Отпускные – это выплата, которую работодатель обязан сделать сотруднику за время его основного оплачиваемого отпуска. В налоговом учёте такие суммы влияют на несколько показателей: налог на прибыль организации, страховые взносы в фонды социального страхования и НДФЛ, удерживаемый с работника. Ниже подробно рассмотрен порядок начисления, учёта и уплаты налогов, связанных с отпускными.

Нормативная база

• Налоговый кодекс РФ – ст. 255 (расходы на оплату труда), ст. 224 (ставки НДФЛ), ст. 273 (методы учёта доходов и расходов).
• Трудовой кодекс РФ – ст. 136 (срок выплаты отпускных не позднее трёх календарных дней до начала отпуска).
• Федеральный закон № 402‑ФЗ «О бухгалтерском учёте» – порядок формирования резервов и отражения выплат в бухгалтерском учёте.
• Положения Минфина и ФНС о порядке уплаты страховых взносов и НДФЛ с выплат в виде отпускных.

Как формируется база для начисления отпускных

Согласно п. 7 ст. 255 НК РФ, в расходы на оплату труда включается средний заработок, сохраняемый за работником на время отпуска. Расчёт производиться по формуле:

1. Определяется расчётный период (обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начала отпуска).
2. Из суммы всех выплат, подлежащих включению в средний заработок (оклад, премии, надбавки и т;д.), исключаются периоды, не подлежащие учёту (больничные, отпуска без сохранения заработка и др.).
3. Делится полученная сумма на количество дней в расчётном периоде (с учётом средней продолжительности месяца – 29,3 дня).
4. Полученное значение – среднедневной заработок (СДЗ).
5. Отпускные = СДЗ × количество календарных дней отпуска.

Пример расчёта (данные из предоставленного фрагмента):

• Расчётный период: с 1 июня по 30 сентября 2026 г.
• Сумма выплат за период: 400 000 руб.
• Количество дней периода: 29,3 × 4 = 117,2 дня.
• СДЗ = 400 000 / 117,2 ≈ 3 412,97 руб.
• Если отпуск составляет 28 календарных дней, то отпускные = 3 412,97 × 28 ≈ 95 563,16 руб.

Налог на прибыль организации

В налоговом учёте отпускные учитываются как расходы на оплату труда. В зависимости от выбранного метода учёта:

Кассовый метод

Расходы признаются в момент фактической выплаты сотруднику (п. 7, 13 ч. 2 ст. 255 НК РФ).

Метод начисления

Можно выбрать один из двух способов:

1. Ежемесячное начисление резерва – в конце каждого месяца в расходы включается часть отчислений, предназначенная для будущей выплаты отпускных (п. 7 ст. 255).
2. Квартальное (или иное периодическое) начисление – резерв формируется реже, но обязательно к концу отчётного периода, в котором возникает право на отпуск.

В обоих случаях к налоговой базе по налогу на прибыль добавляется сумма, эквивалентная среднему заработку за дни отпуска.

Страховые взносы

Страховые взносы (пensions, medical, social, accidents) начисляются на всю сумму выплаты, включая отпускные, в обычном порядке:

• Взносы по единому тарифу перечисляются в налоговую инспекцию.
• Взносы на травматизм перечисляются в Социальный фонд.
• Если сотрудник находится в отпуске, взносы уплачиваются как обычно – к заработной плате прибавляеться сумма отпускных, и с полученной общей суммы рассчитываются взносы.

НДФЛ с отпускных

Отпускные считаются доходом физического лица и подлежат обложению НДФЛ по ставкам, установленным ст. 224 НК РФ:

• Для резидентов РФ – прогрессивная шкала: 13 %, 15 %, 18 %, 20 %, 22 % (в зависимости от величины годового дохода).
• Для нерезидентов – ставка 30 %;

Удержание НДФЛ производится в день выплаты отпускных (или в день начисления, если применяется метод начисления и удержание осуществляется позже, но не позднее дня выплаты). Срок перечисления удержанного НДФЛ в бюджет – не позднее дня выплаты следующего месяца после месяца удержания (например, с выплатами за период с 23 по 31 мая налог перечисляется ).

Бухгалтерские проводки

Основные счета, используемые при учёте отпускных:

• 70 – «Расчёты с персоналом по оплате труда» (синтетический счёт, с аналитикой по каждому сотруднику).
• 50 (51) – «Касса» / «Расчётный счёт» – выплата отпускных через кассу или перевод на карту.
• 91 – «Прочие доходы и расходы» (при формировании резерва).
• 69 – «Расчёты по страховым взносам».
• 68 – «Расчёты по налогам и сборам» (НДФЛ).

Пример проводок (метод начисления с ежемесячным резервом)

1. Начисление резерва на оплату отпусков (конец месяца):

    Дебет 91.02 – Кредит 70
    (начислено резерва на отпускные)
    

2. Начисление отпускных сотруднику (в месяц начала отпуска):

    Дебет 70 – Кредит 50 (51)
    (выплата отпускных сотруднику)
    

3. Удержание НДФЛ с отпускных:

    Дебет 70 – Кредит 68
    (удержан НДФЛ)
    

4. Перечисление НДФЛ в бюджет:

    Дебет 68 – Кредит 51
    (перечислен налог)
    

5. Начисление страховых взносов:

    Дебет 20 (23, 26 и т.д.) – Кредит 69
    (начислены взносы на выплату, включая отпускные)
    

6. Перечисление взносов в фонды:

    Дебет 69 – Кредит 51
    (взносы перечислены)
    

Особенности учёта при разных системах налогообложения

• Общая система налогообложения (ОСН) – полное применение правил, описанных выше.
• Упрощённая система налогообложения (УСН) – при объекте «доходы» отпускные не уменьшают налоговую базу (они не считаються расходом). При объекте «доходы минус расходы» отпускные учитываются как расход на оплату труда в общем порядке.
• Единый сельскохозяйственный налог (ЕСХН) – аналогично УСН, отпускные включаются в расходы только при объекте «доходы минус расходы».
• Патентная система налогообложения (ПСН) – отпускные не влияют на налог, так как налог фиксирован.

Сроки и порядок выплаты

Согласно ст. 136 ТК РФ, выплата отпускных должна быть произведена не позднее трёх календарных дней до начала отпуска. На практике многие организации выплачивают отпускные в последний рабочий день перед отпуском или в первый день отпуска, соблюдая данное требование.

Практические рекомендации

1. Определить метод учёта отпускных (кассовый или начисления) и закрепить его в учётной политике организации.
2. При методе начисления ежемесячно формировать резерв на оплату отпусков, что позволяет равномерно распределять нагрузку на прибыль.
3. Вести аналитический учёт по счёту 70 по каждому сотруднику – это упрощает расчёт среднего заработка и контроль над выплатами.
4. Своевременно удерживать и перечислять НДФЛ, помнить о прогрессивной шкале ставок.
5. Не забывать про страховые взносы: они начисляются на всю сумму выплаты, включая отпускные, и перечисляются в соответствующие фонды.
6. Контролировать соблюдение сроков выплаты (не позднее трёх дней до отпуска) и сроков перечисления налогов.
7. При переходе на другую систему налогообложения пересмотреть порядок учёта отпускных, так как в некоторых режимах они не уменьшают налог на прибыль.

Выплата отпускных в налоговом учёте требует внимательного подхода к расчёту среднего заработка, выбору метода учёта (кассовый или начисления), правильному отражению в бухгалтерском учёте и своевременному удержанию и перечислению налогов (НДФЛ, страховые взносы). Соблюдение норм ТК РФ и НК РФ позволяет избежать штрафов и обеспечить прозрачность финансовой отчётности организации.