Акт на списание материалов – это официальный документ, фиксирующий вывод из эксплуатации (или из запасов) материальных ценностей, которые более не могут быть использованы по назначению из‑за износа, повреждения, морального устаревания или иных обстоятельств. Правильно оформленный акт служит основанием для бухгалтерского списания, налогового учёта и внутреннего контроля.

Когда требуется оформление акта на списание материалов

• Материал вышел из строя и не подлежит ремонту;
• Истёк срок годности (например, лакокрасочные материалы, reagents);
• Материал утратил свои потребительские свойства (загрязнение, коррозия);
• Изменение технологического процесса делает материал неактуальным;
• Списание по результатам инвентаризации (излишки, недостачи).

Основные элементы акта на списание материалов

1. Наименование документа – «Акт на списание материалов».
2. Дата и номер – дата составления и регистрационный номер в журнале учёта актов.
3. Основание для списания – ссылка на приказ, протокол инвентаризации, акт о негодности и т.п.
4. Информация о материале:
   • Наименование (наименование, артикул, марка);
   • Единица измерения;
   • Количество, подлежащее списанию;
   • Балансовая (учётная) стоимость на момент списания.
5. Причина списания – краткое описание (износ, повреждение, истечение срока годности и т.д.).
6. Подписи ответственных лиц:
   • Материально ответственное лицо (кладовщик, завхоз);
   • Бухгалтер (или лицо, осуществляющее учёт);
   • Руководитель подразделения, где находился материал;
   • При необходимости – представитель службы технического контроля.
7. Приложения – копии актов о негодности, протоколов инвентаризации, фотоматериалы и т.п.

Образец заполнения акта на списание материалов

Ниже представлен типовой пример оформления акта. Все данные являются вымышленными и служат лишь иллюстрацией.

АКТ НА СПИСАНИЕ МАТЕРИАЛОВ
№ 2025‑04‑15/07
г. Москва, 15 апреля 2025 г.

Основание: Приказ директора ООО «СтройМастер» № 112 от «О проведении инвентаризации и списании материальных ценностей».

Списываемые материалы:

• Наименование: Краска акриловая «СуперКолор» красная, артикул AK‑R‑01;
  Единица измерения: кг;
  Количество: 25,0 кг;
  Балансовая стоимость: 12 500,00 руб.
• Наименование: Грунтовка глубокого проникновения «ГрунтПро», артикул GP‑02;
  Единица измерения: л;
  Количество: 12,0 л;
  Балансовая стоимость: 4 800,00 руб.

Причина списания: Истёк срок годности (краска – 12 месяцев с даты производства, грунтовка – 6 месяцев). По результатам проверки качества выявлено изменение вязкости и потеря адгезионных свойств, что делает материалы непригодными для использования в строительных работах.

Ответственные лица:

• Материально ответственный – Иванов И.И., кладовщик (подпись) _______________
• Бухгалтер – Петрова А.С., главный бухгалтер (подпись) _______________
• Руководитель отдела снабжения – Сидоров В.В. (подпись) _______________
• Представитель службы технического контроля – Кузнецов Н.П. (подпись) _______________

Приложения:

1. Акт о негодности краски и грунтовки от ;
2. Протокол инвентаризации № 45 от ;
3. Фотоматериалы, подтверждающие изменение свойств материалов.

Примечание: После подписания акт передаётся в бухгалтерию для проведения списания со счёта 10 «Материалы» на счёт 91 «Прочие доходы и расходы» (субсчёт «Списание материальных ценностей»).

Рекомендации по оформлению акта

• Используйте единый шаблон организации – это упрощает поиск и контроль документов.
• Указывайте точные наименования и артикулы материалов, чтобы избежать путаницы при дальнейшем учёте.
• Причина списания должна быть конкретной и подтверждаемой приложениями (акты о негодности, протоколы испытаний и т.д.).
• Все подписи должны быть сделаны рукой ответственных лиц; электронные подписи допустимы только при наличии утверждённой внутри организации ЭДО‑системы.
• Храните оригинал акта в течение срока, установленного законодательством (обычно 5 лет) вместе с приложениями.
• При проведении инвентаризации фиксируйте результаты в отдельном журнале, а акт на списание оформляйте только после утверждения результатов инвентаризации руководителем.

Правильно оформленный акт на списание материалов – не только формальность, но и важный элемент внутреннего контроля и бухгалтерской прозрачности. Следуя представленному образцу и рекомендациям, вы сможете минимизировать риски ошибок при учёте, обеспечить обоснованность списания и избежать претензий со стороны налоговых органов или аудиторов.