Справка о кадровых ресурсах, это официальный документ, подтверждающий квалификационный состав, численность и компетенции сотрудников организации. Она является обязательным приложением к заявке на участие в закупках (тендерах по 44-ФЗ и 223-ФЗ), при заключении крупных контрактов, получении лицензий, СРО-допусков, а также для представления в банки и к инвесторам.

В данной статье мы подробно разберем структуру документа, правовые основания, правила заполнения в соответствии с законодательством о персональных данных (152-ФЗ) и предоставим универсальный образец для использования в 2024–2026 годах.

Правовые основания и назначение документа

Единой утвержденной государством формы справки о кадровых ресурсах не существует (в отличие от формы № 2-НДФЛ или Т-2). Организация разрабатывает бланк самостоятельно, руководствуясь:

• Трудовым кодексом РФ (ТК РФ) — статьи 62, 65 (трудовая функция, квалификация).
• Федеральным законом № 44-ФЗ «О контрактной системе» и 223-ФЗ «О закупках отдельных видов товаров…», требования к обеспеченности участника закупки кадровыми ресурсами (п. 4 ч. 1 ст. 22 44-ФЗ, п. 4 ч. 1 ст. 20 223-ФЗ).
• Федеральным законом № 152-ФЗ «О персональных данных» — обязательное соблюдение режима защиты ПДн при передаче данных третьим лицам (заказчику закупки).
• Профильными приказами Минстроя, Минпромторга, Ространснадзора (для лицензирования и СРО).

Основные случая запроса справки:

1. Участие в электронных торгах (подтверждение соответствия критерию «Обеспеченность кадровыми ресурсами»).
2. Получение/продление лицензий (медицинская, образовательная, фармацевтическая деятельность).
3. Вступление в СРО (саморегулируемые организации строителей, проектировщиков, изыскателей).
4. Кредитование и инвестиции (оценка банком платежеспособности и стабильности бизнеса).
5. Аттестация предприятия (военная приемка, гостайна, секретные производства).

Структура и обязательные реквизиты справки

Документ оформляется на фирменном бланке организации (с логотипом, полным наименованием, ИНН/КПП, ОГРН, юридическим адресом, контактным телефоном и email).

Обязательные блоки информации:

Детальное заполнение табличной части (Образец колонок)

Согласно практике тендерных комиссий и требованиям КонсультантПлюс/Гарант, таблица должна содержать следующие столбцы. Внимание: в публичных версиях документов (для ЕИС, сайтов закупок) персональные данные сотрудников подлежат маскировке в соответствии со ст. 152-ФЗ.

Рекомендуемый набор колонок:

1. № п/п — порядковый номер.
2. ФИО сотрудника — В публичной версии: только инициалы (Иванов И.И.) или полностью замаскировано. Во внутреннем варианте — полностью.
3. Должность / Трудовая функция — в соответствии со штатным расписанием и ЕТКС/Профстандартами.
4. Образование — уровень (высшее, среднее проф.), название ВУЗа/колледжа, год окончания, специальность, номер диплома (последние 4 цифры).
5. Квалификация / Категория / Разряд — если применимо (врачи, сварщики, инженеры, бухгалтеры).
6. Стаж работы по специальности (лет/мес.) — общий и непрерывный.
7. Наличие сертификатов / допусков / лицензий — номер сертификата, срок действия, орган, выдавший документ (например, СРО, Ростехнадзор, Минздрав).
8. Дата приема на работу в данную организацию.
9. Примечание — участие в похожих проектах, знание языков, спец. навыки (BIM, 1С, ГОСТ и т.д.).

Пример заполнения строки (Внутренний вариант / Для заказчика под НДА):

Пример заполнения строки (Публичный вариант / Для ЕИС / Сайта закупки — ПДн замаскированы):

Пошаговый алгоритм подготовки справки

1. Запрос данных у HR-отдела / Кадровой службы. Выгрузка из 1С:ЗУП, «Мой Офис», SAP или Excel-реестра сотрудников.
2. Фильтрация персонала. В справку включаются только ключевые сотрудники, релевантные предмету закупки/деятельности (РП, ГИП, технологи, сварщики, врачи, бухгалтеры). Уборщицы, охрана, водители (если не перевозка) — обычно исключаются, если не требует заказчик.
3. Проверка актуальности документов. Срок действия сертификатов, допусков, медицинских книжек, прохождения ППО (проверки профессиональных знаний). Просроченные документы указывать нельзя.
4. Согласование с сотрудниками (ст. 152-ФЗ). Получение письменного согласия на обработку и передачу ПДн третьему лицу (заказчику/ЭТП). Без согласия ФИО в открытую публиковать запрещено.
5. Формирование таблицы в Word/Excel. Перенос на фирменный бланк.
6. Подписание руководителем. Только Генеральный директор или лицо, действующее на основании Устава/Доверенности.
7. Сканирование и отправка; В формате PDF (с текстовой прослойкой для поиска) или XML/JSON (для ЕИС/ЭТП).

Типовые ошибки, ведущие к отказу в допуске к торгам

• Отсутствие фирменного бланка (белый лист с текстом).
• Подписал не уполномоченное лицо (например, менеджер по продажам без доверенности).
• Несоответствие профстандартам (должность «Инженер», а требуется «Инженер-технолог» по профстандарту).
• Просроченные сертификаты/допуска на дату подведения итогов закупки.
• Указание уволенных сотрудников (данные должны быть актуальны на дату составления справки).
• Нарушение 152-ФЗ — публикация полных ФИО, номеров паспортов, СНИЛС, адресов регистрации в открытом доступе.
• Расхождение с ЕГРЮЛ (неверный ИНН, наименование, адрес в шапке).

Особенности для СРО и Лицензирования (Минстрой, Ространснадзор, Ростехнадзор)

Для вступления в СРО или получения лицензии требования жестче:

• Требуется полный штат (не только ключевые, а все нанятые по штатному расписанию).
• Обязательно наличие РП (Руководитель производства) и ГИП (Главный инженер проекта) с соответствующими свидетельствами НРС/НОСТРОЙ.
• Приложение копий дипломов, сертификатов, трудовой книжки (копии первых страниц и страниц с записями о работе) — только в пакет документов для СРО/Лицензии, не в тендерную заявку 44-ФЗ (там только справка).
• Справка должна быть подписана Руководством и Главным бухгалтером (часто требуется).

Автоматизация и хранение

Для компаний, регулярно участвующих в закупках (более 10–20 в год), ручное заполнение неэффективно. Рекомендуеться:

• Ведение единого реестра кадровых ресурсов в 1С:ЗУП или специализированном ПО (Тендер-менеджмент, Контрагент, собственные разработки).
• Настройка шаблона отчета с автозаполнением из базы HR.
• Хранение истории версий справок (для аудита и защиты от обжалований).
• Интеграция с ЕИС для автозагрузки XML-схемы (форма 2.11 для 44-ФЗ или форма заказчика для 223-ФЗ).

<div style="text-align:center; border-bottom: 2px solid #000; padding-bottom: 10px; margin-bottom: 20px;">
 <p style="font-weight:bold; font-size:1.2em; margin:0;">ОБЩЕСТВО С ОГРАНИЧЕННОЙ ОТВЕТСТВЕННОСТЬЮ «ВЕКТОР-СТРОЙ»</p>
 <p style="margin:2px 0;">ИНН 77XXXXXXXX / КПП 77XXXXXX / ОГРН 1XXXXXXXXXXXXXX</p>
 <p style="margin:2px 0;">123456, г. Москва, ул. ###, д. 10, офис 5</p>
 <p style="margin:2px 0;">Тел.: +7 (495) XXX-XX-XX | E-mail: info@example.ru</p>
</div>

<h2 style="text-align:center; text-decoration:underline; margin-top:30px;">СПРАВКА О КАДРОВЫХ РЕСУРСАХ</h2>

<p style="text-align:right; margin-top:20px;">№ исх. 45-ОД/2026 от <b>10</b> сентября <b>2026</b> г.</p>

<p style="margin-top:30px;">Настоящей подтверждаю, что в штате ООО «Вектор-Строй» на <b></b> г. числится <b>42</b> сотрудника, из них ключевые специалисты для исполнения контрактов строительного направления перечислены ниже.</p>

<!-- ЗДЕСЬ ВСТАВЛЯЕТСЯ ТАБЛИЦА (см. пример выше) -->

<br><br>

<p><b>ИТОГО по организации:</b></p>
<ul>
 <li>Общая численность: 42 чел.</li>
 <li>Имеющих высшее проф. образование: 28 чел. (66%)</li>
 <li>Имеющих среднее проф. образование: 10 чел. (24%)</li>
 <li>Средний стаж работы по специальности: 11,5 лет</li>
 <li>Наличие допусков к гостайне: 3 сотрудника</li>
</ul>

<br><br>

<table style="width:100%; border:none;">
 <tr>
 <td style="width:50%; vertical-align:bottom; border:none;">
 <p><b>Генеральный директор</b></p>
 <p>________________ / <b>Иванов И.И.</b> /</p>
 <p>М.П.</p>
 </td>
 <td style="width:50%; vertical-align:bottom; border:none; text-align:right;">
 <p><b>Руководитель кадровика</b></p>
 <p>________________ / <b>Петрова М.В.</b> /</p>
 <p>Тел.: +7 (495) XXX-XX-XX (доб. 105)</p>
 </td>
 </tr>
</table>

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Вопрос: Обязательно ли ставить печать?

С 2015 года печать для ООО и АО не обязательна (ст. 2 ФЗ «Об ООО», ст. 2 ФЗ «Об АО»), если Уставом не предусмотрено иное. Однако заказчики закупок и СРО часто требуют печать как элемент делового оборота. Лучше поставить, если она есть.

Вопрос: Можно ли сдать справку без подписи Главбуха?

Для 44-ФЗ и 223-ФЗ подпись только Генерального директора (или доверенного лица) достаточна. Подпись главбуха нужна для СРО, лицензий Минстроя, банков.

Вопрос: Как быть, если сотрудник уволился вчера, а справку сдаем сегодня?

Справка должна отражать реальное состояние на дату составления. Уволенного сотрудника включать нельзя — это фальсификация (основание для отказа в допуске/расторжения контракта). Наняйте замену или укажите текущий штат.

Вопрос: Требуется ли нотариальное заверение перевода для иностранных специалистов?

Да, если диплом/сертификат на иностранном языке — нужен нотариально заверенный перевод. В справке указываются данные переведенного документа.

Вопрос: Можно ли использовать справку, составленную 3 месяца назад?

Заказчики обычно требуют справку, составленную не ранее 30 календарных дней до даты подачи заявки (проверяйте документацию закупки). Устаревшая справка — риск отказа.

Грамотно составленная справка о кадровых ресурсах — это не просто формальность, а инструмент доказательства вашей компетенции. Ключевые принципы успеха:

1. Актуальность данных на дату подачи.
2. Соответствие квалификации требованиям закупки/лицензии/СРО (Профстандарты, ЕТКС).
3. Юридическая чистота, соблюдение 152-ФЗ (маскировка ПДн в публичных версиях, наличие согласий).
4. Оформление на бланке с подписью уполномоченного лица.

Используйте приведенные выше таблицы и алгоритм как чек-лист перед каждой закупкой. Автоматизируйте процесс через HR-системы, чтобы минимизировать риск ошибок и экономить время кадровиков и руководства.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. При подготовке документов для конкретной закупки или лицензии рекомендуется проконсультироваться с юристом профильной организации.