Справка о сумме заработной платы и иных выплат (далее – справка) часто требуется при оформлении пособий по безработице, назначении пенсии, получении субсидий, а также при подтверждении доходов в банках и других организациях․ Ниже подробно описан порядок её получения, нормативные основания, необходимые документы и типичные ошибки, которых следует избегать․
Нормативная база
- Приказ Минтруда России от № 637н «Об утверждении формы справки о среднем заработке, исчисленном работодателем для назначения пособия по безработице» (зарегистрирован в Минюсте России № 81088)․
- Приказ Минтруда России от № 182н «Об утверждении формы справки о заработке» (действовал до введения формы 637н, но часто используется в качестве образца)․
- Федеральный закон «О трудовой пенсии в Российской Федерации» № 400‑ФЗ (в части подтверждения стажа и заработка)․
- Постановление Правительства РФ от № 1425 «О порядке предоставления сведений о заработной плате и иных выплатах» (уточняет требования к содержанию справки)․
Кто может выдать справку?
Справка выдаёться работодателем (или лицом, исполняющим его функции) по месту последней работы (службы, иной деятельности)․ Если организация ликвидирована, справку можно получить:
- у правопреемника ликвидированного предприятия;
- в архиве организации (если он сохранён);
- в территориальном органе Пенсионного фонда РФ (СФР) – они могут запросить сведения у бывшего работодателя;
- в многофункциональном центре (МФЦ) – при наличии электронного взаимодействия с налоговой и ПФР․
Какие периоды охватывает справка?
Согласно действующей форме (приказ № 637н), справка содержит сведения о:
- заработной плате и иных выплатах (премии, надбавки, компенсации и т․д․) за два календарных года, предшествующих году прекращения работы или году обращения за справкой;
- текущем календарном году (на который были начислены страховые взносы)․
Пример: если сотрудник уволился и обращается за справкой в апреле 2026 года, в документе будут указаны выплаты за 2024 и 2025 годы, а также начисления за 2026 год (по состоянию на дату обращения)․
Содержание справки (обязательные реквизиты)
Справка должна включать следующие блоки (в соответствии с формой № 637н):
- Шапка документа – наименование организации, её ИНН, КПП, адрес (можно указать только город и индекс, личные данные сотрудника не указываются)․
- Данные о сотруднике – ФИО (можно скрыть инициалы, если требуется анонимность), дата рождения, номер СНИЛС․
- Период, за который предоставляются сведения – указываются два предшествующих года и текущий год․
- Таблица с начислениями – колонки: месяц, сумма заработной платы, сумма иных выплат, всего начислено, сумма начисленных страховых взносов (ПФР, ФСС, ОМС)․
- Подпись уполномоченного лица – должность, ФИО (можно указать только инициалы и фамилию), печать организации․
- Дата выдачи справки․
Примечание: личные данные (полный ФИО, домашний адрес, номер телефона) в справке не являются обязательными для раскрытия третьим лицам; при необходимости их можно скрыть или заменить на инициалы․
Пошаговая инструкция получения справки
- Подготовьте заявление․ Хотя законодательно не установлено единой формы заявления, рекомендуется использовать шаблон:
Заявление о выдаче справки о сумме заработной платы и иных выплат
Я, [ФИО], родившийся [ДД․ММ․ГГГГ], СНИЛС [номер], работавший(ая) в организации [название] с [дата приёма] по [дата увольнения], прошу выдать справку о сумме заработной платы и иных выплат за два календарных года, предшествующих году прекращения работы, и текущий календарный год․
- Подайте заявление в бухгалтерию или кадровый отдел вашего бывшего работодателя․ Можно сделать это лично, почтой с уведомлением о вручении или через электронный документооборот (если таковой настроен)․
- Получите подтверждение приёма заявления (входящий номер, дата получения)․ Это защитит вас от возможных задержек․
- Ожидайте подготовки справки․ По закону работодатель обязан выдать документ в течение трех рабочих дней* с момента получения заявления* (ст․ 62 ТК РФ)․ Если срок нарушен, можно подать жалобу в трудовую инспекцию․
- Получите готовую справку․ Проверьте:
- соответствие периода;
- полноту сумм (заработная плата + иные выплаты);
- наличие подписи, печати и даты;
- отсутствие ошибок в ИНН/КПП организации․
- При необходимости сделайте копию и заверьте её у нотариуса (если требуется для подачи в государственные органы)․
Особенности получения справки при ликвидации организации
Если работодатель ceased to exist, действуйте следующим образом:
- Узнайте, есть ли правопреемник (например, организация, которая приняла активы и обязательства ликвидированного предприятия)․ Обратитесь к нему с тем же заявлением․
- Если правопреемника нет, направьте запрос в архив бывшего работодателя (часто хранится в региональном управлении по делам архивов)․
- В случае отсутствия архивных данных, обратитесь в территориальный орган СФР с запросом о предоставлении сведений из лицевого счёта застрахованного лица․ СФР вправе запродить информацию у налоговой службы и Пенсионного фонда․
- Как альтернатива – воспользуйтесь сервисом «Госуслуги»: в личном кабинете можно заказать выписку из индивидуального лицевого счёта (форма СЗИ‑М), которая содержит сведения о начисленных страховых взносах и, косвенно, о заработке․
Что делать, если работодатель отказывает в выдаче справки?
Отказ неправомерен․ Действуйте так:
- Получите письменный мотивированный ответ (если его нет – фиксируйте факт отказа через свидетелей или запись разговора)․
- Направьте претензию в трудовую инспекцию по месту регистрации организации (можно подать онлайн через сайт Роструда)․
- При необходимости обратитесь в суд с иском о выдаче справки и компенсации морального вреда (ст․ 237 ТК РФ)․
- Одновременно можно запросить сведения в СФР или налоговой – они часто предоставляют выписки, которые могут заменить справку для некоторых целей (например, для пособия по безработице)․
Пример заполненной справки (схема)
Ниже представлен условный пример, где личные данные заменены на обозначения․
ООО «Пример»
ИНН ### КПП ###
г․ Москва, ул․ Примерная, д․ 10
СПРАВКА
о сумме заработной платы и иных выплат
за два календарных года, предшествующих году прекращения работы
и текущий календарный год
Сотрудник: Иванов И․И․
Дата рождения:
СНИЛС: 123-456-789 00
Период: – (два предшествующих года)
Текущий год: – (по дате обращения)
┌─────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┬─────────────┐
├─────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ 01 │ 45 000 │ 5 000 │ 50 000 │ 6 500 │
│ 02 │ 46 000 │ 4 500 │ 50 500 │ 6 565 │
│ … │ … │ … │ … │ … │
│ 12 │ 48 000 │ 6 000 │ 54 000 │ 7 020 │
├─────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
├─────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
│ Текущий год (по ) │ 360 000 │ 40 000 │ 400 000 │ 52 000 │
├─────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┼─────────────┤
└─────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┴─────────────┘
Выдано: ___________________ / ___________________
(должность) (подпись, расшифровка)
М․П․
При реальном оформлении используйте официальный бланк формы № 637н (можно скачать с сайта Минтруда или КонсультантПлюс)․
Полезные ссылки и ресурсы
- Приказ Минтруда России от № 637н – КонсультантПлюс (доступ по подписке)․
- Образец заявления на выдачу справки – раздел «Кадровая служба и управление персоналом» в журнале «Кадровое дело» (№ 1, 2024)․
- Сервис «Госуслуги» – запрос выписки из ИЛС (форма СЗИ‑М): gosuslugi․ru․
- Контакты территориальных органов СФР: fr․gov․ru․
- Онлайн‑консультант по трудовому праву – trudvsem․ru․
Получение справки о сумме заработной платы и иных выплат – процедура, регламентированная трудовым законодательством и нормативными актами Минтруда․ Главное – правильно оформить заявление, знать сроки выдачи (три рабочих дня) и знать, куда обращаться, если работодатель ликвидирован или отказывает в выдаче документа․ При соблюдении указанных шагов вы получите документ, пригодный для подачи в Пенсионный фонд, службу занятости, банки и другие учреждения, требующие подтверждения доходов․
Помните: личные данные (полный ФИО, домашний адрес, телефон) в справке не являются обязательными для раскрытия третьим лицам; при необходимости их можно скрыть или заменить на инициалы, что соответствует требованиям конфиденциальности․