Правильное отнесение затрат к расходам, уменьшающим налоговую базу по налогу на прибыль, является одной из ключевых задач бухгалтерского и налогового учёта. Ниже рассмотрены основные принципы, типы расходов, особенности их документального оформления и актуальные изменения законодательства, актуальные на 2026 год.
Общие правила учёта расходов
- Экономическая обоснованность. Расход должен быть непосредственно связан с получением дохода, осуществлением деятельности организации и направлен на получение экономической выгоды.
- Документальное подтверждение. Каждая операция должна быть подкреплена первичными документами (счёты‑фактуры, акты, договоры, платежные поручения и т.д.).
- Принцип начисления. Расход признаётся в том отчётном периоде, в котором он фактически возник, независимо от момента оплаты.
- Соответствие нормативным актам. Учёт ведётся в соответствии с Налоговым кодексом РФ, Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» и действующими положениями Минфина и Минэкономразвития.
Основные группы расходов, учитываемые для налога на прибыль
Производственные и хозяйственные затраты
К ним относятся:
- сырьё и материалы;
- заработная плата и начисления на неё;
- амортизация основных средств и нематериальных активов;
- арендные платежи;
- коммунальные услуги;
- расходы на ремонт и техническое обслуживание оборудования.
Расходы на научно‑исследовательские и опытно‑конструкторские работы (НИОКР)
В 2026 году Минэкономики разработало проект поправок к Налоговому кодексу, меняющий механизм учёта НИОКР. Согласно проекту:
- Затраты на НИОКР могут быть отнесены к расходам в течение всего периода их выполнения, а не только после получения результата.
- Для подтверждения права на учётом необходимо наличие договора на выполнение НИОКР, сметы расходов и актов приём‑передачи результатов.
- Особое внимание уделяется разделу «опытно‑конструкторские работы»: их стоимость включается в расходы, если работы направлены на создание или улучшение продукции, технологий или процессов.
Рекламные и маркетинговые расходы
Реклама нужна бизнесу для продвижения, развития и роста. Затраты на рекламные кампании учитываются как расходы, если:
- они направлены на привлечение покупателей или повышение узнаваемости бренда;
- имеются договоры с рекламными агентствами, счета‑фактуры и акты выполненных работ;
- расходы не носят характер представительских или развлекательных мероприятий, если таковые не связаны напрямую с получением дохода.
Затраты на оборону и защиту от внешних угроз
В последние годы растёт интерес компаний к учёту расходов на:
- приобретение средств защиты от атак беспилотных летательных аппаратов (БПЛА);
- обеспечение информационной безопасности;
- мероприятия по защите объектов критически важной инфраструктуры.
- Минфин изучает обращения компаний о невозможности отнесения на расходы отдельных видов затрат на оборонительные цели и готов инициировать изменения в Налоговый кодекс, позволяющие учитывать такие траты при условии их прямой связи с обеспечением безопасности деятельности организации.
Штрафы, пени и санкции
Согласно позиции Минфина, закреплённой в 2026 году:
- Скидка на административный штраф не считается доходом для налога на прибыль;
- Сам штраф или пени, уплаченные организацией, могут быть отнесены к расходам только если они непосредственно связаны с осуществлением хозяйственной деятельности (например, штраф за нарушение трудового законодательства при найме персонала).
- Штрафы, налагаемые за нарушения или за несвоевременную уплату налогов, не учитываются как расходы.
Расходы строительных организаций
При переходе с упрощённой системы налогообложения (УСН) на общую систему налогообложения (ОСН) важно правильно отражать:
- Затраты на приобретение строительных материалов и оборудования;
- Зарплату рабочих и инженерно‑технического персонала;
- Амортизацию строительной техники;
- Расходы на подрядные услуги и субподряд.
- Если организация утратила право на применение УСН 6 % в связи с превышением доходов (как в примере организации, потерявшей право в октябре 2025 года), все последующие расходы должны учитываться по правилам ОСН.
Документальное оформление и порядок отражения в учёте
- Сбор первичных документов; Счета‑фактуры, акты выполненных работ, накладные, платежные поручения, договоры.
- Классификация расходов. Отнесение к статьям затрат согласно Плану счетов бухгалтерского учёта и классификатору расходов для налога на прибыль.
- Определение периода признания. Применение принципа начисления: расход признаётся в отчётном периоде, в котором он возник.
- Отчётность. Отображение в строке «Расходы по обычным видам деятельности» декларации по налогу на прибыль (форма 3‑НДФЛ для организаций – декларация по налогу на прибыль).
- Хранение документов. Минимальный срок хранения – 4 года с конца года, в котором был сделан налоговый расчёт.
Актуальные изменения и рекомендации на 2026 год
- Следить за проектами поправок Минэкономики по учёту НИОКР – они могут упростить признание таких затрат.
- Учитывать позицию Минфина о недопустимости учёта скидок на административные штрафы как дохода.
- При планировании расходов на защиту от БПЛА и другие меры безопасности сохранять всю соответствующую документацию (технические спецификации, акты приёмки, договоры с поставщиками).
- При переходе с УСН на ОСН провести сверку остатков по накопленной амортизации и переоценку основных средств, чтобы избежать двойного учёта.
- Регулярно обновлять внутренние нормативные акты организации в соответствии с разъяснениями ФНС и Минфина.
Соблюдение перечисленных правил позволит организациям корректно формировать налоговую базу по налогу на прибыль, минимизировать риски доначислений и штрафов, а также использовать все доступные льготы и вычеты, предусмотренные действующим законодательством.