Протокол заседания комиссии по обращениям граждан – официальный документ, фиксирующий ход обсуждения заявлений, принятые решения и распределение ответственности за их исполнение․ Ниже представлен подробный пример оформления такого протокола, который можно адаптировать под конкретные нужды организации․
Нормативная база
- Федеральный закон № 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации»;
- Постановление Правительства РФ от № 431 «Об утверждении Положения о комиссии по обращениям граждан»;
- Внутренние регламенты и приказы организации, регулирующие работу комиссии․
Структура протокола
- Шапка документа – наименование организации, дата и номер протокола․
- Сведения о заседании – время начала и окончания, место проведения, список присутствующих (председатель, секретарь, члены комиссии, приглашённые специалисты, заявители или их представители)․
- Повестка дня – перечень вопросов, вынесенных на обсуждение (номер обращения, краткое содержание)․
- Ход заседания – краткое изложение выступлений, ответов на вопросы, пояснений участников․
- Решения комиссии – формулировки принятых решений, указание исполнителей, сроки выполнения․
- Подписи – председатель комиссии, секретарь, при необходимости – заявитель или его представитель․
Пример заполнения протокола
Шапка документа
ООО «Пример»
Протокол № 12 от г․
Комиссия по обращениям граждан
Сведения о заседании
Дата и время: г․, 10:00 – 11:30
Место проведения: конференц-зал, кабинет № 5
Присутствовали:
- Председатель комиссии – [ФИО], должность – [Должность];
- Секретарь комиссии – [ФИО], должность – [Должность];
- Члены комиссии: [ФИО], [ФИО], [ФИО];
- Заявитель (или представитель) – [ФИО];
- Приглашённый специалист – [ФИО], должность – [Должность]․
Повестка дня
- Рассмотрение обращения № 2026‑09‑001 от [ФИО] о нарушении сроков выплаты заработной платы․
- Обсуждение предложения по улучшению условий труда в подразделении логистики․
Ход заседания
По пункту 1 повестки дня:
- Заявитель изложил суть обращения: задержка выплаты заработной платы за август 2026 г․ на 10 рабочих дней․
- Представитель бухгалтерии пояснил, что задержка возникла из‑за технического сбоя в системе начисления․
- Члены комиссии задали уточняющие вопросы о планируемых мерах по предотвращению подобных ситуаций․
По пункту 2 повестки дня:
- Заявитель предложил ввести гибкий график работы и дополнительные места для отдыха сотрудников․
- Руководитель отдела кадров отметил, что часть предложений уже реализуется в рамках текущего проекта оптимизации условий труда․
- Комиссия отметила необходимость проведения опроса сотрудников для выявления приоритетных направлений улучшений․
Решения комиссии
- Принять к сведению информацию о техническом сбое в бухгалтерии и поручить руководителю ИТ‑отдела [ФИО] обеспечить восстановление нормальной работы системы начисления заработной платы до г․
- Оформить приказ о выплате компенсации за задержку заработной платы в размере [сумма] руб․ заявителю [ФИО] не позднее г․
- Провести анонимный опрос сотрудников подразделения логистики о желаемых улучшениях условий труда; результаты представить на следующем заседании комиссии ( г․)․
- Принять к рассмотрению предложение о введении гибкого графика работы в тестовом режиме на период с по гг․; ответственное лицо – руководитель отдела кадров [ФИО]․
Подписи
Председатель комиссии _____________________ / [ФИО] /
Секретарь комиссии ______________________ / [ФИО] /
Заявитель (представитель) _____________________ / [ФИО] /
Приведённый выше образец демонстрирует основные элементы, которые должны присутствовать в протоколе заседания комиссии по обращениям граждан․ При адаптации шаблона под конкретную организацию необходимо:
- Указать полные наименования должностей и структурных подразделений;
- Соблюдать требования внутреннего регламента о конфиденциальности персональных данных (заменять реальные ФИО, контактные данные на обозначения типа [ФИО] при публикации документа);
- Чётко формулировать решения, указывать исполнителей и конкретные сроки выполнения;
- Обеспечить подписи всех ответственных лиц для придания документу юридической силы․
Соблюдение этих рекомендаций позволит создать прозрачный и эффективный механизм работы с обращениями граждан, повышая уровень доверия и удовлетворённости сотрудников и внешних заявителей;