Заявление о выдаче расчетных листков (или о предоставлении копий расчетных листков) подаётся работником, когда ему необходимо получить подтверждение начислений и удержаний за определённый период. Ниже приведён подробный разбор структуры документа, нормативная база и готовый пример заполнения, в котором персональные данные заменены условными обозначениями.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 136 – право работника на получение сведений о выплаченной заработной плате);
• Федеральный закон «О персональных данных» (ст. 6 – право субъекта данных получать информацию о обработке своих данных);
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о ведении кадрового документооборота, инструкция по работе с расчетными листками).

Структура заявления

1. Шапка документа – реквизиты получателя (название организации, подразделения, ФИО руководителя или ответственного лица).
2. Наименование документа – «Заявление о выдаче расчетных листков».
3. Информация о заявителе – ФИО, должность, структурное подразделение, табельный номер (при наличии).
4. Сущность просьбы – указание периода, за который требуются расчетные листки, цель получения (например, для подачи в налоговую инспекцию, получение кредита и т.д.).
5. Перечень прилагаемых документов (при необходимости) – копия паспорта, трудовой книжки, доверенность и т.п.
6. Дата и подпись – ставится заявителем; при подаче через электронный документооборот – электронная подпись.

Пример заполнения (персональные данные скрыты)

ООО «Пример-Компания»
Отдел кадров
Иванову И.И.
Заявление о выдаче расчетных листков

Я, [ФИО], работаю в должности [Должность] в подразделении [Подразделение], табельный номер [Табельный №],
прошу выдать мне копии расчетных листков за период с [Дата начала] по [Дата окончания] включительно.

Цель получения: [Указать цель – например, подача в налоговую инспекцию для получения вычета, оформление кредита и т.п.].

Прилагаю к заявлению:

 
копия паспорта (страница с персональными данными);
 
доверенность на получение документов (если заявление подаётся представителем).


Подпись: ___________________ /[ФИО]/

Примечание: вместо квадратных скобок следует подставлять актуальные данные. Если заявление подаётся в электронном виде, поля можно заполнить в соответствующей форме системы ЭДО и подписать электронной подписью.

Рекомендации по подаче

• Проверьте внутренний регламент вашей организации: некоторые компании требуют подавать заявление в двух экземплярах (один остаётся у отдела кадров, второй – у заявителя).
• Указывайте точный период, иначе может потребоваться уточнение и задержка выдачи.
• Если расчетные листки выдаются в электронном формате, уточните, в каком виде они будут предоставлены (PDF, XML и т.д.).
• Сохраните копию поданного заявления для своих записей.
• В случае отказа получите письменное объяснение с указанием нормы, на которой основано решение.

Часто задаваемые вопросы

Можно ли получить расчетные листки за предыдущие годы?

Да, согласно ст. 136 ТК РФ работник имеет право на получение сведений о выплаченной заработной плате за любой период работы у данного работодателя, если такие сведения хранятся в организации (как правило, не менее 5 лет).

Нужно ли заверять копию расчетного листка нотариусом?

Обычно достаточно заверения подписью уполномоченного лица отдела кадров. Нотариальное заверение требуется только если документ будет использоваться в суде или в зарубежных учреждениях, где предъявляются особые требования.

Можно ли подать заявление через электронную почту?

Если в организации разрешено электронное документооборота и используется защищённая корпоративная почта или система ЭДО – да. В ином случае лучше подать заявление лично или через курьерскую службу с подтверждением получения.

Что делать, если в расчетных листках обнаружены ошибки?

Следует написать отдельное заявление об уточнении расчетов, приложив подтверждающие документы (табели, приказы о премиях и т.д.). Отдел бухгалтерии обязан провести проверку и внести корректировки в течение установленного внутренними регламентами срока.

Статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При возникновении специфических вопросов рекомендуется обратиться к юристу или специалисту отдела кадров вашей организации.