В налоговом учете и отчетности по НДФЛ (налог на доходы физических лиц) два понятия постоянно вызывают вопросы у бухгалтеров и налоговых агентов: сумма исчисленного налога и сумма удержанного налога. Хотя в идеальном мире они должны совпадать‚ на практике расхождения возникают регулярно. Понимание разницы критически важно для правильного заполнения форм 6-НДФЛ‚ 2-НДФЛ и 3-НДФЛ‚ а также для своевременного перечисления налога в бюджет.

Фундаментальное различие: момент возникновения обязательства

Главное отличие кроется в моменте времени и факте хозяйственной жизни‚ который зафиксирован в учетной системе:

• Исчисленный налог (стр. 140 в 6-НДФЛ) — это теоретический расчет. Он возникает в момент начисления дохода (начисления зарплаты‚ премии‚ вознаграждений по ГПХ и т.д.). Налоговый агент определяет налоговую базу‚ применяет вычеты (стандартные‚ социальные‚ имущественные) и рассчитывает сумму налога‚ которую следует удержать. Это сумма «на бумаге» на момент закрытия налогового периода (месяца).
• Удержанный налог (стр. 160 в 6-НДФЛ) — это фактический денежный поток. Он возникает только в момент фактической выплаты дохода в денежной форме работнику (на карту‚ в кассу). Только в этот момент налоговый агент физически удерживает средства у получателя дохода и получает возможность их перечислить в бюджет.

Краткий итог: Исчисляем — когда начислили зарплату (документ «Начисление зарплаты»). Удерживаем — когда выдали зарплату (документ «Выплата зарплаты» / платежное поручение).

Почему в отчетах (6-НДФЛ‚ 2-НДФЛ) суммы не совпадают?

Расхождение между строками 140 (исчислено) и 160 (удержано) в 6-НДФЛ, это нормальная практика‚ а не ошибка. Основные причины:

Разнесение во времени начисления и выплаты (Аванс / Зарплата за прошлый месяц)

Классический пример: зарплата за апрель выплачивается 3 мая.

• Апрель (период начисления): Начислен доход 28 000 руб. -> Исчислен НДФЛ 3 640 руб. (стр. 140 за апрель). Выплаты не было -> Удержано 0 руб. (стр. 160 за апрель).
• Май (период выплаты): Выплачен доход 24 360 руб. (28 000 ⎯ 3 640). -> Удержан НДФЛ 3 640 руб. (стр. 160 за май). Начислений за май в этот момент может не быть.

Результат: В апреле «Исчислено» > «Удержано». В мае «Удержано» > «Исчислено» (если за май начислений не было). Нарастающим итогом за год суммы сойдутся.

Неудержанный налог (доходы в натуральной форме‚ недостаточность средств)

Если работник получил доход в натуральной виде (товары‚ услуги‚ оплата обучения) или сумма выплаты меньше суммы налога (например‚ больничный‚ оплачиваемый ФСС‚ или малая ЗП при большом начислении ранее)‚ налоговый агент не может удержать налог. В 6-НДФЛ это отражается в Разделе 4 (сумма дохода и сумма неудержанного налога). В этом случае исчисленный налог будет больше удержанного нарастающим итогом.

Применение налоговых вычетов «нарастающим итогом»

Стандартные вычеты на детей (ст. 218 НК РФ) предоставляются нарастающим итогом с начала года до достижения лимита (350 000 руб. дохода). Исчисление налога в каждом месяце учитывает накопленную базу и предоставленные вычеты. Если вычет заканчивается в середине года‚ исчисленный налог резко возрастает. Удержание же происходит только при выплате.

Корректировки и перерасчеты

Если в текущем году обнаружилась ошибка за прошлые периоды (например‚ не учли вычет или начислили премию за прошлый год)‚ исчисленный налог меняется в отчете за текущий период (п. 6 ст. 226 НК РФ)‚ а удержание произойдет при следующей выплате.

Отражение в налоговой отчетности (Форма 6-НДФЛ)

С 2024 года (актуально для отчетности за 2025 и 2026 годы) форма 6-НДФЛ имеет четкую структуру разделения этих сумм по разделам и строкам:

Важное правило заполнения 6-НДФЛ (актуальное на 2026 год):

Исчисленный НДФЛ включайте в поле 140 в периоде выдачи (начисления)‚ удержанный налог, в поле 160 в периоде‚ когда выплатите доход в денежной форме и удержите НДФЛ.

Особенности в Справке 2-НДФЛ (выдается работнику)

В справке 2-НДФЛ (форма утверждена Приказом ФНС от № ЕД-7-11/1000@) логика похожа‚ но визуально представлена иначе:

• Строка «Сумма налога исчисленная» — отражает общий расчетный налог за год по данному источнику выплаты.
• Строка «Сумма налога удержанная» — отражает то‚ что реально удержано и перечислено в бюджет за год.

Если работник уволился и неудержанный налог остался‚ в 2-НДФЛ в строке «Сумма налога‚ подлежащая удержанию» (или аналогичной) будет указана сумма долга. Работник обязан оплатить её самостоятельно по квитанции (если сумма > 3000 руб. — через 3-НДФЛ).

Связь с Декларацией 3-НДФЛ (для налогоплательщиков)

Физические лица‚ подающие 3-НДФЛ (например‚ за вычет на покупку жилья)‚ часто путают эти понятия:

• В 3-НДФЛ строка «Сумма налога‚ исчисленная к уплате в бюджет соответствующего уровня» (стр. 140 в листе Д) — это итоговый расчет налога по итогам года после всех вычетов.
• Строка «Сумма налога‚ удержанная налоговыми агентами», это сумма из 2-НДФЛ (удержанная работодателем).
• Разница = Сумма к доплате (или к возврату).

Пример из практики: По 2-НДФЛ удержанный налог 76 515 руб. В 3-НДФЛ исчислена к уплате 20 769 руб. (после вычета на покупку квартиры). Разница 55 746 руб., это сумма к возврату из бюджета.

Практический пример расчета (Сценарий 2026 года)

Предположим: ФОТ за 1 квартал = 90 000 руб. (30 000 × 3 мес). Вычетов нет. Ставка 13% (для резидентов до 5 млн руб. в год). Выплата зарплаты — в следующем месяце.

Январь (Начисление за январь 30 000 руб.)

• Налоговая база: 30 000 руб.
• Исчислен НДФЛ (стр. 140 за янв): 3 900 руб.
• Выплаты в январе нет (аванс не выплачивали или выплатили в феврале).
• Удержан НДФЛ (стр. 160 за янв): 0 руб.

Февраль (Выплата за январь 26 100 руб. + Начисление за февраль 30 000 руб.)

• Удержание из выплаты за январь: 3 900 руб. -> Удержан НДФЛ (стр. 160 за фев): 3 900 руб.
• Начисление за февраль: Исчислен НДФЛ (стр. 140 за фев): 3 900 руб. (Нарастающим итогом за 2 мес: 7 800 руб.)

Март (Выплата за февраль + Начисление за март)

• Удержание за февраль: 3 900 руб. (стр. 160 за мар).
• Начисление за март: 3 900 руб. (стр. 140 за мар).

Апрель (Выплата за март)

• Удержание за март: 3 900 руб. (стр. 160 за апр).
• Начислений за апрель в этом примере нет.

• Исчислено (стр. 140): 11 700 руб.
• Удержано (стр. 160): 11 700 руб.
• Суммы совпали нарастающим итогом.

Типичные ошибки и как их избежать в 2026 году

1. Ошибка: Заполнять строку 160 в месяце начисления‚ а не выплаты.
   Правильно: Строка 160 — только месяц выплаты. Контролируйте дату платежного поручения/кассового ордера.
2. Ошибка: Не отражать неудержанный налог в Разделе 4 при увольнении работника с долгом по НДФЛ.
   Правильно: Обязательно заполняйте Раздел 4 в последнем отчете за год (или за квартал увольнения)‚ указывая сумму дохода и сумму неудержанного налога. Направьте уведомление в налоговую (форма установлена ФНС) в течение 1 года.
3. Ошибка: Путаница между «Исчисленным» в 6-НДФЛ и «Исчисленным к уплате» в 3-НДФЛ.
   Правильно: 6-НДФЛ — это отчет налогового агента по ходу года. 3-НДФЛ — это итоговая декларация физлица по итогам года. Данные 6-НДФЛ (стр. 160) являются основой для заполнения 3-НДФЛ работником.
4. Ошибка: Игнорирование лимита 5 млн руб. для ставки 15%.
   Правильно: Исчисление налога (стр. 140) должно вестись нарастающим итогом с начала года. Как только накопленный доход превышает 5 млн руб.‚ исчисление для превышающей части ведется по 15%. Удержание (стр. 160) следует за этим автоматически при выплате.

Резюме: чек-лист для бухгалтера

• ✅ Исчисление (стр. 140) = Функция «Начисление зарплаты». Дата = конец месяца начисления. Учитывает вычеты нарастающим итогом.
• ✅ Удержание (стр. 160) = Функция «Выплата зарплаты». Дата = день перечисления денег работнику (день списания с расчетного счета или выдачи в кассе).
• ✅ Перечисление (стр. 170) = День перечисления в бюджет (не позднее следующего дня после удержания).
• ✅ Сверка нарастающим итогом: В годовом 6-НДФЛ (и в 2-НДФЛ) сумма исчисленного (стр. 140) должна равняться сумме удержанного (стр. 160) + сумме неудержанного (Раздел 4).
• ✅ Уведомление о неудержанном налоге: Если к концу года (или при увольнении) исчислено > удержанного по конкретному лицу — готовим уведомление в ФНС и выдаем 2-НДФЛ с указанием долга.

Разделение на «исчисленный» и «удержанный» налог — это не бюрократическая прихоть‚ а отражение экономической реальности: обligation (обязательство) возникает при начислении‚ а payment (платеж) — при выплате. Грамотное разделение этих потоков в 6-НДФЛ позволяет налоговому органу видеть полную картину: сколько налога должно было быть удержано‚ сколько реально удержано и перечислено‚ а сколько осталось «висеть» долгом у работника. В 2026 году‚ при сохранении текущей структуры отчетности‚ строгая дисциплина по датам начисления/выплаты остается залогом чистой сдачи отчетности без штрафов и требований на уточнение.