Трудовая книжка остаётся важным документом, подтверждающим трудовую деятельность работника. Несмотря на постепенный переход на электронный формат, бумажные трудовые книжки продолжают иметь равную юридическую силу с ЭТК до полной отмены их использования (по прогнозам – ближайшие годы). Ниже представлен подробный порядок заполнения записей при приёме сотрудника на работу и при его увольнении, актуальный на 2026 год согласно Приказу Минтруда России № 320н.

Общие требования к оформлению записей

• Записи вносятся только уполномоченным сотрудником (кадровик, специалист по кадровому делопроизводству или иное лицо, получившее соответствующее распоряжение руководителя).
• Допустимые способы внесения: печать на специальном принтере, комбинированный способ (частично рукописный, частично печатный) или ручной способ с использованием штампов и шаблонов.
• Каждая запись должна содержать:
1. номер записи (последовательный номер в трудовой книжке);
2. дата внесения записи (день, месяц, год);
3. наименование организации‑работодателя (полное, как в учредительных документах);
4. основание для записи (приказ, распоряжение и т.д.);
5. содержание записи (должность, отдел, профессия и т.п.).
• Записи делаются черными или синими чернилами, без исправлений. При необходимости исправить ошибку – зачёркивается неверная запись, рядом ставится правильная с пометкой «Исправлено», подпись уполномоченного лица и дата исправления.

Запись при приёме на работу

Приём нового сотрудника оформляется в соответствии с пунктом 1 Приказа № 320н. Пример оформления записи:

ООО «Ромашка» Приказ № 45 от о приёме на работу принят на должность инженера‑конструктора отдела проектирования

Если работник ранее имел трудовую книжку и не перешёл на электронный формат, запись делается в первую свободную строку. При наличии заявления о переходе на ЭТК в бумажной ТК делается «закрывающая» запись, после которой новые записи не вносятся.

Запись при увольнении

Увольнение оформляется в соответствии с пунктом 2 Приказа № 320н. Запись включает дату увольнения, основание (приказ) и формулировку о прекращении трудового договора.

ООО «Ромашка» Приказ № 52 от об увольнении уволен по собственному желанию с должности инженера‑конструктора отдела проектирования

Важно: при увольнении по инициативе работодателя (например, сокращение штата) формулировка меняется соответственно («уволен в связи с сокращением штата»).

Примеры типовых записей

Приём на работу

• ИП Сидоров А.В. Приказ № 12 от принят на должность бухгалтера
• ЗАО «Техносервис» Приказ № 78 от принят на должность менеджера по продажам отдела регионального развития

Увольнение

• ООО «Ромашка» Приказ № 101 от уволен по соглашению сторон с должности инженера‑конструктора
• ИП Сидоров А.В. Приказ № 15 от уволен в связи с истечением срочного трудового договора (должность бухгалтера)

Ответственность за оформление

Согласно ст. 65 ТК РФ и пункту 4 Приказа № 320н, ответственность за правильность ведения трудовых книжек несёт работодатель. Нарушения (отсутствие записи, неверные данные, несвоевременное внесение) могут повлечь:

• административные штрафы от 1 000 до 5 000 рублей (для должностных лиц) и от 30 000 до 50 000 рублей (для организаций);
• возможные трудовые споры, связанные с подтверждением стажа и прав на пособия.

Часто задаваемые вопросы

1. Нужно ли делать запись о переходе на электронную трудовую книжку? Да, если работник подал заявление о переходе на ЭТК, в бумажной ТК делается специальная «закрывающая» запись (например: «Перешёл на электронный формат трудовой книжки с »). После этого новые записи в бумажную ТК не вносятся.
2. Можно ли использовать бланки старого образца? Да, если работник предъявил трудовую книжку старого образца, записи продолжают вноситься в обычном порядке. Замена бланка на новый образец не обязательна.
3. Кто отвечает за ведение книги движения трудовых книжек? Ответственность возлагается на отдел кадров или уполномоченное лицо, которое также ведёт книгу учёта бланков и вкладышей.
4. Какие сведения запрещено вносить в трудовую книжку? В ТК не вносятся сведения о дисциплинарных взысканиях (выговорах, замечаниях), о временных переводах, о награждениях, не связанных с трудовой деятельностью, а также любые личные данные, не относящиеся к трудовой функции (например, семейное положение, контактные телефоны).

Правильное заполнение трудовой книжки при приёме и увольнении – ключевой элемент кадрового документооборота. Соблюдение требований Приказа Минтруда № 320н, использование допустимых способов внесения записей и своевременное оформление помогут избежать штрафов и трудовых споров. Рекомендуется periodically проводить внутренний аудит ведения трудовых книжек и обучать сотрудников кадрового отдела актуальным нормативным актам.