Авансовый отчет (АО) – это первичный документ, оформляемый подотчетным лицом (ПЛ) для подтверждения фактических расходов, осуществленных за счет выданных ему средств. После проверки и утверждения АО бухгалтерия осуществляет возврат (выплату) неиспользованной части аванса или возмещение фактически понесенных затрат.

Нормативная база

• Постановление Госкомстата РФ от № 55 – указания по заполнению авансового отчета (форма АО‑1).
• Указания Банка России от № 3210‑У (пп. 6.3 п. 6) и письмо Банка России от № 29‑Р‑Р‑6/7859 – порядок возмещения расходов.
• Статья 9, часть 5 Федерального закона «О бухгалтерском учете» – требования к первичным документам.
• Трудовой кодекс РФ, ст. 168 – возмещение командировочных расходов.

Состав и структура формы АО‑1

Форма АО‑1 состоит из двух сторон:

1. Оборотная сторона – заполняется подотчетным лицом:
• Графы 1‑6: номера подтверждающих документов, их даты, номера, наименования и суммы расходов.
• Подпись и расшифровка ПЛ.
• Проставление номеров на подтверждающих документах в соответствии с графой 1.
2. Лицевая сторона – заполняется бухгалтером после проверки:
• Остаток (перерасход) предыдущего аванса.
• Сумма полученного аванса.
• Сумма остатка (перерасхода) подотчетных средств.
• Бухгалтерские записи: номера дебета счетов, соответствующие графе 9 оборотной стороны.
• Количество документов и листов, на которых оформлены подтверждающие бумаги.
• Сумма отчета к утверждению (прописью и цифрами).

Порядок заполнения авансового отчета подотчетным лицом

1. Получить аванс от бухгалтерии (кассира) и расписаться в получении.
2. В процессе выполнения задания собирать все подтверждающие документы (чеки ККТ, квитанции, счета‑фактуры и т.д.).
3. На оборотной стороне АО‑1 заполнить графы 1‑6, указав:
• номер документа по порядку;
• дату, номер и наименование документа;
• сумму расхода, подтвержденную документом.
4. Поставить свою подпись и расшифровку.
5. Нанести номера на сами подтверждающие документы в соответствии с графой 1.
6. Сдать полностью оформленный АО вместе с приложенными документами главному бухгалтеру, бухгалтеру или руководителю (при их отсутствии) и получить расписку о принятии отчета.

Проверка и утверждение авансового отчета бухгалтерией

1. Сверка сумм, указанных в графах 5‑6 оборотной стороны, с приложенными подтверждающими документами.
2. Определение суммы, подлежащей возмещению (израсходованных средств) и остатка аванса.
3. Заполнение лицевой стороны АО‑1:
• внесение остатка (перерасхода) предыдущего аванса;
• указание суммы полученного аванса;
• запись суммы израсходованных средств (должна совпадать с итогом по графам 7‑8);
• расчет остатка (перерасхода) подотчетных средств;
• бухгалтерские проводки (дебет/кредит) с указанием номеров счетов, соответствующих графе 9 оборотной стороны;
• указание количества документов и листов;
• прописью и цифрами указывается сумма отчета к утверждению.
4. После проверки бухгалтер ставит свою подпись и дату, после чего АО считается утвержденным.

Выплата денежных средств

В зависимости от результата проверки авансового отчета возможны два сценария:

• Возврат неиспользованной части аванса – если сумма фактических расходов меньше полученного аванса, бухгалтерия выдает подотчетному лицу разницу наличными или перечисляет её на его банковский счет.
• Возмещение фактических расходов – если сумма расходов превышает выданный аванс, организация доплачивает недостающую сумму. Выплата производится в течение установленного внутренними нормативными актами срока (обычно не более 10 рабочих дней с даты утверждения АО).

При выплате необходимо оформить расходный кассовый ордер (РКО) или платёжное поручение, указав в назначении платежа «Выплата по авансовому отчету № ___ от ___.___.____».

Сроки и ответственность

• Авансовый отчет должен быть представлен не позднее трех рабочих дней после завершения задания, для которого был выдан аванс (внутренний регламент организации может устанавливать иной срок).
• За несвоевременное представление АО или предоставление недостоверных сведений подотчетное лицо может привлекаться к дисциплинарной ответственности в соответствии с Трудовым кодексом РФ и внутренними локальными актами организации.
• Бухгалтерия обязана проверить АО и произвести выплату в срок, не превышающий установленный внутренними положениями (как правило, до 10 рабочих дней).

Практический пример

Сотрудник Иванов И.И. получил аванс в размере 15 000 руб. для закупки канцелярских товаров. После покупки он предоставил следующие документы:

• чек ККТ на 4 200 руб. (даты );
• счет‑фактура на 6 500 руб. (даты );
• квитанция на 2 800 руб. (даты ).

Сумма расходов по чекам и счетам составляет 13 500 руб. Остаток аванса – 1 500 руб. Бухгалтер заполняет АО‑1, указывает остаток в графе «Остаток (перерасход) подотчетных средств» и выдает сотруднику 1 500 руб. наличными или перечисляет их на его счет.

Выплата денежных средств по авансовому отчету – это стандартная процедура, обеспечивающая контроль над использованием выданных средств и своевременное возмещение фактически понесенных расходов. Соблюдение установленного порядка заполнения, проверки и утверждения АО позволяет минимизировать риски ошибок, избежать нарушений бухгалтерского и налогового законодательства, а также поддерживать прозрачность финансовых операций организации.