С 2023 года в России кардинально изменилась схема выплаты социальных пособий. Основной плательщиком для большинства выплат (беременность и роды, временная нетрудоспособность с 4-го дня, единовременное пособие при рождении ребенка) стал Социальный фонд России (СФР). Работодатель больше не рассчитывает и не выплачивает эти средства из своего кармана с последующим возмещением — СФР перечисляет деньги напрямую сотруднику на основании сведений, переданных работодателем.

Однако остается круг выплат, которые работодатель обязан оплатить самостоятельно, а затем требовать компенсации (возмещения) расходов у СФР. Статья посвящена именно этой процедуре: какие пособия подлежат возмещению, какой пакет документов собрать, в какие сроки подавать и как избежать отказов.

Какие расходы компенсирует СФР работодателю

Согласно ст; 4.6 Закона от № 255-ФЗ, СФР возмещает работодателям расходы по следующим позициям:

• Первые три дня временной нетрудоспособности (больничного), оплачиваются за счет работодателя, остальные дни — за счет СФР.
• Единовременное пособие на погребение — выплачивается родственникам умершего сотрудника или сотруднику, у которого умер несовершеннолетний ребенок.
• Дополнительные оплачиваемые выходные дни — предоставляемые родителям (опекунам) детей-инвалидов (4 дня в месяц, до 24 дней в год подряд).

Важно: Единовременное пособие при рождении ребенка, пособие по беременности и родам, а также пособие по уходу за ребенком до 1,5 лет не подлежат возмещению, так как выплачиваются СФР напрямую. Работодатель лишь передает сведения для назначения (СЗВ-ТД, СЗВ-СТАЖ, сведения о заработке).

Пособие на погребение: порядок выплаты и возмещения

Это классическое единовременное пособие, которое работодатель выплачивает «из своего кармана» и затем требует компенсации.

Размер пособия (актуально с 1 февраля 2026 г.)

Базовая сумма составляет 9 678,63 ₽. К ней применяются:

• Районный коэффициент (для соответствующих регионов);
• Прочие выплаты, установленные региональными властями.

Порядок выплаты

• Выплачивается в день обращения заинтересованного лица (родственника или сотрудника), но не позднее следующего за днем обращения дня выдачи заработка (начисления).
• Для выплаты не требуется приказ о назначении пособия (в отличие от больничного или доп. выходных). Достаточно заявления получателя и справки о смерти.

Документы для возмещения в СФР (по месту регистрации работодателя)

1. Заявление о возмещении расходов (форма утверждена приказом СФР).
2. Справка о смерти сотрудника или несовершеннолетнего ребенка сотрудника (выдается в ЗАГСе).

Ограничение: Расходы на услуги похоронного бюро или материальную помощь родственникам, оформленную по локальному акту, СФР не компенсирует. Компенсируется только законовое пособие на погребение.

Первые три дня временной нетрудоспособности (больничного)

Работодатель оплачивает первые 3 календарных дня больничного листа за свой счет. Дальнейшие дни оплачивает СФР напрямую сотруднику.

Документы для возмещения

1. Заявление о возмещении расходов на пособие по временной нетрудоспособности (форма утверждена приказом ФСС РФ от № 26).
2. Листок нетрудоспособности (ЛН) — оригинал или электронный образ (при работе с ЭЛН).
3. Заверенная копия расчета пособия за первые 3 дня.
4. Заверенная копия трудовой книжки (или СЗВ-ТД / сведений о стаже, если ТК электронная).

Нюанс расчета: нестраховые периоды

СФР возмещает расходы пропорционально страховому стажу, за исключением нестраховых периодов, указанных в листке нетрудоспособности.

Пример: Общий стаж работника 20 лет, но из них 17 лет — нестраховые периоды (уход за ребенком до 1,5 лет, уход за инвалидом и т.д.), а реально отработано в коммерческой организации, 3 года. Страховой стаж для расчета % оплаты = 3 года (40%). СФР вернет только 40% от оплаченных работодателем первых 3 дней.

Дополнительные выходные дни по уходу за ребенком-инвалидом

Родителям (усыновителям, опекунам) ребенка-инвалида предоставляется 4 дополнительных оплачиваемых выходных дня в месяц. За календарный год можно использовать до 24 дней подряд (ст. 262 ТК РФ).

Оплата

Оплачиваются по среднему заработку (расчет по правилам Постановления Правительства РФ от № 922).

1. Заявление о возмещении расходов на оплату дополнительных выходных (форма утверждена приказом СФР РФ от № 28).
2. Копия приказа о предоставлении дополнительных выходных дней.

По запросу СФР может потребовать копии платежных поручений по оплате этих дней и страховых взносов с начисленной суммы.

Общая процедура подачи документов и сроки

Сроки подачи

Жестких сроков подачи заявления на возмещение нет. Можно отправлять сразу после выплаты сотрудникам или накапливать документы и сдавать пакетом в конце года. Главное, не утерять подтверждающие документы (приказы, ЛН, справки ЗАГС, расчеты). Без них возмещение будет отказано.

Сроки рассмотрения и выплаты со стороны СФР

Форма подачи

Документы направляются в СФР по месту регистрации работодателя (или отделенению, обслуживающему организацию) в электронном виде через личный кабинет работодателя в СФР, систему ЭДО или портал Госуслуг (для ИП). Бумажные оригиналы хранит работодатель и предоставляет по запросу.

Работа с отказами и ошибками

Если СФР обнаружит ошибки или несоответствия, направляет уведомление с причинами отказа в возмещении;

Что делать при отказе:

1. Изучить причину отказа в уведомлении.
2. Исправить ошибки в документах (пересчитать пособие, исправить приказ, приложить недостающую справку).
3. Повторно подать исправленный пакет документов на проверку.

Внимание: Срок рассмотрения повторной заявки отсчитывается заново (10 дней) с момента получения исправленных документов.

Типичные ошибки, приводящие к отказу:

• Отсутствие приказа о предоставлении доп. выходных или неверная дата в приказе.
• Несоответствие суммы в заявлении на возмещение сумме в расчете/платежном поручении.
• Неучтен нестраховой стаж при расчете % оплаты первых 3 дней больничного.
• Подача документов не в то территориальное отделение СФР.
• Отсутствие заверенных копий трудовых книжек / СЗВ-ТД для подтверждения стажа.

Налоговый и бухгалтерский учет компенсаций

Это важный момент для бухгалтерии: полученные от СФР компенсации не учитываются в налоговой базе по налогу на прибыль (ст. 251 НК РФ) и доходах по УСН «Доходы минус расходы» (п. 1.1 ст. 346.16 НК РФ).

Причина: Конечным получателем пособий является сотрудник. СФР лишь компенсирует затраты работодателя, выполнившего функции платежного агента. Экономической выгоды (дохода) у работодателя не возникает.

Проводки (кратко):

• Выплата сотруднику: Дт 70 / Кт 51 (68) — расходы на пособия.
• Начисление страховых взносов с пособий (кроме погребения): Дт 69 / Кт 69 (внутрисчетно) / Кт 69 — взносы.
• Получение компенсации от СФР: Дт 51 / Кт 76.АВ (Расчеты с СФР по возмещению).
• Списание задолженности перед СФР: Дт 76.АВ / Кт 69 (или 70, в зависимости от учетной политики по отражению субсидий/возмещений).

*Рекомендуется заводить отдельный субсчет 76 «Расчеты с СФР по возмещению выплаченных пособий» для наглядности сверки.

Резюме: чек-лист для бухгалтера/кадровика

1. Идентифицируйте основание: Пособие на погребение? Первые 3 дня больничного? Доп. выходные инвалида-ребенка? (Остальное платит СФР напрямую).
2. Сформируйте пакет документов: Заявление по уст. форме + Основание (Приказ / ЛН / Справка ЗАГС) + Расчет + Подтверждение стажа (для больничного).
3. Проверьте расчет: Учтен ли нестраховой стаж в ЛН? Начислены ли взносы? Применен ли районный коэффициент (для погребения)?
4. Отправьте в СФР: Электронно через ЛК/ЭДО по месту регистрации организации.
5. Контролируйте сроки: 10 дней рассмотрение + 2 дня выплата. При отказе — исправляем и ресабмитим.
6. Отразите в учете: Компенсация — не доход по НП/УСН. Сверяйте сальдо по счету 76 с СФР.

Возмещение расходов на выплаченные пособия — рутинная, но требующая точности процедура. Главное правило 2026 года: большинство пособий платит СФР напрямую, работодатель занимается только «тремя днями больничного», «погребением» и «дополнительными выходными для родителей детей-инвалидов». Грамотное оформление приказов, аккуратный расчет с учетом стажа и своевременная сдача электронных отчетностей в СФР гарантируют быстрый возврат средств на расчетный счет организации.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства и разъяснений СФР (приказы № 28, № 26, Закон № 255-ФЗ). Информация актуальна на октябрь 2026 года. Перед применением рекомендуется сверить формы заявлений в личном кабинете СФР или на официальном сайте фонда.