В данной статье рассматривается процедура уничтожения договорных документов, у которых истёк установленный нормативными актами срок хранения. Приведён пошаговый алгоритм действий, перечень необходимых реквизитов и готовый образец акта, который можно адаптировать под конкретную организацию.
Нормативная база
- Федеральный закон № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (с изменениями и дополнениями).
- Приказ Минкультуры России от № 558 «Об утверждении Перечня видов документов, подлежащих обязательному хранению в архивах организаций».
- Внутренние нормативные акты организации (положение о документообороте, инструкция по работе с архивом).
Согласно пункту 4.3 указанного приказа, документы, срок хранения которых истёк, могут быть уничтожены только после проведения экспертизы ценности и оформления акта об уничтожении, утверждённого экспертной комиссией.
Этапы подготовки акта об уничтожении
- Выбор документов. Составьте перечень договоров, у которых срок хранения истёк к 1 января текущего года (год, в котором составляется акт).
- Проверка экспертизы ценности. Экспертная комиссия (обычно включает юриста, бухгалтера и ответственного за архив) подтверждает, что договоры не представляют исторической, юридической или финансовой ценности и могут быть уничтожены.
- Формирование проекта акта. В проекте указываются реквизиты организации, дата и номер акта, перечень уничтожаемых договоров (номер, дата заключения, сторона‑контрагент, краткое содержание), основание для уничтожения (ссылка на нормативный акт и заключение комиссии).
- Утверждение акта. Проект направляется на согласование руководителю организации и, при необходимости, в архивный отдел. После получения всех подписей акт считается утверждённым.
- Уничтожение. Уничтожение производится способом, исключающим восстановление информации (шредер, сжигание в специально оборудованном помещении и т.п.). После уничтожения составляется акт о факте уничтожения, который прилагается к основному акту.
- Хранение акта. Сам акт об уничтожении подлежит хранению в течение срока, установленного для документов управленческого характера (обычно 5 лет);
Содержание акта об уничтожении договоров
Акт должен содержать следующие разделы:
- Шапка с реквизитами организации (наименование, ИНН/КПП, юридический адрес).
- Название документа: «Акт об уничтожении договоров, срок хранения которых истек».
- Дата и номер акта (внутренний регистрационный номер).
- Основание для составления акта (ссылка на приказ о проведении экспертизы, протокол комиссии).
- Перечень уничтожаемых договоров (таблица).
- Подписи членов экспертной комиссии и руководителя организации.
- Примечание о способе уничтожения и дате его выполнения (при наличии отдельного акта о факте уничтожения).
Образец акта
АКТ № ______ от «__» __________ 20__ г. Об уничтожении договоров, срок хранения которых истек Организация: _____________________________ ИНН: ___________ КПП: ___________ Юридический адрес: _______________________________________________ Основание: Приказ руководителя от «__» __________ 20__ г. № ____ «О проведении экспертизы ценности документов с истекшим сроком хранения» и протокол экспертной комиссии от «__» __________ 20__ г. № ____. Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что договоры, перечисленные в таблице ниже, имеют истёкший срок хранения согласно внутренним нормативным актам организации и Федеральному закону № 125‑ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», и подлежат уничтожению.
| № п/п | Номер договора | Дата заключения | Сторона‑контрагент | Краткое содержание предмета договора | Срок хранения (лет) | Дата истечения срока хранения |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Д‑2020/015 | ООО «Альфа‑Трейд» | Поставка оргтехники | 5 | ||
| 2 | Д‑2021/087 | ИП Смирнов П.В. | Оказание консультационных услуг | 3 |
_____________________ / _____________________ / _____________________
(Ф.И.О., должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Руководитель организации:_____________________ / _____________________ / _____________________
(Ф.И.О., должность) (подпись) (расшифровка подписи)
Примечание: Акт составлен в двух экземплярах: один остаётся в архиве организации, второй – в деле по уничтожению документов.Рекомендации по оформлению
- Все номера и даты следует указывать без ошибок; при наличии электронного документооборота удобно использовать автоматическую нумерацию актов.
- В таблице можно добавить колонку «Примечание» для указания особенностей (например, договор хранился в электронном виде и был распечатан для уничтожения).
- Если уничтожение производилось несколькими партиями, оформите отдельный акт о факте уничтожения для каждой партии и приложите их к основному акту.
- Храните утверждённый акт в отдельной папке «Акты об уничтожении документов» вместе с протоколами экспертной комиссии и приказами о проведении экспертизы.
Оформление акта об уничтожении договоров с истёкшим сроком хранения – обязательная процедура, обеспечивающая соблюдение законодательных требований и внутренней политики организации по управлению документооборотом. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, вы сможете быстро и корректно подготовить необходимый документ, минимизировав риски нарушений архивного законодательства.
Желаем успешной работы с архивом и orderly документооборота!