С 1 января 2026 года вступают в силу кардинальные изменения для плательщиков упрощенной системы налогообложения (УСН). В соответствии с Федеральным законом от № 389-ФЗ, организации и ИП на УСН «Доходы минус расходы» (и «Доходы»), чей доход за 2025 год превысил 20 млн рублей, становятся плательщиками НДС. Для них устанавливается специальная пониженная ставка, 5% (п. 3 ст. 346.13 НК РФ).

Эта статья подробно разбирает, как правильно отражать и возмещать затраты по НДС в сметной документации (сметах на строительство, ремонт, оказание услуг), чтобы не потерять деньги и не нарушить законодательство.

Новый статус УСН-плательщика: что меняется в 2026 году

До 2026 года УСН-плательщики были освобождены от уплаты НДС (кроме отдельных случаев — импорт, агентские соглашения). Теперь, перейдя на общий режим по НДС (сохраняя УСН по прибыли), бизнес получает:

• Обязательность начисления НДС со всех реализаций (работ, услуг, имущественных прав) по ставке 5% (ст. 164 НК РФ).
• Право на вычет «входного» НДС по приобретенным ценностям, используемым для облагаемых операций (ст. 171, 172 НК РФ).
• Обязательность выставления счетов-фактур покупателям (в электронном виде через ОЭД/СБИС/Диадок и т.д.).
• Сдачу декларации по НДС ежеквартально.

Важно: Ставка 5% применяется только к реализациям, облагаемым по УСН. Если у организации есть отделение на ОСНО или она делает реализации, не относящиеся к УСН (например, продажа недвижимости, не используемой в деятельности по УСН), по ним действует ставка 20%.

НДС в сметной документации: общие принципы

Смета — это расчетная стоимость работ/услуг. С введением НДС для УСН структура сметы должна измениться:

Структура цены в смете (Пример)

1. Прямые затраты (материалы, зарплата основных рабочих, аренда техники, услуги субподрядчиков).
2. НДС по прямым затратам (Входной НДС) — сумма НДС, выделенная в счетах-фактурах поставщиков/субподрядчиков. Эта сумма не включается в себестоимость (если вы имеете право на вычет), а учитывается как требование к бюджету (вычет).
3. Накладные расходы (процент от прямых затрат или зарплатного фонда).
4. Сметная прибыль (планируемая рентабельность).
5. Себестоимость / База для начисления исходящего НДС (Сумма п.1 + п.3 + п.4).
6. Исходящий НДС (5%) = База × 5 / 105 (если цена «всего включено») или База × 5% (если НДС выделяется сверху).

Два подхода к формированию цены

Подход	Описание	Риски/Особенности
Цена «сверху» (НДС выделяется отдельно)	Прозрачно для заказчика-плательщика НДС (он получит вычет 50 000). Стандарт для B2B.
Цена «всего включено» (НДС внутри)	В договоре: «Стоимость работ 1 050 000 руб. (в т.ч. НДС 5% — 50 000 руб.)».	Удобно для заказчиков на УСН/Патенте/Физлиц (они не получают вычет). Требует аккуратного расчета базы (деление на 105).

Возмещение затрат по «Входному НДС» (Вычет)

Это ключевой механизм экономии. УСН-плательщик, ставший плательщиком НДС, имеет право вычесть НДС, представленный поставщиками (подрядчиками, продавцами материалов, арендодателями техники), из суммы НДС, подлежащей уплате в бюджет.

Условия вычета (ст. 171, 172 НК РФ)

• Ценности (работы, услуги, товары) приобретены для деятельности, облагаемой НДС (по УСН 5%).
• Есть надлежаще оформленные счета-фактуры (в ЭДО) от поставщиков.
• Есть первичные документы (УПД, акты, накладные, ТОРГ-12), подтверждающие факт принятия ценностей.
• Операции учтены в Книге покупок за соответствующий налоговый период (квартал).

Как это работает в смете (на примере субподряда/материалов)

Ситуация: Вы (Генподрядчик на УСН+НДС 5%) нанимаете субподрядчика (на ОСНО, НДС 20%) и покупаете материалы у поставщика (ОСНО, НДС 20%).

1. Смета на прямые затраты: Вы закладываете стоимость работ субподрядчика и материалов БЕЗ НДС (поскольку этот НДС вы вернете через вычет).
   • Работы субподрядчика: 1 000 000 руб. (без НДС).
   • Материалы: 500 000 руб. (без НДС).
2. Реальные платежи поставщикам:
   • Субподрядчик: 1 200 000 руб. (в т.ч. НДС 20% — 200 000 руб.).
   • Поставщик материалов: 600 000 руб. (в т.ч. НДС 20% — 100 000 руб.).
3. Ваш вычет (Книга покупок): 200 000 + 100 000 = 300 000 руб. — эта сумма уменьшит ваш налог по НДС к уплате.
4. Формирование цены заказчику:
   • База (Прямые затраты 1,5 млн + Накладные + Прибыль) = например, 2 000 000 руб.
   • Ваш исходящий НДС (5%) = 2 000 000 × 5% = 100 000 руб.
   • НДС к уплате в бюджет = Исходящий (100 000) – Входящий вычет (300 000) = 0 руб. (переплата 200 000 руб. уйдет в зачет/возврат).

Критический момент: Если вы включите НДС поставщиков (20%) в свою смету как затраты, а потом еще раз наложите свой 5% сверху — вы «раздуете» цену для заказчика и потеряете конкурентоспособность. Правильно: в смету, чистая стоимость (без НДС поставщиков), свой НДС 5% — сверху на маржу + чистые затраты.

Специфика ставки 5%: расчет «из суммы» и «на сумму»

Ставка 5% рассчитывается по формуле: НДС = Налоговая база × 5 / 105 (если цена включает НДС) или НДС = Налоговая база × 5% (если НДС выделяется отдельно).

Пример расчета в смете (Цена «всего включено»):

Заказчик готов заплатить 10 500 000 руб. (в т.ч. НДС).

• НДС = 10 500 000 × 5 / 105 = 500 000 руб.
• Доход (база по УСН «Доходы» / база для накладных/прибыли в смете) = 10 500 000 – 500 000 = 10 000 000 руб.

Внимание: Для целей УСН («Доходы минус расходы») доходом признается сумма без НДС (п. 1 ст. 346.15 НК РФ). Т.е. в КУДиР вы заносите 10 000 000 руб. дохода. А расходы по УСН учитываются также без НДС (так как НДС вы вычли/вернете).

Оформление документов: Смета, Договор, Акт, Счет-фактура

Смета (Внутренний документ / Приложение к договору)

Рекомендуемая структура строк в Excel/Сметном ПО (ГесН, ГрандСмета, Сметчик и др.):

Прямые затраты (БЕЗ НДС поставщиков) 1 500 000,00
 1.1. Материалы (закупка у поставщика с НДС 20%) 500 000,00 <-- Чистая цена
 1.2. Работы субподрядчика (с НДС 20%) 1 000 000,00 <-- Чистая цена
Накладные расходы (20% от п.1) 300 000,00
Сметная прибыль (15% от п.1+п.2) 270 000,00
---------------------------------------------------------------
НАЛОГОВАЯ БАЗА ПО НДС (п.1+п.2+п.3) 2 070 000,00
НДС 5% (п.4 * 5%) 103 500,00
---------------------------------------------------------------
ИТОГОВАЯ ЦЕНА ДОГОВОРА (п.4 + п.5) 2 173 500,00

Договор (Основные условия)

• Обязательно укажите: «Исполнитель является плательщиком НДС по ставке 5% в соответствии с п. 3 ст. 346.13 НК РФ».
• Четко пропишите: «Цена договора включает НДС 5%» или «К цене договора добавляется НДС 5%».
• Условие о порядке расчетов: аванс, промежуточные платежи, итоговый расчет.

Акт приема-сдачи работ (КС-2, КС-3 или свой формат) и УПД

• В акте/УПД обязательно разделять: «Стоимость работ без НДС: X руб.», «Сумма НДС (5%): Y руб.», «Всего к оплате: Z руб.».
• Это критично для заказчика, чтобы он мог принять к вычету «входной» НДС (5%).

Счет-фактура (ЭДО)

Выставляется в течение 5 дней после отгрузки/приемки (п. 6 ст. 168 НК РФ). В строке «Ставка НДС» указывается 5%. Код ставки в XML-схеме ФНС — «5» (не путать с «20» или «10/110», «18/118»).

Особенности возмещения затрат по конкретным статьям сметы

Материалы и оборудование (Закупка у плательщиков НДС 20%)

• В смету закладываете цену без НДС поставщика.
• НДС 20% из счета-фактуры поставщика → Книга покупок → Ваш вычет.
• Если поставщик — тоже УСН 5%: он выставляет счет-фактуру с 5%. Ваш вычет = 5%. В смету закладываете цену без его НДС.
• Если поставщик — УСН без НДС (доход < 20 млн) или Патент/НПД: НДС нет. В смету закладываете полную цену. Вычета нет.

Работы субподрядчиков

Полная аналогия с материалами. Важно: субподрядчик должен быть плательщиком НДС (ОСНО 20% или УСН 5%), чтобы у вас был вычет. Если субподрядчик — «неплательщик» (УСН без НДС), вычету нет, в смету закладываете полную сумму его счета.

Аренда техники/транспорта

• С арендодателем на ОСНО/УСН+НДС: вычет есть, в смету — чистая аренда.
• С арендодателем физлицом/НПД/УСН без НДС: вычета нет, в смету, полная сумма договора аренды.

Зарплата и страховые взносы

НДС на зарплату не начисляется и не вычитается. Зарплатный фонд (ФОТ) и взносы включаются в смету в полном объеме (без выделения НДС). Это прямые затраты или накладные расходы.

Командировочные расходы (Проезд, суточные, проживание)

• Проезд (Ж/Д, авиа, автобус): Если перевозчик — плательщик НДС (ОСНО/УСН 5%), вычет есть по билету/ЭПД. В смету — стоимость без НДС.
• Суточные: НДС нет (не облагаемая операция). В смету, полная сумма (в пределах норм НК РФ для налогового учета УСН).
• Проживание (гостиницы): Если гостиница — плательщик НДС, вычет есть. В смету — без НДС.

Учет НДС в налоговом учете УСН («Доходы минус расходы»)

Это отдельный контур учета (КУДиР), не путать с учетом НДС (Книги покупок/продаж).

• Доходы: Принимаются БЕЗ НДС (сумма по акту/УПД минус выделенный НДС 5%). Дата признания — дата отгрузки/приемки (начисления).
• Расходы: Принимаются БЕЗ НДС (так как НДС вы вычитаете/возвращаете). Материалы, работы субподрядчиков, аренда — по стоимости без НДС поставщиков.
• НДС к уплате в бюджет: Не является расходом по УСН (п. 1 ст. 346.16 НК РФ — расходы, не связанные с получением дохода, к ним относится и НДС, подлежащий уплате).
• Невычтенный/невозмещенный НДС: Если по каким-то основаниям вычет не получен (например, потерян счет-фактура, срок вычета прошел — 3 года), такая сумма НДС включается в расходы по УСН (как часть стоимости приобретенных ценностей).

Типичные ошибки и риски при составлении смет на 2026 год

1. Включение «чужого» НДС (20%) в себестоимость смети. Приводит к завышению цены на 20% по статье материалов/субподряда и потере тендеров/конкурентов.
2. Игнорирование права на вычет. Неоформление счетов-фактур от поставщиков, пропуск сроков учета в Книге покупок (квартал выставления + 3 последующих квартала).
3. Ошибка в ставке в счете-фактуре. Выставление 20% вместо 5% (или 0%). Приведет к претензиям заказчика (он не сможет вычесть 20%, если у вас ставка 5%) и вопросам ФНС.
4. Смешивание операций 5% и 20%. Если у вас параллельно идет деятельность на ОСНО (ставка 20%), обязательно раздельный учет баз, смет и счетов-фактур.
5. Неучет НДС по авансам. Получен аванс от заказчика — начислен НДС 5% (в квартале получения). Выдан аванс поставщику — вычет НДС возможен только после получения ценностей и счета-фактуры (не по авансу).

Переходный период: договоры, заключенные до 2026 года

Если у вас есть долгосрочные договоры (подряд, аренда, поставка), заключенные до , без условия «Цена включает НДС» или с условием «Цена без НДС (Исполнитель не плательщик НДС)»:

• С вы обязаны начислять НДС 5% на все платежи по этим договорам.
• Рекомендуется заключить дополнительное соглашение, фиксирующее порядок перерасчета цены (выделение НДС 5% сверху или пересчет базы).
• Заказчики (плательщики НДС) потребуют счет-фактуру с 5% для своего вычета. Отказ в выставлении, штрафы ст. 126 НК РФ.

Чек-лист для подготовки сметы на 2026 год

• [ ] Определен статус: Являетесь ли вы плательщиком НДС 5% с ? (Доход 2025 > 20 млн руб.).
• [ ] Настроена ЭДО (Оператор ЭДО) для обмена счетами-фактурами (СФ/ИСФ/КСФ/КИСФ).
• [ ] Обновлены шаблоны смет: добавлены строки «НДС 5% исходящий», убрано включение НДС поставщиков в прямые затраты.
• [ ] Менеджеры/сметчики обучены: считают базу для НДС 5% правильно (деление на 105 или умножение на 5%).
• [ ] Договоры с заказчиками приведены в соответствие (Доп. соглашения о НДС 5%).
• [ ] Договоры с поставщиками/субподрядчиками проверены: являются ли они плательщиками НДС? Получаем ли мы вычет?
• [ ] Бухгалтерия настроила раздельный учет: Книга покупок/продаж (НДС) + КУДиР (УСН).
• [ ] Планируется кассовый разрыв на 1 квартал 2026 г.? (НДС по авансам платить нужно, а вычет по закупкам появится позже).

Переход на УСН с НДС 5% с 2026 года, это не просто новая строка в декларации, а смена парадигмы ценообразования. Главное правило сметы: «Чистые» затраты без НДС поставщиков в базисе + свой НДС 5% сверху. Умение правильно выстраивать цепочку «Вычет у поставщика (20% или 5%) → Начисление своему заказчику (5%) → Уплата разницы в бюджет» станет ключевым конкурентным преимуществом. Компании, которые не перестроят сметный процесс в I квартале 2026 года, рискуют либо потерять маржу (оплачивая НДС за счет прибыли), либо потерять заказчиков (завышая цены за счет включения чужого НДС).

---