Соглашение об электронном документообороте (ЭДО) регулирует порядок обмена электронными документами между сторонами‚ определяет требования к электронной подписи‚ хранению‚ защите информации и ответственность сторон. Ниже представлен типовой шаблон соглашения с пояснениями‚ где персональные данные (ФИО‚ телефоны‚ адреса) заменены на маскирующие обозначения.

Преамбула

Настоящее Соглашение об электронном документообороте (далее – Соглашение) заключено «___» __________ 20__ г. между:

• [Полное наименование организации‑заказчика]‚ далее Заказчик‚ в лице ______________________________‚ действующего на основании ______________________________;
• [Полное наименование организации‑исполнителя]‚ далее Исполнитель‚ в лице ______________________________‚ действующего на основании ______________________________.

В дальнейшем Заказчик и Исполнитель совместно именуются Стороны‚ а по отдельности – Сторона.

Предмет соглашения

Стороны устанавливают порядок обмена электронными документами (счета‑фактуры‚ акты‚ накладные‚ договоры и иные документы)‚ возникающими в ходе исполнения основного договора № ____ от «___» __________ 20__ г.

Обмен документами осуществляется с использованием информационной системы ЭДО‚ соответствующей требованиям Федерального закона № 63‑ФЗ «Об электронной подписи» и иных нормативных актов РФ.

Формат и требования к электронным документам

• Электронные документы формируются в форматах PDF/A‑3‚ XML (согласно утвержденным схемам) либо иных форматах‚ согласованных Сторонами в письменном виде.
• Каждый электронный документ должен сопровождаться квалифицированной электронной подписью (КЭП) уполномоченного представителя Стороны‚ выданной аккредитованным удостоверяющим центром.
• Размер передаваемого файла не должен превышать 20 МБ. При необходимости передачи больших объемов данные разбиваются на части с указанием номера части и общего количества.

Порядок обмена документами

1. Отправляющая Сторона формирует электронный документ‚ подписывает его КЭП и направляет через защищенный канал (SFTP‚ AS2‚ веб‑портал ЭДО) принимающей Стороне.
2. Принимающая Сторона в течение одного (1) рабочего дня с момента получения подтверждает факт приема путем направления электронного извещения о получении (ЭИОП) с собственной КЭП.
3. В случае обнаружения ошибок или несоответствий принимающая Сторона направляет мотивированное замечание в течение двух (2) рабочих дней. Отправляющая Сторона обязана устранить замечания и направить исправленный документ в течение трех (3) рабочих дней.

Хранение и архивирование электронных документов

Стороны обязуются хранить электронные документы и подтверждающие их электронные подписи в течение срока‚ установленного законодательством РФ (не менее пяти (5) лет с даты последнего действия документа)‚ либо иного срока‚ предусмотренного основным договором.

Хранение осуществляется на сертифицированных носителях (сертифицированные СХД‚ облачные сервисы с уровнем защиты не ниже Класса защиты 1Б) с обеспечением целостности‚ доступности и конфиденциальности информации.

Конфиденциальность

Стороны обязуются не раскрывать третьим лицам информацию‚ полученную в рамках настоящего Соглашения‚ без предварительного письменного согласия другой Стороны‚ за исключением случаев‚ предусмотренных законом.

Обязанность по сохранению конфиденциальности сохраняется после расторжения или прекращения действия Соглашения на срок три (3) года.

Ответственность сторон

• За нарушение сроков направления электронных документов или подтверждений о получении виновная Сторона уплачивает штраф в размере 0‚1% от суммы неоплаченного документа за каждый день просрочки‚ но не более 10% от указанной суммы.
• За утрату‚ повреждение или несанкционированное раскрытие конфиденциальной информации виновная Сторона возмещает реальный ущерб‚ а также уплачивает штраф в размере 100 000 рублей (или иную сумму‚ согласованную Сторонами).
• Ответственность за недействительность электронной подписи несет Сторона‚ предоставившая такую подпись.

Срок действия и порядок расторжения

Настоящее Соглашение вступает в силу с момента его подписания обеими Сторонами и действует до момента выполнения всех обязательств по основному договору‚ либо до его расторжения.

Соглашение может быть расторгнуто по согласию Сторон либо в одностороннем порядке при нарушении условий Соглашения одной из Сторон‚ если такое нарушение не устранено в течение десяти (10) рабочих дней* после получения письменного претензионного письма.

При расторжении Стороны обязаны обеспечить передачу друг другу всех электронных документов и подтверждающих их подписей‚ находящихся на их стороне‚ в течение пяти (5) рабочих дней* после даты расторжения.

Заключительные положения

• Все изменения и дополнения к настоящему Соглашению действительны только при оформлении в письменном виде и подписании уполномоченными представителями Сторон.
• В случае возникновения споров и разногласий‚ связанных с толкованием или исполнением настоящего Соглашения‚ Стороны стремятся решить их путем переговоров. Если переговоры не приведут к согласию в течение тридцати (30) календарных дней**‚ спор передается на рассмотрение суда по месту нахождения Заказчика.
• Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах‚ по одному для каждой Стороны‚ имеющих одинаковую юридическую силу.

Приложение А. Реквизиты Сторон (маскированные)

Примечание: Все персональные данные (ФИО‚ номера телефонов‚ адреса‚ банковские реквизиты) в данном образце намеренно заменены на обобщенные обозначения. При заполнении соглашения необходимо подставить актуальные сведения‚ соблюдая требования конфиденциальности и законодательства о защите персональных данных.