Справка о среднесписочной численности (ССЧ) – это официальный документ, подтверждающий количество сотрудников организации за определённый период. Она часто требуется при участии в государственных закупках, подаче налоговой отчётности, получении субсидий и в других случаях, когда необходимо подтвердить трудовой потенциал предприятия.

Нормативная база

• Приказ Минтруда России от № 403н «Об утверждении формы справки о среднесписочной численности работников» (КНД 1110018).
• Федеральный закон «О бухгалтерском учёте» (ст. 12) – определяет порядок расчёта среднесписочной численности.
• Постановление Правительства РФ от № 371 «О порядке предоставления сведений о среднесписочной численности работников» (применяется при закупках).

Когда требуется справка о ССЧ

1. Участие в электронных аукционах и конкурсах (заказчики часто запрашивают ССЧ за последний завершённый квартал).
2. Подача налоговой декларации по НДС и налогу на прибыль (в некоторых случаях).
3. Получение государственной поддержки, грантов, субсидий.
4. Внутренний контроль и анализ персонала (планирование численности, оптимизация штата).
5. Предоставление информации контрагентам по их запросу (например, при заключении долгосрочных договоров).

Структура справки (форма КНД 1110018)

Справка состоит из следующих блоков:

• Шапка документа – название организации, её ИНН/КПП, юридический адрес, дата выдачи справки.
• Период, за который рассчитывается среднесписочная численность (например, «за 2024 год» или «за I‑квартал 2025 года»).
• Основные показатели:
  • Среднесписочная численность работников за указанный период (целое число с одной десятичной цифрой, например, 124,5).
  • Вид численности (среднесписочная).
• Разбивка по категориям (по желанию):
  • По профессиональным группам (рабочие, специалисты, руководители).
  • По видам занятости (полная занятость, неполная, совместительство).
  • По уровню квалификации (высшее, среднее профессиональное, без квалификации).
• Подпись и расшифровка – руководитель организации (или уполномоченное лицо), его должность, ФИО, дата подписи, печать организации (при наличии).

Как рассчитать среднесписочную численность

Согласно методике, среднесписочная численность за период определяется по формуле:

ССЧ = (Σ Численность на каждый день календарного месяца) / Количество дней в периоде

Для практического расчёта удобно использовать ежемесячные данные:

1. Собрать численность работников на последний день каждого месяца периода (включая внешних совместителей, если они учитываются в штате).
2. Сложить полученные значения.
3. Разделить сумму на количество месяцев в периоде.
4. Округлить результат до одной десятичной цифры (по правилам математики).

Пример расчёта за 2024 год:

• Численность на  – 120 человек
• Численность на  – 122 человека
• …
• Численность на  – 130 человек
• Сумма = 1 460 человек
• ССЧ = 1 460 / 12 ≈ 121,7 человек

Образец заполнения справки

Ниже представлен типовой шаблон, который можно скопировать в текстовый редактор и заполнить своими данными. Все персональные данные (ФИО, телефоны, адреса) заменены обозначениями […].

СПРАВКА
о среднесписочной численности работников

Наименование организации: [Полное наименование организации]
ИНН: [ИНН] КПП: [КПП]
Юридический адрес: [Юридический адрес]
Дата выдачи: «__» __________ 20__ г.

Период, за который рассчитывается среднесписочная численность: 
с «01» __________ 20__ г. по «31» __________ 20__ г.
Среднесписочная численность работников: [Число с одной десятичной цифрой] человек
Вид численности: среднесписочная

Разбивка по профессиональным группам (по желанию):

 
Рабочие – [число] человек
 
Специалисты – [число] человек
 
Руководители – [число] человек

Подпись: _____________________ / [Ф.И.О. руководителя] /
Должность: [Должность]
Расшифровка подписи: [Ф.И.О. полностью]
М.П. (при наличии печати)

Особенности оформления

• Справка оформляется на листе формата А4, шрифт Times New Roman, размер 14 pt, межстрочный интервал 1,5.
• Все реквизиты организации должны соответствовать данным из ЕГРЮЛ/ЕГРИП.
• Срок годности справки не установлен законодательно; документ считается действительным на дату его выдачи. Однако заказчики часто требуют, чтобы справка была выдана не позднее чем за 3 месяца до подачи заявки.
• При подаче в электронном виде допускается скан‑копия с подписью и печатью (или электронная подпись, если organisation использует ЭДО).

Частые ошибки при заполнении

1. Неправильный период – указание календарного года вместо требуемого квартала или наоборот.
2. Отсутствие разбивки по категориям, когда она обязательна по условиям тендера.
3. Округление до целого числа вместо одной десятичной цифры (например, 122 вместо 122,3).
4. Неподписанная справка или отсутствие расшифровки подписи.
5. Использование устаревшей формы (например, бланка, отменённого приказом Минтруда).

Где получить бланк и пример заполнения

Официальный бланк формы КНД 1110018 можно скачать бесплатно с порталов:

• Система «КонсультантПлюс» – раздел «Формы и бланки» → КНД 1110018.
• Сайт ФНС России – раздел «Информация для налогоплательщиков» → «Справки и подтверждения».
• Порталы государственных закупок (например, zakupki.gov.ru) часто предоставляют шаблон в разделе «Требования к участникам».

Справка о среднесписочной численности работников – важный документ, подтверждающий трудовой потенциал организации. Правильное её оформление и своевременное предоставление позволяют избежать отказа в участии в закупках, снизить риски штрафов со стороны контролирующих органов и упростить внутренний анализ персонала. Следуя представленному шаблону и методике расчёта, вы сможете быстро и без ошибок подготовить требуемый документ.