразделение).
• Цель выдачи средств (командировка, закупка и т.п.);
• Сумма аванса, выданная под отчет.
• Перечень фактических расходов с указанием:
• дата операции;
• наименование документа (чек, билет и т.д.);
• сумма расхода;
• статья затрат (например, «проезд», «проживание», «представительские расходы»).
• Разница между авансом и фактическими расходами (перерасход или неиспользованный остаток).
• Подписи сотрудника, бухгалтера и руководителя (или иного уполномоченного лица).

Утверждение и возмещение

1. Сотрудник передает заполненный АО вместе с подтверждающими документами в бухгалтерию.
2. Бухгалтер проводит проверку соответствия расходов цели выдачи средств и правильности оформления документов.
3. После положительной проверки АО утверждается руководителем (или уполномоченным лицом).
4. В случае перерасхода – организация выплачивает сотруднику разницу; в случае неиспользованного остатка – сотрудник возвращает излишек в кассу организации.
5. Все операции отражаются в бухгалтерском учете (см. раздел 4).

Сроки подачи авансового отчета

Согласно п. 26 Положения об особенностях направления работников в служебные командировки, авансовый отчет должен быть представлен не позднее пяти рабочих дней с момента завершения командировки или иного действия, за которое выдан аванс. На практике многие организации устанавливают более строгие внутренние сроки (например, 3 дня) для ускорения бухгалтерского цикла.

Возмещение расходов по авансовому отчету

Основания для возмещения

• Денежные средства были потрачены на выполнение задания работодателя (командировка, закупка ТМЦ, оплата услуг сторонних организаций и т.д.).
• Расходы подтверждены надлежащими документами (чеки, накладные, билеты, договоры).
• Авансовый оформлен и утвержден в установленные сроки.

Порядок выплаты

1. После утверждения АО бухгалтер формирует проводку: Дт 71 (Расчеты с подотчетными лицами) Кт 60/62 (Расчеты с поставщиками/подрядчиками) – отражает фактическое использование средств.
2. Если есть перерасход – начисляется дополнительная сумма к выплате сотруднику: Дт 70 (Расчеты по оплате труда) Кт 71.
3. Если есть неиспользованный остаток – сотрудник возвращает деньги в кассу: Дт 50 (Касса) Кт 71.
4. Выплата осуществляется наличными или перечислением на банковскую карту/счет сотрудника в соответствии с внутренней политикой организации.

Пример заполнения авансового отчета

Показатель	Значение
Организация	ООО «Пример»
Сотрудник	Иванов Иван Иванович, менеджер по продажам
Цель выдачи	Командировка в г. Казань (участие в выставке)
Сумма аванса	25 000 ₽
Расходы	– билет на поезд Москва‑Казань – 3 200 ₽ (чек № 12345) – проживание в гостинице – 4 500 ₽ (накладная № 67890) – питание – 1 200 ₽ (чек № 54321) – местный транспорт – 800 ₽ (чек № 98765) – регистрационный взнос на выставку – 5 000 ₽ (счет‑фактура № 11223)
Неиспользованный остаток	10 300 ₽ (подлежит возврату в кассу)

После проверки бухгалтерией и утверждения руководителем сотрудник возвращает 10 300 ₽ в кассу организации.

Учет авансовых отчетов в 1С: Бухгалтерия предприятия ред. 3.0

В конфигурации «1С: Бухгалтерия предприятия» предусмотрены специальные документы и регистры для работы с авансовыми отчетами:

• Документ «Выдача средств под отчет» – формирует проводку Дт 71 Кт 50/51 (выдача наличных/безналичных средств).
• Документ «Авансовый отчет» – при вводе фактических расходов автоматически создаются проводки:
• Дт соответствующих счетов затрат (например, 26.01, 26.02, 26.03) Кт 71 – отражает фактическое использование средств;
• При перерасходе – Дт 70 Кт 71 (начисление возмещения сотруднику);
• При неиспользованном остатке – Дт 50/51 Кт 71 (возврат излишка).
• Регистр бухгалтерии «Расчеты с подотчетными лицами» показывает текущий saldo по каждому сотруднику.
• Для удобства контроля предусмотрены отчеты:
• «Авансовые отчеты по сотрудникам» (с фильтрами по периоду, статусу – утвержден/не утвержден);
• «Перерасходы и неиспользованные остатки по авансовым отчетам».

Пример проводки в 1С при утверждении АО с перерасходом 2 000 ₽:

Дт 70 (Расчеты по оплате труда) 2 000

Кт 71 (Расчеты с подотчетными лицами) 2 000

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли не оформлять авансовый отчет, если сотрудник потратил свои деньги?
Если средства не выдавались под отчет, то оформлять АО не требуется. Однако для возмещения необходимо предоставить заявление о возмещении расходов с приложением подтверждающих документов (ст. 168 ТК РФ).
Что делать, если сотрудник потерял чек?
Без подтверждающего документа расход не может быть принят к учету. Рекомендуется запросить дубликат у поставщика или использовать иные доказательства (например, выписку из банка с указанием получателя и суммы, если это допускается внутренней политикой).
Можно ли выдать аванс в иностранной валюте?
Да, но при формировании АО необходимо перевести суммы в рубли по курсу ЦБ РФ на дату операции (п. 4 ПБУ 3/2006).
Какие расходы нельзя включать в авансовый отчет?
Расходы личного характера (подарки, развлечения не связанные с работой), штрафы, алименты, покупка алкоголя и табака (если не связано с служебной целью), а также любые суммы, не подтвержденные документально.

Авансовый отчет – ключевой инструмент контроля целевого использования средств и обеспечения справедливого возмещения сотрудников за фактически понесенные расходы. Соблюдение установленных сроков, правильное оформление подтверждающих документов и своевременное утверждение АО позволяют избежать недоразумений с бухгалтерией и налоговыми органами, а также поддерживать прозрачность финансовых операций организации.
Для успешной работы с авансовыми отчетами рекомендуется:

Утвердить внутреннюю политику по авансовым отчетам и довести ее до всех сотрудников;
Проводить периодические обучающие семинары по заполнению АО и работе в 1С;
Автоматизировать процесс согласования через электронный документооборот (ЭДО), если такая возможность есть в организации;
Регулярно проводить сверку расчетов с подотчетными лицами и своевременно закрывать задолженности.


Статья актуальна на дату .