Акт о сотруднике – это внутренний документ‚ фиксирующий конкретное событие или факт‚ связанный с трудовыми отношениями работника и организации. Он служит доказательством в случае споров‚ проверок трудовой инспекции или судебных разбирательств. Ниже представлены типовые шаблоны наиболее часто используемых актов‚ а также рекомендации по их оформлению.
Основные требования к оформлению акта
- Документ составляется на бланке организации (или на обычном листе формата А4 с указанием реквизитов компании).
- В шапке указываются: наименование организации‚ её ИНН/КПП‚ юридический адрес.
- Название документа – «Акт» (с указанием вида‚ например‚ «Акт о приёме на работу»).
- Дата и место составления акта.
- Перечень лиц‚ участвовавших в составлении (обычно – представитель отдела кадров‚ непосредственный руководитель‚ иногда – представитель профсоюза или юрист).
- Описание события фактами‚ без оценок и эмоций.
- Подписи всех участников с расшифровкой (ФИО‚ должность).
- При необходимости – приложения (копии приказов‚ справок‚ показаний свидетелей).
Виды актов о сотруднике и их образцы
Акт о приёме на работу
Оформляется при трудоустройстве нового сотрудника. Подтверждает факт заключения трудового договора и ознакомление с внутренними нормативными актами.
АКТ о приёме на работу г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся:составили настоящий акт о том‚ что: Сотрудник: _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение) Трудовой договор № ___________ от «___» __________ 20__ г. заключён с указанным сотрудником. Сотрудник ознакомлен под роспись с:
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- Трудовым договором;
- Внутренним трудовом распорядком;
- Локальными нормативными актами (политика конфиденциальности‚ инструкция по охране труда и т.д.);
- Обязанностями и правами‚ предусмотренными должностной инструкцией.
Акт о переводе на другую должность (или структурное подразделение)
Фиксирует изменение условий труда сотрудника (должность‚ оклад‚ место работы).
АКТ о переводе на другую должность г. ___________ «___» __________ 20__ г; Мы‚ нижеподписавшиеся:составили настоящий акт о том‚ что: Сотрудник: _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение) С «___» __________ 20__ г. сотрудник переведён на должность _____________________ в подразделение _____________________ с изменением оклада на __________ руб. Сотрудник ознакомлен под роспись с новым должностным описанием и условиями труда. Подписи: _____________________ _____________________ _____________________ (ФИО) (ФИО) (ФИО)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
Акт о дисциплинарном взыскании (выговор‚ замечание)
Оформляется после проведения дисциплинарного расследования и вынесения решения о применении взыскания.
АКТ о применении дисциплинарного взыскания г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся:составили настоящий акт о том‚ что: Сотрудник: _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение) В результате служебного расследования‚ проведённого «___» __________ 20__ г.‚ выявлено нарушение: ________________________________________________ (кратко описать суть нарушения‚ ссылка на внутренний нормативный акт). Принято решение о применении дисциплинарного взыскания в виде: Выговора (либо Замечания); Сотрудник ознакомлен под роспись с актом и вынесенным взысканием. Подписи: _____________________ _____________________ _____________________ (ФИО) (ФИО) (ФИО)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
Акт об увольнении по инициативе работника
Фиксирует факт подачи заявления об увольнении и ознакомление сотрудника с final расчётом.
АКТ об увольнении по инициативе работника г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся:составили настоящий акт о том‚ что: Сотрудник: _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение) Сотрудником подано заявление об увольнении «___» __________ 20__ г. (рег. № ___________). Последний рабочий день – «___» __________ 20__ г. Сотрудник ознакомлен под роспись с:
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- Приказом об увольнении № ___________ от «___» __________ 20__ г.;
- Расчётным листом (выплата заработной платы‚ компенсация за неиспользованный отпуск и т.д.);
- Возвратом материальных ценностей (пропуск‚ ключи‚ техника и т.п.).
Акт о несчастном случае на производстве
Оформляется в соответствии с требованиями ТК РФ и законодательства об охране труда при получении сотрудником травмы.
АКТ о несчастном случае на производстве г. ___________ «___» __________ 20__ г. Мы‚ нижеподписавшиеся:составили настоящий акт о том‚ что: Сотрудник (пострадавший): _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение) Дата и время происшествия: «___» __________ 20__ г.‚ ____ ч. ____ мин. Место происшествия: ________________________________________________ (указать участок‚ цех‚ кабинет и т.д.). Краткое описание события: ____________________________________________________________________ ____________________________________________________________________(что именно произошло‚ какие действия выполнял сотрудник‚ какие факторы способствовали травме). Характер травмы: _________________________________________________ (ушиб‚ перелом‚ ранение и т.д.‚ степень тяжести по классификации). Принятые меры первой помощи: ______________________________________ (вызов скорой‚ наложение повязки и т.д.). Подписи: _____________________ _____________________ _____________________ _____________________ (ФИО) (ФИО) (ФИО) (ФИО)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- _____________________ / _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность) (Подразделение)
- Представитель службы охраны труда: _____________________ / _____________________ (ФИО) (Должность)
Рекомендации по ведению актов
- Храните акты в личном деле сотрудника минимум 50 лет (в соответствии с требованиями трудового законодательства).
- При составлении акта используйте нейтральный язык‚ избегайте оценочных суждений и эмоциональных оценок.
- Если в акте указываются личные данные сотрудника (ФИО‚ должность‚ подразделение)‚ замените их на обобщённые обозначения при публикации или передаче посторонним лицам.
- Перед подписанием акта убедитесь‚ что все присутствующие лица ознакомлены с его содержанием и имеют возможность внести замечания.
- В случае отказа сотрудника расписаться в акте‚ сделайте отметку об этом в документе и приложите объяснительную записку.
Используя представленные образцы‚ вы сможете быстро и корректно оформлять необходимые акты о сотруднике‚ обеспечивая правовую защиту организации и соблюдение трудового законодательства.