Правильное определение расходов, уменьшающих налоговую базу по налогу на прибыль, — ключевой элемент налогового учета организаций, применяющих общую систему налогообложения (ОСНО). Ошибки в классификации или документообороте ведут к начислению дополнительных сумм налога, штрафов и пени. В данной статье подробно разбираются правила учета расходов в соответствии с Главой 25 Налогового кодекса РФ (НК РФ), актуальные на 2026 год.

Общие принципы учета расходов (ст. 252 НК РФ)

Не любой денежный отток организации признается расходом для налоговых целей. Статья 252 НК РФ устанавливает три обязательных критерия, которые должны выполняться одновременно:

1. Хозяйственная цель: расходы должны быть связаны с получением доходов (реализацией товаров, работ, услуг, имущественных прав) и направлены на осуществление предпринимательской деятельности.
2. Документальное подтверждение: расходы должны быть надлежащим образом документированы (договоры, счета-фактуры, УПД, акты, накладные, чеки ККТ и др.).
3. Обоснованность и рациональность: расходы должны быть экономически обоснованными и рациональными (судовая практика трактует это как соответствие рыночному уровню и необходимости для бизнеса).

Важно: Налогоплательщик самостоятельно определяет состав и структуру расходов, учитываемых для налоговых целей, закрепляя их в учетной политике по налогу на прибыль (п. 1 ст. 313 НК РФ).

Классификация расходов: прямые и косвенные (ст. 254, 255 НК РФ)

Разделение на прямые и косвенные расходы фундаментально, так как определяет момент и порядок их списания.

Прямые расходы (ст. 254 НК РФ)

Списываются в налоговый учет в том налоговом (отчетном) периоде, в котором они возникли (признаются), и относятся к себестоимости реализованных товаров (работ, услуг). К ним относятся:

• Расходы на приобретение товаров (материалов), переданных в обработку или используемых в производстве.
• Расходы на оплату труда персонала, непосредственно участвующего в производстве/оказании услуг, и отчисления на них.
• Амортизация основных средств, используемых в производстве.
• Расходы на услуги сторонних организаций (подрядчиков), непосредственно связанные с производством.
• Иные расходы, прямо связанные с производством конкретной продукции (п. 4 ст. 254 НК РФ — закрытый перечень для производственных организаций).

Методы оценки списываемых запасов: ФИФО, средняя стоимость, стоимость каждой единицы (для уникальных предметов). Метод ЛИФО запрещен с 2008 года.

Косвенные расходы (ст. 255 НК РФ)

Относятся к расходам текущего налогового периода полностью, в полном объеме, в котором они возникли (признаются). Не формируют себестоимость остатков продукции. К ним относятся все расходы, не отнесенные к прямым (управленческие, коммерческие, общехозяйственные и др.).

Особенность для строителей: Если организация занимается строительством (как в примере из запроса), прямые расходы формируются по каждому объекту строительства (ДДС, незавершенное строительство), а косвенные списываются на финансовый результат периода.

Нерасчетные расходы (ст. 270 НК РФ) — «Черный список»

Статья 270 НК РФ содержит исчерпывающий перечень расходов, которые не принимаются к вычету ни при каких обстоятельствах. Основные группы:

• Расходы, не связанные с получением доходов (благотворительность — в пределах норм, представительские — в нормах, социальные — в нормах).
• Расходы на приобретение/создание основных средств, нематериальных активов (они учитываются через амортизацию).
• Дивиденды и доходы по участию в уставных капиталах.
• Проценты по кредитам/займам, превышающие контрольные нормы (тонкая капитализация, ст. 269 НК РФ).
• Штрафы, пени, неустойки, судебные издержки по спорам с бюджетом (кроме случаев выигрыша дела).
• Расходы на приобретение прав требования (цессии), если долг не взыскан в суде/арбитраже.
• НДС, подлежащий восстановлению (ст. 170, 172 НК РФ).
• Расходы на содержание личного имущества собственников/участников.

Ограниченно учитываемые расходы (ст. 264, 265 НК РФ)

Для ряда видов расходов Кодекс устанавливает пределы (нормы) вычета. Сверхнормативная часть не уменьшает налоговую базу.

Вид расходов	Норма вычета (основные пределы)	Статья НК РФ
Представительские расходы	4% от фонда оплаты труда (ФОТ) за налоговый период	п. 2 ст. 264
Расходы на добровольное страхование жизни/здоровья сотрудников (НСЖ)	В совокупности с НПФ — в пределах установленных лимитов (для НСЖ — не более установленного лимита на сотрудника в год)	п. 3 ст. 264
Расходы на курортно-санаторное лечение и оздоровление	В пределах норм, установленных Правительством РФ (для налогоплательщиков, в пределах ФОТ)	п. 4 ст. 264
Расходы на оплату обучения сотрудников	В пределах норм, установленных учетной политикой, но не более сумм, предусмотренных трудовым законодательством	п. 5 ст. 264
Рекламные расходы	1% от выручки от реализации (для большинства), 10%, для производителей пищевых продуктов, лекарств и др.	ст. 265
Расходы на проведение совещаний/собраний	В пределах норм, установленных учетной политикой	п; 19 ст. 264

Специфика учета расходов в строительстве (ФСБУ 26/2020 и ст. 254, 318.1 НК РФ)

Учитывая контекст вашего запроса (строительная организация, переход с УСН на ОСНО), обратите внимание на ключевые моменты:

Момент признания доходов и расходов (ст. 318.1 НК РФ)

Для долгосрочных договоров (строительство, проектирование, НИОКР) налоговая база определяется по мере выполнения работ (стадий). Прямые расходы списываются пропорционально признанному доходу (по стадиям/актам КС-2/КС-3), а не в момент оплаты.

Прямые расходы строителя (п. 4 ст. 254 НК РФ)

К прямым расходам строительной организации обязательно относятся:

• Стоимость материалов, конструкций, оборудования, монтируемых на объекте.
• Расходы на оплату труда строителей и отчисления.
• Амортизация техники/основных средств, задействованных на объекте.
• Работы подрядчиков (субподряд) по данному объекту.
• Расходы на подготовку площадки, инженерные изыскания, проектно-изыскательские работы.
• Аренда техники/помещений непосредственно для объекта.
• Путевые расходы командированных сотрудников на объекте.

Все остальные расходы (офис, управление, реклама, проценты по кредитам — если не капитализируются в стоимость ОС/НМА), косвенные.

Учет НДС в составе расходов (Ответ на вопрос из запроса про авансовый отчет)

Ситуация: Сотрадник по авансовому отчету сдал чек на почтовые расходы с выделенным НДС.

Правило: Для налога на прибыль расходы учитываются всего по сумме, фактически оплаченной (включая НДС), если этот НДС не принят к вычету по НДС (ст. 252, 254, 255 НК РФ).

• Если организация имеет право на вычет НДС по этой почтовой услуге (услуга используется для облагаемых операций), НДС выделяется на счете 19/68, а в расходы на прибыль идет сумма без НДС.
• Если вычет по НДС не предоставляется (услуга для необлагаемых операций, упрощенцы и др.) — в расходы на прибыль идет полная сумма с НДС.

В авансовом отчете сотрудника фиксируется полная сумма чека. Бухгалтер при учете расходов по налогу на прибыль разделит сумму в зависимости от права на вычет НДС.

Процедура перехода с УСН на ОСНО в середине года (Контекст: превышение доходов в октябре 2025)

Если организация утратила право на УСН «Доходы» (6%) с октября 2025 года из-за превышения лимита доходов (п. 6 ст. 346.12 НК РФ), она становится плательщиком налога на прибыль (и НДС) с начала налогового периода, в котором утрачено право (т.е. с 1 января 2025 года).

Ключевые действия:

1. Пересчет налога на прибыль за январь-сентябрь 2025 г.: Необходимо восстановить налоговый учет за 9 месяцев: определить прямые/косвенные расходы, амортизацию, остатки НЗП (ДДС) на и .
2. Амортизация: На УСН амортизация не считалась. На ОСНО ее нужно начислить за все месяцы 2025 года (с 1 января) для основных средств, задействованных в деятельности. Это даст существенный налоговый вычет.
3. НДС: Параллельно возникает обязанность по НДС с начала года. «Входящий» НДС за январь-сентябрь можно вычесть, если есть счета-фактуры/УПД и товары/услуги использованы для облагаемых операций.
4. Декларации: Сдается декларация по налогу на прибыль за 2025 год (итоговая) и декларации по НДС за 1-3 кварталы 2025 года (сдаются в установленные сроки после утраты права, обычно в течение 1 месяца с момента обнаружения факта превышения).

Документирование расходов: критически важные моменты

Отсутствие или неполнота документов, главная причина отказов в вычете при проверках.

• Договоры: Обязательны для всех операций. Должны содержать предмет, цену, сроки, реквизиты сторон.
• Первичные документы: УПД (универсальный передаточный документ) или комбо «Счет-фактура + Акт/Накладная» (Торг-12, Акт приема-передачи, КС-2/КС-3 для стройки).
• Чеки ККТ: Для расходов, оплаченных через кассу (почтовые услуги, такси, товары в рознице). Обязателен признак расчета «Полный расчет» и предмет расчета «Услуга»/«Товар».
• Внутренние документы: Приказы о командировках, служебные записки, акты инвентаризации, протоколы совещаний (для ограниченно учитываемых расходов).
• Обоснование рациональности: Для спорных расходов (консалтинг, маркетинг, обучение) готовьте обоснование: зачем это бизнесу, какой эффект ожидается, почему цена рыночная (сравнение с тремя аналогами).

Амортизация как мощный инструмент снижения базы (ст. 256, 258–260 НК РФ)

При переходе на ОСНО правильная учетная политика по амортизации позволяет легально снизить налог:

• Группы амортизации: Правильное определение сроков полезного использования (СПИ) по Классификации (Постановление Правительства № 1/2002).
• Методы: Линейный (по умолчанию) или нелинейный (ускоренный). Нелинейный позволяет списать большую часть стоимости в первые годы.
• Бонусирующая амортизация (п. 5 ст. 259 НК РФ): Для новых основных средств 3–7 групп (срок 3–20 лет) можно списать до 30% (до 2025 г., 90%) стоимости в первый месяц эксплуатации. Проверьте актуальные лимиты на 2025–2026 гг;
• Капитальные вложения в чужое имущество (арендованное): Амортизируются отдельно в течение срока договора аренды или СПИ (ст. 258 НК РФ).

Учет процентов по кредитам и займам (ст. 269 НК РФ — «Тонкая капитализация»)

Строительство часто финансируется заемными средствами. Проценты по кредитам относятся к косвенным расходам (п. 2 ст. 264 НК РФ), но их вычет ограничен:

• Контрольное отношение долга к капиталу: 3:1 (для связанных сторон) или 12.5:1 (для банковских кредитов, если заемщик не связан с банком).
• Превышающая часть процентов не учитывается в расходах текущего периода, но переносится на будущие периоды (в течение 10 лет).
• С 2024 года введены новые правила ограничения вычета процентов (п. 1.1 ст. 269 НК РФ), EBITDA-тест (30% от EBITDA).

Резервы на предстоящие расходы (ст. 267.1 НК РФ)

Организации имеют право создавать резервы на предстоящие расходы (гарантийное обслуживание, отпускные, ремонт ОС, судебные издержки). Это позволяет списать расходы равномерно по мере накопления обязательства, а не в момент фактической оплаты.

• Порядок создания, размеры и процедура использования должны быть закреплены в учетной политике.
• Резервы создаются ежемесячно отчислениями на счет 96 (бухучет) и в налоговый учет (если выполнены условия ст. 267.1 НК РФ).

Для корректного исчисления налога на прибыль в 2025–2026 годах после перехода с УСН рекомендуется:

1. Утвердить/обновить Учетную политику по налогу на прибыль до конца 2025 г. (с указанием методов оценки запасов, амортизации, перечня прямых расходов по объектам, норм ограниченных расходов, резервов).
2. Разделить расходы на прямые (по объектам ДДС) и косвенные в учетной политике и настройках 1С/ПО.
3. Начислить амортизацию за январь-сентябрь 2025 г. по всем ОС, задействованным в строительстве (включая бонусирующую, если применимо).
4. Проверить все договоры подряда/субподряда на предмет определения стадий выполнения работ для корректного признания доходов и списания прямых расходов (ст. 318.1 НК РФ).
5. Обеспечить документооборот по НДС: получать УПД/СЧФ от поставщиков/подрядчиков, своевременно принимать к вычету «входящий» НДС.
6. Учесть проценты по кредитам с расчетом пределов по ст. 269 НК РФ (EBITDA-тест).
7. Внести в расходы представительские, рекламные, НСЖ строго в пределах норм ст. 264, 265 НК РФ.
8. Проверить авансовые отчеты: суммы с НДС учитывать в расходах на прибыль полностью, если вычет по НДС не принят; без НДС, если вычет принят.

Грамотная организация налогового учета расходов — это не только соблюдение закона, но и инструмент управления денежными потоками компании. Регулярный внутренний аудит расходов (раз в квартал) позволяет выявлять риски до приезда проверки.

---

Данная статья носит информационный характер и не является правовым консультированием. Налоговое законодательство меняется; для принятия решений по конкретным ситуациям обращайтесь к профессиональным налоговым консультантам или аудиторам.