Выплата отпускных через кассу организации остаётся востребованным способом получения средств сотрудниками, особенно в тех случаях, когда зарплатный проект с банком не подключён или работник предпочитает получить деньги наличными. Ниже представлен подробный обзор нормативных требований, пошаговой инструкции и практических рекомендаций по выплате отпускных через кассу в 2026 году.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (ст. 136) – устанавливает право работника на получение отпускных и порядок их начисления.
• Постановление Правительства РФ от № 540 – уточняет порядок расчёта среднедневного заработка и сроки выплаты.
• ФЗ «О бухгалтерском учёте» и План счетов бухгалтерского учёта – регламентируют отражение операций по выплате через кассу (счёт 70, субсчёт «Расчёты с персоналом по оплате труда»).
• Внутренние локальные акты организации (положение о выплате заработной платы, приказ о порядке кассовых операций) – должны содержать конкретные условия выплаты наличными.

Кто может получать отпускные через кассу?

Право на выплату наличными предоставляется:

• работникам, чьи трудовые договоры не предусматривают безналичную выплату заработной платы;
• сотрудникам, подавшим письменное заявление о получении отпускных через кассу (если такое положение закреплено в локальном акте);
• нерезидентам – только в случаях, когда валютное законодательство не запрещает такие выплаты (см. раздел «Особенности для нерезидентов»).

Порядок выплаты отпускных через кассу

1. Начисление отпускных – бухгалтерия рассчитывает сумму согласно среднедневному заработку и количеству календарных дней отпуска.
2. Оформление ведомости в кассу – формируется документ «Ведомость на выплату отпускных через кассу» (форма Т‑13 или аналогичная внутренняя форма). В ведомости указываются:
• ФИО сотрудника (данные скрываются в соответствии с требованиями конфиденциальности);
• номер табельного номера;
• период отпуска;
• начисленная сумма отпускных;
• подпись получателя и кассира.
3. Получение наличных – сотрудник получает деньги в кассе организации под подпись в ведомости.
4. Бухгалтерское отражение – проводка:
• Дт 70 (Расчёты с персоналом по оплате труда) – Кт 50 (Касса) – сумма выплаты;
• Дт 20/23/25 и т.п. (в зависимости от вида деятельности) – Кт 70 – начисление отпускных.

Сроки выплаты

Согласно разъяснениям КонсультантПлюс и материалам «Главная книга» (2026), отпускные должны быть выплачены не позднее трёх календарных дней до первого дня отпуска. Если отпуск предоставляется вне графика, срок сохраняется – за три календарных дня до начала отпуска.

В некоторых организациях допускается выплата аванса за дни, отработанные до начала отпуска (см. пример из материала Контур: Торин может выплатить аванс за дни, отработанные до 25 июня). Аванс выплачивается через кассу по тем же правилам, что и основные отпускные.

Расчёт отпускных

Среднедневной заработок рассчитывается по формуле:

Среднедневной заработок = (Зарплата за расчётный период) / (12 × 29,3)

Где:

• Зарплата за расчётный период – сумма всех начислений (оклад, премии, надбавки) за 12 месяцев, предшествующих месяцу начисления отпускных;
• 29,3 – среднее количество календарных дней в месяце.

Отпускные = Среднедневной заработок × Количество календарных дней отпуска

Пример (условный):

Зарплата за год – 600 000 руб.;
Среднедневной заработок = 600 000 / (12 × 29,3) ≈ 1 706,5 руб.;
Отпуск – 28 календарных дней;
Отпускные = 1 706,5 × 28 ≈ 47 782 руб.

Документы и оформление
Для корректной выплаты через кассу необходимо подготовить следующий пакет документов:

Приказ о предоставлении отпуска (форма Т‑6);
Расчётный лист с начислением отпускных;
Ведомость на выплату через кассу (форма Т‑13 или внутренняя);
Заявление сотрудника о получении отпускных наличными (если требуется локальным актом);
Приходно‑кассовый ордер (ПКО) на выдачу денег из кассы.

Все документы хранятся в личном деле сотрудника сроком не менее 50 лет.
Особенности для разных категорий сотрудников
Нерезиденты
Выплата наличными нерезидентам возможна только если валютное законодательство РФ не запрещает такие операции. При наличии ограничений organisation должна перечислять сумму на иностранный банковский счёт.
Сотрудники с зарплатным проектом в банке
Если в трудовом договоре закреплён безналичный способ выплаты заработной платы, работодатель может отказать в выплате через кассу, ссылаясь на внутренний локальный акт и положения ТК РФ (ст. 136). Однако сотрудник имеет право подать заявление о изменении способа выплаты, которое рассматривается в соответствии с внутренними процедурами организации.
Уволенные сотрудники (компенсация за неиспользованный отпуск)
Компенсация за неиспользованный отпуск также может выплачиваться через кассу. Для этого формируется ведомость «Выплаты компенсации за неиспользованный отпуск через кассу» (форма Т‑13‑К). Срок выплаты – в день увольнения или в следующий рабочий день, но не позднее трёх календарных дней после дня увольнения.
Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить отпускные авансом через кассу?
Да, если в локальном акте организации предусмотрена возможность авансирования отпускных. Аванс выплачивается за дни, отработанные до начала отпуска, и подлежит зачёту при окончательном расчёте.
Что делать, если сотрудник требует выплату наличными, а в договоре указано безналичное зачисление?
Работодатель может отказать, сославшись на условие трудового договора и внутренний локальный акт. Сотрудник вправе подать заявление о изменении способа выплаты, которое рассматривается в порядке, установленном коллективным договором или внутренними правилами.
Нужно ли удерживать НДФЛ при выплате через кассу?
Да, НДФЛ удерживается независимо от способа выплаты. Сумма налога рассчитывается от начисленных отпускных и удерживается при выдаче наличных.
Как отразить выплату в бухгалтерском учёте, если используется кассовый метод?
При кассовом методе учёта отпускные признаются расходом в момент их фактической выплаты (проводка Дт 20/23/25 – Кт 70, затем Дт 70 – Кт 50).

Выплата отпускных через кассу остаётся законным и удобным способом получения средств сотрудниками при соблюдении всех нормативных требований. Ключевые моменты – своевременное начисление, соблюдение трёхдневного срока до начала отпуска, правильное оформление ведомости и соблюдение налоговых обязательств. При наличии внутренних локальных актов, разрешающих такие выплаты, и при отсутствии запретов в трудовом договоре, организация может без риска для себя обеспечить сотрудникам доступ к наличным средствам в срок.
Следует регулярно проверять актуальность локальных нормативов и изменений в трудовом законодательстве, чтобы избежать споров и штрафов со стороны контролирующих органов.