Справка о периоде работы (службы), это официальный документ, подтверждающий трудовой стаж и конкретные даты пребывания сотрудника в организации. Она требуется для назначения пенсий, получения социальных выплат, оформления виз, получения льгот и во многих других жизненных ситуациях. В статье подробно разберем, какие формы используются в 2024–2026 годах, как правильно заполнить документ, какие сроки выдачи установлены законом и на что обратить внимание кадровику.

Нормативная база: какие формы действуют сейчас

Вопрос о том, какую именно форму использовать, часто вызывает путаницу. На текущий момент (сентябрь 2026 г.) ситуация следующая:

• Единой обязательной унифицированной формы для всех работодателей РФ не существует. Ранее применялась форма № 182-н (утв. Приказом Минтруда РФ от № 74), но она потеряла силу для коммерческих организаций после вступления в действие Трудового кодекса РФ, который не предписывает строгие бланки для справок (ст. 62 ТК РФ).
• Государственные и бюджетные организации, а также ведомства часто обязаны использовать формы, утвержденные профильными министерствами или ведомственными приказами (например, Приказ Минтруда России от № 85н для некоторых категорий госслужащих).
• Для Республики Беларусь действуют типовые формы, утвержденные постановлением Министерства труда и социальной защиты (например, «Справка о периоде работы, службы» по Приложению 2 к Положению о порядке ведения трудовых книжек).
• Практика Пенсионного фонда (СФР): Для расчета страхового стажа СФР принимает справки в свободной форме, если они содержат обязательные реквизиты, установленные Постановлением Правительства РФ от № 1015 (ред. от ) «Об утверждении Правил подсчета и подтверждения страхового стажа для установления страховых пенсий».

Обязательные реквизиты справки (согласно ст. 62 ТК РФ и Постановлению № 1015)

Чтобы справка имела юридическую силу и была принята СФР, банком, консульством или иной инстанцией, она обязана содержать следующие сведения:

1. Наименование документа: «Справка о периоде работы» или «Справка о трудовой деятельности».
2. Полное и сокращенное наименование организации-работодателя (как в Уставе/Свидетельстве о регистрации).
3. ИНН/КПП организации.
4. Ф.И.О. работника (полностью, без сокращений).
5. Дата приема на работу (число, месяц, год).
6. Дата прекращения трудового договора (если работник уволен) или указание «по настоящее время» (если работает).
7. Должность(и) по трудовому договору (с указанием периодов работы на каждой должности, если были переводы).
8. Реквизиты приказа (распоряжения) о приеме на работу (номер, дата).
9. Реквизиты приказа об увольнении/переводе (номер, дата, основание — статья ТК РФ).
10. Сведения о периоде работы по ГПХ-договорам (если применимо и требуется для стажа, ссылаясь на Постановление № 1015, п. 13).
11. Подпись руководителя (или уполномоченного лица) с расшифровкой.
12. Подпись кадровика/специалиста, составившего справку, с телефоном для связи.
13. Дата выдачи справки.
14. Печать организации (если она используется; для ИП печать не обязательна, но желательна).

Типовые ситуации и примеры заполнения

Стандартная справка для СФР (подтверждение стажа)

Если сотруднику нужно подтвердить общий период работы в организации (например, для ветерана труда или назначения пенсии), достаточно указать даты приема и увольнения и реквизиты приказов.

Пример заполнения (на основе судебной практики и рекомендаций КонсультантПлюс/Главбух):

СПРАВКА
о периоде работы

Выдается гражданину [ФИО полностью], что он(а) работал(а) в [Полное название ООО/АО/ИП]:

• с 25 февраля 2024 г. по 13 мая 2026 г. в должности заместителя главного бухгалтера;
  Основание: приказ о переводе на другую работу от № 12-к; приказ об увольнении от № 15-к (п. 3 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Данная справка выдана для предоставления в Социальный фонд России.
Директор _____________ / [ФИО директора] /
Кадровик _____________ / [ФИО кадровика] / Тел.: [Телефон]
Дата выдачи: «___» _____________ 202_ г.
[М.П. Печать организации]

Справка для визы / банка / иного учреждения (с указанием зарплаты)

Часто требуется «Справка с места работы по форме учреждения» или «Справка о доходах». Здесь к периоду работы добавляются сведения о заработной плате.

• Срок действия: Как правило, 2 недели (14 календарных дней) с даты выдачи, если иное не установлено запрашивающей стороной.
• Включает: среднемесячный заработок за последние 3–12 месяцев, выплаченные суммы, удержанный НДФЛ.

Справка для получения доп. выходных по уходу за ребенком-инвалидом

Согласно материалам «Кадровой службы» (2024, № 8), другому родителю (опекуну) может потребоваться справка о том, что он не использовал дополнительные оплачиваемые выходные дни в данном календарном месяце. В справке указывается период работы и факт неиспользования права.

Порядок выдачи и сроки (ст. 62 ТК РФ)

• Основание: Письменное заявление работника (или бывшего работника). Устная просьба нефиксирована — лучше требовать заявление для защиты работодателя.
• Срок выдачи: Не позднее 3 рабочих дней с дня обращения (ч. 2 ст. 62 ТК РФ).
• Стоимость: Бесплатно.
• Способ выдачи: Лично под роспись, почтой (заказным письмом с вложением), через ЭДО (если сотрудник согласен), доверенному лицу по доверенности.
• Отказ недопустим: Работодатель не имеет права отказать в выдаче справки, в т.ч. если у работника есть задолженность перед организацией.

Особенности оформления в 2024–2026 годах (важные нюансы)

Электронный трудовые книжки (ЭТК) и СФР

С 2020 года основным подтверждением стажа является запись в ЭТК (СФР). Справка из организации требуется, если:

• В ЭТК есть ошибки (неверные даты, должности).
• Работа была до 2020 г. и не перенесена в ЭТК корректно.
• Работа по ГПХ-договорам (подтверждается договором + справкой/актом).
• Требуется подтверждение периода для специфических целей (виза, банк, судебный иск).

Исправление ошибок в стаже

Если СФР прислал уведомление о несоответствии стажа, работодатель обязан выдать уточняющую справку. Важно ссылаться на Постановление № 1015: периоды работы по ГПХ-договорам подтверждаются самим договором, а справка служит дополнением.

Судебная практика (определение Девятого КСОЮ от № 88-608/2024)

Суды обращают внимание: в справке обязательно должен быть прописан период работы в компании и дата выдачи характеристики/справки. Отсутствие даты выдачи или периода делает документ недействительным для судебных целей.

Работа в Беларуси (для кросграничных кадров)

Если организация работает по договорам с гражданами РБ или имеет филиалы там, используются бланки Минтруда РБ («Справка о периоде работы, службы» по Приложению 2). Они строго типизированы и отличаются от российской практики свободной формы.

Типичные ошибки кадровиков (чек-лист «Что проверить перед печатью»)

Образец бланка для утверждения в ЛНА (Локальном нормативном акте)

Рекомендуемый текст для Положения о кадровом делопроизводстве:

УТВЕРЖДЕН
Приказом Генерального директора
ООО «Название»
от «___» ________ 202_ г; № _____

БЛАНК СПРАВКИ О ПЕРИОДЕ РАБОТЫ

ООО «Название»
ИНН ___________ КПП ___________
Адрес: ___________________________
Тел.: ___________________________

---

СПРАВКА
о периоде работы (трудовой деятельности)

Выдается гражданину: ________________________________________________________
(Фамилия, Имя, Отчество полностью)

Дата рождения: ________________

что ________________________________________________________ работал(а) в ООО «Название»

в период с ________________ по ________________

Должность(и): ________________________________________________________

Основания (приказы):
О приеме: Приказ № ____ от ___________
О переводе/увольнении: Приказ № ____ от ___________ (п. __ ч; __ ст. __ ТК РФ)

Примечание: При работе на нескольких должностях периоды указываются построчно для каждой.

Справка выдана для предоставления в ________________________________________________________

---

Директор ООО «Название»
Подпись: _____________ / ________________________________________________________ /

Составил(а): Кадровик / HR-менеджер
Подпись: _____________ / ________________________________________________________ /
Тел. для справок: ________________________________________________________

«___» _________________ 202_ г.
[М.П.]

Ответы на частые вопросы (FAQ)

Нужна ли печать на справке в 2026 году?

Для юрлиц — да, рекомендуется (хотя ГК РФ не требует печати обязательно, банки и СФР привыкли ее видеть). Для ИП — печать не обязательна, достаточно подписи ИП.

Можно ли выдать справку электронно (ЭЦП/ЭДО)?

Да. Если сотрудник согласен получать документы в электронном виде (есть заявление/согласие), справка, подписанная квалифицированной ЭЦП руководителя/кадровика, имеет полную юридическую силу (ст. 62 ТК РФ, ФЗ-63 «Об электронной подписи»).

Что делать, если организация ликвидирована?

Справку выдает правопреемник или архив, в который передано дело (государственный архив или архив правопреемника). Обращаться нужно в архив по месту нахождения ликвидированной организации.

Обязан ли работодатель выдавать справку в форме, установленной запрашивающей организацией (банк, консульство)?

Работодатель не обязан закупать чужие бланки. Он выдает справку на своем бланке с необходимыми данными. Если банк требует свою форму — это их внутреннее требование, законом не закрепленное. Однако на практике кадровики часто заполняют принесенную форму, если она не противоречит закону.

Как оформить период работы по ГПХ (гражданско-правовому договору)?

По Постановлению № 1015 период подтверждается самим договором и актами приема-передачи. Справка из организации выдается только если договор не сохранен или для судебного оспаривания. В справке указывается: «Работал(а) по ГПХ договору № ___ от ___ в период с ___ по ___».

Резюме

Справка установленного образца о периоде работы в 2026 году — это документ свободной формы (для коммерческих организаций РФ), но с строго обязательным набором реквизитов (ФИО, даты, должности, приказы, подписи, дата выдачи). Ключевые правила:

• Выдача в течение 3 рабочих дней по заявлению.
• Использование своего бланка с реквизитами организации.
• Обязательное указание реквизитов приказов (приема, перевода, увольнения).
• Учет требований Постановления № 1015 для пенсионных целей.
• Возможность выдачи в электронном виде по согласованию с сотрудником.

Грамотное оформление справки экономит время сотрудника (не придется идти в СФР/суд с жалобами на ошибки) и защищает работодателя от претензий инспекций и судов. Рекомендуеться закрепить единый бланк и порядок заполнения во внутреннем документе организации.

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Постановление Правительства № 1015, практика СФР и судов) и информационных материалов справочно-правовых систем (КонсультантПлюс, Главбух) на . Данная информация носит справочный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.