Выходной в счет отпуска – это возможность взять один или несколько рабочих дней отдыха, используя уже накопленные дни ежегодного отпуска, без сохранения заработной платы за эти дни. Оформление такого запроса регламентируется внутренними документами организации и Трудовым кодексом РФ (ст. 128 ТК РФ). Ниже представлен подробный алгоритм составления заявления, обязательные реквизиты и готовый образец.

Правовая основа

• Статья 128 ТК РФ – предоставление отпуска за свой счет (в т.ч. частично).
• Внутренние положения организации (положение об отпуске, коллективный договор) могут уточнять порядок подачи заявлений.
• Заявление составляется в произвольной форме, но должно содержать обязательные реквизиты, иначе его могут вернуть на доработку.

Структура заявления

Заявление на выходной в счет отпуска включает следующие блоки:

1. Шапка – адресат (руководитель, отдел кадров), должность и ФИО.
2. Заголовок – четко указывает суть документа.
3. Основная часть – просьба предоставить конкретный день (или дни) в счет отпуска, указание дат и причины (по желанию).
4. Заключительная часть – дата подачи, подпись сотрудника, расшифровка подписи.

Обязательные реквизиты

• Наименование организации и её адрес (можно указать только название, если внутренний документооборот не требует полного адреса).
• Должность и ФИО руководителя, которому адресовано заявление.
• Должность, ФИО и подразделение сотрудника‑заявителя.
• Название документа: «Заявление на предоставление выходного дня в счет ежегодного отпуска».
• Текст просьбы с указанием конкретной даты (или диапазона дат) и ссылки на статью 128 ТК РФ (опционально).
• Дата составления заявления.
• Подпись сотрудника и её расшифровка.

Образец заявления

Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать в любой текстовый редактор и заполнить своими данными.

Иванов Иван Иванович
Должность: инженер‑конструктор
Подразделение: отдел проектирования
Кому: Петрову Петру Петровичу, директору по персоналу
От: Иванова Ивана Ивановича

Заявление
на предоставление выходного дня в счет ежегодного отпуска

Прошу предоставить мне один выходной день – 15 сентября 2026 г. – в счет ежегодного отпуска, согласно статье 128 ТК РФ.

Причина: семейные обстоятельства (по желанию можно не указывать).

Дата подачи: 

Подпись: ___________________ / Иванов И.И.

При необходимости можно добавить строку о согласовании с непосредственным руководителем:

• Согласовано: ___________________ / Сидорова С.С., руководитель отдела проектирования.

Порядок подачи и обработки заявления

1. Сотрудник заполняет заявление и передаёт его непосредственному руководителю или в отдел кадров (в зависимости от внутреннего регламента).
2. Руководитель ставит визу о согласовании (если требуется) и направляет документ в HR‑службу.
3. Отдел кадров проверяет наличие достаточного количества неиспользованных дней отпуска, делает отметку о предоставлении дня и выдаёт сотруднику копию с отметкой «Утверждено».
4. Сотрудник получает подтверждение (может быть в виде электронного письма или бумажного экземпляра) и планирует отгул.
5. После использования дня в табеле учёта рабочего времени делается отметка «Выходной в счет отпуска».

Часто задаваемые вопросы

Можно ли взять несколько дней подряд?

Да, если у сотрудника достаточно накопленных дней отпуска. Заявление оформляется на каждый день отдельно или указывается диапазон дат (например, «с 15 по 17 сентября 2026 г.»).

Нужно ли указывать причину?

Указание причины не обязательно по закону, но многие организации просят кратко обозначить мотив (семейные обстоятельства, медицинские причины и т.д.) для внутренней статистики.

Что делать, если заявление отклонено?

Руководитель должен мотивировать отказ (например, недостаток дней отпуска, производственная необходимость). Сотрудник может уточнить возможность переноса даты или обсудить альтернативные варианты (отгул за свой счет, удалённая работа и т.д.).

Нужно ли оформлять приказ?

В большинстве компаний достаточно отметки в заявлении и табеле учёта. Приказ о предоставлении выходного в счет отпуска издаётся только если это предусмотрено локальными нормативными актами.

Полезные советы

• Подавайте заявление заранее – минимум за 3‑5 рабочих дней до желаемого дня отдыха, чтобы отдел кадров успел проверить saldo отпуска.
• Сохраняйте копию поданного заявления (электронную или бумажную) до получения подтверждения.
• Если в организации используется электронный документооборот, заполняйте форму в системе и прикрепляйте скан подписи.
• Проверьте, не конфликтует ли выбранный день с графиком смен или важными проектами – согласуйте с руководителем заранее.
• Следите за тем, чтобы сумма использованных дней не превышала общего количества отпуска, положенного за текущий рабочий год.

Соблюдая представленные рекомендации и используя предложенный образец, вы сможете оформить заявление на выходной в счет отпуска быстро, корректно и без лишних задержек. Удачного планирования вашего времени отдыха!