Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Акт приема-передачи горюче-смазочных материалов (ГСМ) — это первичный учетный документ, который фиксирует факт перехода права собственности (или владения/пользования) на топливо, масла и смазки от одной стороны к другой. Без правильно оформленного акта невозможно списать расходы на налоге на прибыль, вычесть «входной» НДС, а также оспорить качество или объем полученного товара в суде.

В статье разберем, когда нужен документ, какие реквизиты обязательны по закону, как заполнить бланк без ошибок и где найти актуальный образец на 2026 год.

Нормативная база и правовая сила документа

Основанием для составления акта служат:

ГК РФ (ст. 453, 454, 574) — правила перехода права собственности и риска случайной гибели/повреждения товара.
ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9) — требование обязательных реквизитов первичного документа.
Постановление Госкома Стата РФ от № 132 — единые формы первичной учетной документации (форма М-15, ТОРГ-12), хотя сейчас организации вправе утверждать свои бланки в учетной политике.
НК РФ (ст. 169, 252) — правила учета НДС и расходов на налог на прибыль (акты — подтверждение операций).
ФЗ от № 63-ФЗ «Об электронной подписи» — если документооборот ведется в ЭДО.

Важно: С 2013 года (ФЗ № 402-ФЗ) строгая привязка к единым формам (М-15, ТОРГ-12) отменена для коммерческих организаций. Компания может разработать свой бланк, закрепив его в Учетной политике, но обязательные реквизиты (ст. 9 № 402-ФЗ) должны присутствовать в любом случае.

Когда составляется акт приема-передачи ГСМ?

Документ оформляется при любой смене владельца или ответственного лица за топливо. Основные ситуации:

Купля-продажа (Поставка): Передача от поставщика покупателю (базе, АЗС, автопредприятию).
Внутрихозяйственная передача: Выдача ГСМ со склада в подразделение, на заправочную колонку, водителю под отчет (путевой лист).
Аренда / Безвозмездное пользование: Передача топлива арендатору техники вместе с объектом аренды.
Возврат брака/пересорта: Обратная передача поставщику.
Реализация через комиссионеров: Принятие товаров на комиссию и передача конечному покупателю.

Обязательные реквизиты акта (Чек-лист для проверки)

Согласно ст. 9 ФЗ № 402-ФЗ, в акте обязательно должны быть:

Наименование документа («Акт приема-передачи ГСМ»);
Дата составления (день, месяц, год);
Наименование организации (ИП) — составителя документа;
Содержание хозяйственной операции (что, от кого, кому, в каком количестве передано);
Единицы измерения (литры, тонны) и количественные характеристики (объем, масса);
Цена за единицу и общая стоимость (для расчетов);
Должности лиц, ответственных за операцию и за правильность оформления;
Подписи ответственных лиц с расшифровкой (ФИО);
Печать (при наличии — для юрлиц, не обязательна для ИП).

Специфичные реквизиты для ГСМ (рекомендуется включать в свой бланк):

Марка/Бренд топлива (АИ-92, АИ-95, ДТ, газовое топливо);
Номер и дата партии, сертификата соответствия / паспорта качества;
Температура продукта на момент приемки (для пересчета в базовые 20°C / 15°C по ГОСТ);
Плотность при 20°C (кг/м³) — критично для пересчета массы в объем;
Номер емкости (цистерны, еврокуба, канистры) и пломбы;
Показания счетчика / уровня в баке ДО и ПОСЛЕ перекачки;
Основание: Номер и дата Договора/Заказа/Накладной/Путевого листа.

Пошаговая инструкция по заполнению (Алгоритм)

Шаг 1. Подготовка основания

Перед приемкой сверьте данные в накладной (ТТН, УПД) с заказом/договором. Проверьте целостность пломб на цистерне/емкости.

Шаг 2. Замер и лабораторный контроль (Приемка по количеству и качеству)

Замерьте уровень/объем в приемной таре (баке, цистерне) ДО слива.
Проверьте пломбы, совпадение номеров с накладной.
Отберите пробу для экспресс-анализа (плотность, октановое число, примеси воды/механических ).
Зафиксируйте температуру продукта.

Шаг 3. Расчет массы/объема с температурной поправкой

ГСМ поставляется по массе (тонны), но учитывается и отпускается по объему (литры). Используйте таблицы поправок (ГОСТ 3900-85, ГОСТ 8.579-2002) или автоматизированные системы (АСУ ТП, АЗС).

Формула: V₂₀ = V_t × K_t, где K_t, коэффициент температурной поправки для данной плотности и температуры.

Шаг 4. Заполнение табличной части акта

В таблицу вносятся данные по каждой номенклатурной позиции отдельно.

Шаг 5. Фиксация расхождений (если есть)

Если фактический объем/масса отличается от накладной, оформляется Акт расхождений (претензия) в двух экземплярах (один поставщику, один остается у получателя). В самом акте приема-передачи пишут: «Принято с расхождением по количеству/качеству, см. Акт расхождений №… от…».

Шаг 6. Подписание и передача экземпляров

Акт составляется минимум в 2-х экземплярах (по одному для каждой стороны). При ЭДО — обмен подписанными XML/PDF файлами через оператора ЭДО (Ростра, СБИС, Диадок, Контур и др.).

Образец структуры акта (Текстовый шаблон для адаптации)

Ниже приведена структура бланка, который можно скопировать в Word/Excel и настроить под свою Учетную политику. Персональные данные в примере вымышлены.

 УТВЕРЖДЕН
 Приказом Генерального директора
 ООО «Топливные Системы»
 от № 12-од АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ГОРЮЧЕ-СМАЗОЧНЫХ МАТЕРИАЛОВ
 № 45-ГСМ от 10 октября 2026 г.
Город: Москва
СОСТАВИЛИ КОМИССИЯ В СОСТАВЕ:
 
 Председатель: Начальник ОТСиТ ООО «Топливные Системы» Петров Петр Петрович (подпись) _______________
 
 Член: Лаборант лаборатории качества ООО «Топливные Системы» Сидорова Анна Ивановна (подпись) _______________
 
 Член: Кладовщик ГСМ ООО «Топливные Системы» Иванов Иван Сергеевич (подпись) _______________
ПРИНЯЛИ И ПЕРЕДАЛИ:
 
 От имени ПОСТАВЩИКА (Передающей стороны):
 ООО «Нефтебаза Север», ИНН ###, КПП ###
 Представлено: Водитель-экспедитор Смирнов Алексей Викторович
 На основании: Доверенность № 88 от г.
 Транспортное средство: Цистерна ВОЛЬВО ФХ, гос. знак А123ВС 77, прицеп 1234ХН 77
 Пломбы на люках: № ПЛ-556677, № ПЛ-556678 (целые)
От имени ПОЛУЧАТЕЛЯ (Принимающей стороны):
 ООО «Топливные Системы», ИНН ###, КПП ###
 Представлено: Члены комиссии (указаны выше)
ОСНОВАНИЕ ПЕРЕДАЧИ: Договор поставки ГСМ № Д-2026/045 от г., Заказ № 112 от г., ТТН (УПД) № 999 от г.
  № п/п Наименование ГСМ (Марка, ГОСТ/ТУ) Ед. изм. По документу поставщика (ТТН/УПД) Фактически принято (по замеру/весу) Расхождение (+/-) Цена за ед. (без НДС), руб. Сумма (без НДС), руб. НДС, % Сумма НДС, руб. Всего к оплате, руб. 
  ПАРТИЯ № 1 (Люк №1) 
 1 Бензин автомобильный АИ-95-К5 (Евро), ГОСТ 32513-2013 л 20 000 Объем при tф, л Плотность при 20°С, кг/м³ Объем при 20°С (базовый), л 48,50 20% 
 ПАРТИЯ № 2 (Люк №2) 
 2 Дизельное топливо ДТ-Л-К5 (Зима), ГОСТ 32511-2013 л 15 000 14 950 835,2 14 985 -15 52,00 779 220,00 20% 155 844,00 935 064,00 
 
ИТОГО ПЕРЕДАНО/ПРИНЯТО:
 
 Наименование: Бензин АИ-95-К5 — 19 980 л; ДТ-Л-К5 — 14 985 л.
 
 Общая сумма к оплате: 1 850 432,00 руб. (Один миллион восемьсот пятьдесят тысяч четыреста тридцать два рубля 00 коп.) в т.ч. НДС 20% — 308 405,33 руб.
РЕЗУЛЬТАТЫ ЛАБОРАТОРНОГО КОНТРОЛЯ (ЭКСПРЕСС-АНАЛИЗ):
 
 Проба № 1 (АИ-95): Плотность 748,5 кг/м³ (норма 720-775), Октановое число ИС 95,2 (норма не менее 95), Вода/мех. примеси — отсутствуют. СООТВЕТСТВУЕТ.
 
 Проба № 2 (ДТ): Плотность 835,2 кг/м³ (норма 820-845), Температура застывания -32°С (норма не выше -35°С для Зимы), Вода — отсутствует. СООТВЕТСТВУЕТ.
ОСОБЫЕ ОТМЕТКИ / РАСХОЖДЕНИЯ:
 
 По бензину АИ-95 выявлено недоливо 20 л (0,1%) в пределах естественной убыли (ГОСТ 32513, п. 7.3). Претензия поставщику не предъявляется.
 Пломбы на цистерне поставщика целы, номера совпадают с ТТН.
 Температура продукта в цистерне при приемке: +12°С.
ПОДПИСИ СТОРОН:
ОТ ПОСТАВЩИКА (Водитель-экспедитор):
 
 Должность: Водитель-экспедитор
 Подпись: _______________ / Смирнов А.В.
 М.П. (Печать ООО «Нефтебаза Север» — при наличии)
ОТ ПОЛУЧАТЕЛЯ (Комиссия):
 
 Председатель: _______________ / Петров П.П.
 Член: _______________ / Сидорова А.И.
 Член: _______________ / Иванов И.С.
 М.П. (Печать ООО «Топливные Системы» — при наличии) 

№ п/п	Наименование ГСМ (Марка, ГОСТ/ТУ)	Ед. изм.	По документу поставщика (ТТН/УПД)	Фактически принято (по замеру/весу)	Расхождение (+/-)	Цена за ед. (без НДС), руб.	Сумма (без НДС), руб.	НДС, %	Сумма НДС, руб.	Всего к оплате, руб.
ПАРТИЯ № 1 (Люк №1)
1	Бензин автомобильный АИ-95-К5 (Евро), ГОСТ 32513-2013	л	20 000	Объем при t_ф, л	Плотность при 20°С, кг/м³	Объем при 20°С (базовый), л	48,50	20%
ПАРТИЯ № 2 (Люк №2)
2	Дизельное топливо ДТ-Л-К5 (Зима), ГОСТ 32511-2013	л	15 000	14 950	835,2	14 985	-15	52,00	779 220,00	20%	155 844,00	935 064,00

Особенности оформления в 2026 году: ЭДО и УПД

С года (согласно изменениям в НК РФ и ФЗ № 402-ФЗ) для большинства организаций становится обязательным использование Универсального передаточного документа (УПД) или Счета-фактуры в электронном виде при передаче товаров.

УПД (функция СЧФ + Товарной накладной + Акта): Если вы используете УПД в установленном ФНС формате (XML-схема 5.02/5.03), отдельный бумажный Акт приема-передачи ГСМ не требуется для налоговых целей. УПД, подписанный КЭП обеих сторон в ЭДО, заменяет и накладную, и счет-фактуру, и акт.
Внутренний акт: Даже при наличии УПД, для внутреннего учета (передача на склад, выдача водителям, списание в 1С) часто удобно оформлять внутренний Акт приема-передачи (форма М-15 или свой бланк) на основании УПД.
ЭДО (Электронный документооборот): Передача ГСМ между юрлицами/ИП практически полностью перешла в ЭДО. Подписание происходит КЭП (Квалифицированной электронной подписью) через оператора ЭДО. Бумажные оригиналы не нужны, если стороны не договорили иное.

Типичные ошибки и риски (Судебная практика)

Ошибка	Последствие	Как избежать
Отсутствие температурной поправки (пересчет в 20°С)	Расхождения в учете до 2-3%, претензии налоговой к расходам на прибыль, споры с поставщиком.	Обязательно замерять температуру и плотность, применять коэффициенты ГОСТ. Автоматизировать замеры (АСУ ТП).
Подписание акта лицом без полномчий (нет доверенности/приказа)	Документ может быть признан недействительным судом. НДС не вычтут, расходы не примут.	Проверять доверенность водителя/экспедитора и приказ о комиссии приемки ДО приемки. Заносить номера доверенностей в акт.
Несвоевременное оформление (после оплаты/списания)	Риск отказа в вычете НДС (п. 1 ст. 172 НК РФ — счет-фактура/УПД должен быть получен до представления декларации).	Оформлять акт в день приемки (перекачки). В ЭДО, подписывать в день получения XML.
Игнорирование естественной убыли (ЕУ)	Списание излишних сумм на издержки производства, налоговые начисления по ст. 252 НК РФ (недокументированные расходы).	Утверждать нормы ЕУ во Внутреннем распорядке/Учетной политике с обоснованием (ГОСТ, отраслевые рекомендации). Оформлять Акт списания ЕУ ежемесячно/квартально.
Отсутствие ссылки на основание (Договор, Заказ)	Сложности при сверке взаиморасчетов, невозможность привязать акт к конкретной сделке.	Обязательно указывать № и дату Договора, Спецификации, Заказа, ТТН/УПД.

Акт приема-передачи ГСМ водителю (Внутренний документооборот)

Отдельный вид акта — выдача топлива с базы/АЗС/склада водителю в бак автомобиля под отчет (по путевому листу).

Ключевые отличия:

Основание: Путевой лист (форма № 3 или своя), Норма расхода ГСМ.
Стороны: Кладовщик/Оператор АЗС (Передает) — Водитель (Принимает).
Реквизиты ТС: Гос. номер, VIN (опционально), пробег на момент выдачи.
Контроль: Сверка факта заправки с нормами расхода (план/факт).

Образец строки во внутреннем акте (Ведомость выдачи):

Дата/Время выдачи
Путевой лист №
Авто (Гос. знак)
Водитель (ФИО, подпись)
Вид ГСМ
Норма расхода (л/100км)
Пробег по ПЛ (км)
Норма выдачи (л)
Факт выдачи (л), по ТРК/замеру
Подпись кладовщика/оператора

Хранение документов

Срок хранения: Не менее 5 лет (ст. 29 ФЗ № 402-ФЗ) после года составления. Для налоговых целей рекомендуется хранить 6 лет (срок давности НК РФ).
Формат: Бумажные оригиналы (если ЭДО не используется) или электронные оригиналы в ЭДО/ЭА (электронном архиве) с КЭП. Распечатки из ЭДО без ЭЦП не являются первичным документом.

Резюме: Чек-лист для бухгалтера и кладовщика

[ ] Бланк акта утвержден в Учетной политике / Приказе.
[ ] Приемка проведена комиссией (минимум 2 человека) по акту приема на склад.
[ ] Замеры проведены с температурной поправкой (плотность, температура).
[ ] Качество подтверждено паспортом/сертификатом + экспресс-анализ (плотность, вода, октан/цетан).
[ ] Пломбы проверены, номера совпадают с ТТН/УПД.
[ ] Расхождения (если есть) оформлены Актом расхождений в 2 экз.
[ ] Акт подписан уполномоченными лицами (проверены доверенности/приказы).
[ ] Данные акта совпадают с УПД/ТТН/Счетом-фактурой поставщика.
[ ] Акт зарегистрирован в журнале учета первички / загружен в 1С / ЭДО.
[ ] Экземпляры распределены: 1 — поставщик/водитель, 1 — склад/бухгалтерия, 1, архив (при необходимости).

Грамотно оформленный Акт приема-передачи ГСМ — это не просто формальность, а главный инструмент защиты финансовых интересов компании. Он подтверждает обоснованность расходов на налоге на прибыль, право на вычет НДС и служит единственным доказательством в суде при спорах о качестве или количестве топлива.

Рекомендация 2026 года: Переведите внешний документооборот с поставщиками на УПД в ЭДО (это исключает ошибки ручного заполнения и ускоряет вычет НДС). Для внутренних операций (склад → водитель, склад → цех) утвердите удобный единый бланк (на базе М-15 или собственный) с обязательными полями под температурную поправку и ссылку на путевой лист/нормативы.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При оформлении документов рекомендуется опираться на актуальное законодательство РФ и внутренние локальные нормативные акты вашей организации. Образец бланка приведен для ознакомления и требует адаптации под специфику деятельности.