Акт о списании дел – это официальный документ‚ фиксирующий вывод из эксплуатации (архива) документов‚ которые потеряли свою ценность‚ устарели или подлежат уничтожению в соответствии с установленными сроками хранения․ Ниже представлен подробный обзор нормативной базы‚ структуры акта‚ порядка его заполнения и готовые образцы‚ которые можно адаптировать под нужды любой организации․
Нормативная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ред․ от )․
- Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении Перечня видов документов‚ подлежащих обязательному хранению в государственных архивах»․
- Методические рекомендации по формированию и ведению делопроизводства (утв; Приказом Минкультуры России от № 426)․
- Внутренние нормативные акты организации: положение о делопроизводстве‚ инструкция по работе с архивом‚ перечень сроков хранения документов;
Виды актов списания дел
- Акт о списании дел постоянного хранения – используется редко‚ только после экспертизы и получения разрешения архивного органа․
- Акт о списании дел временного хранения – наиболее распространённый вид‚ оформляется по истечении установленного срока хранения․
- Акт о списании дел по причине утраты или повреждения – составляется при невозможности восстановления документа (пожар‚ затопление и т․п․)․
Структура акта о списании дел
Типовой акт включает следующие разделы:
- Шапка документа (наименование организации‚ реквизиты‚ номер акта‚ дата составления)․
- Основание для списания (нормативный акт‚ приказ‚ протокол комиссии)․
- Перечень списываемых дел (номер дела‚ название‚ даты начала и окончания‚ срок хранения‚ причина списания)․
- Подписи членов комиссии и ответственных лиц (материально‑ответственное лицо‚ бухгалтер‚ руководитель)․
- Примечания (например‚ сведения о способе уничтожения – shredding‚ сжигание и т․д․)․
Пошаговая инструкция заполнения акта
- Подготовка: сформировать список дел‚ подлежащих списанию‚ сверяя их с перечнем сроков хранения‚ утверждённым в организации․
- Создание комиссии: назначить комиссию из представителей бухгалтерии‚ юридического отдела и архива (обычно 3‑5 человек)․
- Проверка: каждый член комиссии проверяет наличие дела‚ его состояние и соответствие критериям списания․
- Оформление: заполнить бланк акта‚ указав все requisites из пункта 3․
- Подписание: акт подписывают все члены комиссии и руководитель организации (или уполномоченное лицо)․
- Хранение: один экземпляр акта остаётся в архиве организации‚ второй – в бухгалтерии‚ третий – у материально‑ответственного лица․ Срок хранения акта – не менее 5 лет (в зависимости от внутренних норм)․
- Уничтожение дел: после подписания акта приступают к физическому уничтожению документов (шредер‚ сжигание‚ утилизация)․ Составляют акт об уничтожении‚ если это требуется внутренними регламентами․
Образец акта о списании дел (временного хранения)
| АКТ О СПИСАНИИ ДЕЛ | ||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| Наименование организации: | _____________________________ | |||||||||||||||||
| Номер акта: | _____________________________ | |||||||||||||||||
| Дата составления: | __․__․20__ г․ | |||||||||||||||||
| Основание: | Приказ № ___ от __․__․20__ г․ «О списании дел временного хранения» | |||||||||||||||||
| Перечень списываемых дел: | ||||||||||||||||||
| ||||||||||||||||||
| Способ уничтожения: | Шредер (конфиденциальное уничтожение) | |||||||||||||||||
| Подписи членов комиссии: |
| |||||||||||||||||
| Руководитель организации: | ___________________ / Ф․И․О․ / «___» __________ 20__ г․ | |||||||||||||||||
Примечание: Все поля‚ отмеченные линией‚ заполняются печатным текстом или разборчивым почерком․ После подписания акта дела передаются на уничтожение в присутствии хотя бы одного члена комиссии․
Советы по оформлению и избежанию ошибок
- Перед составлением акта обязательно сверьтесь с перечнем сроков хранения‚ утверждённым в вашей организации (часто он выносится в отдельный локальный нормативный акт)․
- Указывайте точное наименование дела и его регистрационный номер – это облегчит поиск в случае необходимости восстановления информации (например‚ при судебных спорах)․
- Если дело содержит конфиденциальные сведения‚ отметьте это в колонке «Причина списания» и выберите способ уничтожения‚ обеспечивающий защиту информации (кросс‑шредер‚ сжигание в специальной печи)․
- После подписания акта сделайте фотокопию или скан документа и храните её в электронном архиве – это защитит от потери бумажного оригинала․
- Не забывайте про срок хранения самого акта – обычно он составляет не менее 5 лет‚ но в некоторых отраслях (например‚ в бюджетных учреждениях) может быть больше․
Хранение и архивация актов
Акты о списании дел подлежат хранению в отдельном деле «Акты списания» (или в составе дела «Документы по архивному делу»)․ Рекомендуется:
- Нумеровать акты хронологически (например‚ АС‑2026‑001‚ АС‑2026‑002 и т․д․)․
- Сопровождать каждый акт описательным листом‚ где указываются: количество списанных дел‚ общий объём (в листах или мегабайтах)‚ способ уничтожения․
- При переходе на электронное делопроизводство сохранять сканы актов в формате PDF/A с электронной подписью уполномоченного лица․
Оформление актов о списании дел – важная часть корректного ведения архива и соблюдения законодательных требований к хранению документации․ Чёткое следование нормативной базе‚ использование типовых бланков и внимание к деталям позволяют минимизировать риски утраты ценной информации и избежать штрафов за нарушение сроков хранения․ Предложенный выше образец акта можно адаптировать под специфику вашей организации‚ изменив реквизиты‚ способ уничтожения и состав комиссии․
Следуя представленной инструкции‚ вы обеспечите прозрачность и законопослушность процесса списания дел‚ а также сохраните доверие сотрудников и контролирующих органов․