При оформлении нового сотрудника работодатель обязан не только заключить трудовой договор и выдать приказ, но и уведомить Социальный фонд России (СФР) о кадровом мероприятии. На 10 сентября 2026 года основным документом для этого остается ЕФС-1 (Единая форма сведений-1). В статье подробно разбираем сроки, правила заполнения, способы сдачи и ответственность за нарушения.

Какую форму сдавать: ЕФС-1 и подраздел 1.1

Согласно Приказу СФР от № 2281 (с изменениями от № 1462), при приеме на работу работодатель представляет в СФР ЕФС-1. Сдавать нужно не весь отчет целиком, а только:

• Титульный лист;
• Раздел 1 «Сведения о страхователе»;
• Подраздел 1.1 «Сведения о трудовой (иной) деятельности» (именно здесь фиксируется мероприятие «ПРИЕМ»).

Важно: С 30 декабря 2025 года действует новый бланк ЕФС-1, утвержденный Приказом СФР № 1462. Старые формы не принимаются.

Сроки сдачи: «Рабочий день, следующий за днем приказа»

Это самое критичное правило. Срок не зависит от дня недели найма, он привязан к дате приказа о приеме на работу.

Правило: ЕФС-1 (подраздел 1.1 с мероприятием «ПРИЕМ») должна быть передана в СФР не позднее рабочего дня, следующего за днем издания приказа о приеме на работу (п. 3 ст. 14 ФЗ-27, пояснения СФР).

Примеры расчета сроков на 2026 год:

Обратите внимание: Ранее существовало правило «в течение 3 дней» или «до понедельника следующей недели». С 2023 года установлен жесткий срок — следующий рабочий день. Просрочка даже на 1 день грозит штрафами.

Как заполнить подраздел 1.1 при приеме (ключевые графы)

В подразделе 1.1 для каждого принятого сотрудника заводится отдельная строка. Основные графы для мероприятия «ПРИЕМ»:

1. Графа 3 (Вид мероприятия): ПРИЕМ (код 01).
2. Графа 4 (Дата мероприятия): Дата приказа о приеме на работу (ДД.ММ.ГГГГ).
3. Графа 5 (Наименование должности/работы): Точно по штатному расписанию/трудовому договору.
4. Графа 6 (Код профессии по ОКЗ/ЕТКС): Обязательно заполняется с 2024 года.
5. Графа 7 (Основание): Номер и дата приказа о приеме.
6. Графа 8 (Вид договора): Код (например, 1 — бессрочный, 2 — срочный, 3 — сезонный и т.д.).
7. Графа 9 (Срок действия договора): Заполняется только при срочном договоре (дата окончания).
8. Графа 10 (Признак частичной ставки/неполного времени): Ставится «Х», если применимо.
9. Графа 11 (Признак исправления): Оставляется пустой при первичной сдаче. Ставится «Х» только при корректировке ошибочной записи (см. раздел 6).
10. Графы 12–14 (СНИЛС, ФИО, Дата рождения): Обязательные идентифицирующие данные.
11. Графа 15 (Пол): 1 — мужской, 2 — женский.
12. Графа 16 (Гражданство): Код по ОКСМ (643, РФ).
13. Графа 17 (Вид документа, удостоверяющего личность): Код по справочнику (21 — паспорт РФ).
14. Графы 18–20 (Серия, Номер, Дата выдачи паспорта): Данные паспорта.
15. Графа 21 (Кем выдан): Наименование органа (можно сокращенно).
16. Графа 22 (Код подразделения): Код подразделения МВД/МФЦ.
17. Графы 23–26 (Адрес регистрации/проживания): Заполняются по правилам КЛАДР/ФИАС.

Совет: Перед отправкой обязательно сверьте СНИЛС сотрудника через личный кабинет СФР или сервис «Проверка СНИЛС» — ошибка в номере приведет к отказу в приеме отчета или начислению штрафа.

Способы подачи отчета

Электронный способ (Обязательно для большинства)

Работодатели, имеющие штат более 25 человек (в среднем за предшествующий календарный год), обязаны сдавать отчетность исключительно в электронном виде через оператора ЭДО (ТКС, СБИС, Контур, 1С-Отчетность и др.) или через личный кабинет СФР (для МСП до 25 человек).

Бумажный способ (Только для малых работодателей)

Работодатели со среднесписочной численностью не более 25 человек имеют право (но не обязаны) сдавать ЕФС-1 в бумажном виде на бланке из Приказа СФР № 1462. Подача осуществляется лично или по почте в клиентскую службу СФР по месту регистрации страхователя.

Особенности работы в 1С и специализированных программах

• В 1С:ЗУП / 1С:Бухгалтерия 8.3 отчет формируется по пути: Отчеты → Отчетность в госорганы → ЕФС-1.
• При генерации программа автоматически подтянет данные из приказа о приеме (документ «Прием в организацию»).
• Важно: Убедитесь, что в информационной базе установлены актуальные релизы (поддержка формы по Приказу № 1462). Старые конфигурации могут выгружать XML по устаревшей схеме, который СФР не примет.
• Если при загрузке XML в личный кабинет/ТКС возникает ошибка «не загружается файл» — обновите платформу 1С и конфигурацию до последних версий.

Что делать, если ошиблись? Порядок корректировки

Если вы обнаружили ошибку в уже сданном ЕФС-1 (неверная должность, опечатка в СНИЛС, неверная дата приказа) до того, как её нашел СФР, вы можете исправить её без штрафов.

Алгоритм корректировки (в том же отчетном периоде):

1. Формируете новый файл ЕФС-1 (Титульный лист + Раздел 1 + Подраздел 1.1).
2. В строке с ошибкой полностью повторяете ошибочные данные и в графе 11 ставите «Х» (признак аннулирования записи).
3. Сразу следующей строкой вносите верные данные по тому же сотруднику (мероприятие «ПРИЕМ», правильная должность/дата/СНИЛС), графу 11 оставляете пустой.
4. Отправляете корректировку в СФР.

СФР зачтет это как одно кадровое мероприятие по исправлению ошибки. Штрафы не начисятся, если корректировка подана добровольно до проверки.

Ответственность за несдачу или просрочку (КоАП РФ)

Нарушение сроков или порядка представления ЕФС-1 влечет административную ответственность по ст. 19.7 КоАП РФ:

• На должностных лиц (руководителей, бухгалтеров): штраф от 300 до 500 рублей (ч. 1 ст. 19.7 КоАП РФ).
• На юрлицо / ИП: штраф от 3 000 до 5 000 рублей (ч. 2 ст. 19.7 КоАП РФ).
• При повторном нарушении в течение года — штрафы выше или дисквалификация должностного лица (до 1 года).

Кроме того, за несвоевременное представление сведений, необходимых для назначения пенсии/пособий, может быть начислен штраф по ст. 5.27 КоАП РФ (до 50 000 руб. для организации), хотя на практике чаще применяют ст. 19.7.

Перспективы: Переход на форму СТД-СФР

В информационном пространстве активно обсуждается введение новой формы СТД-СФР (Сведения о трудовой деятельности), которая должна полностью заменить подраздел 1.1 ЕФС-1 и форму СЗВ-ТД.

• Пилотные проекты и тестирование форматов (XML-схем) велись в 2024–2025 гг.
• На обязательный переход на СТД-СФР для всех работодателей еще не наступил (официальная дата вступления в силу приказа о СТД-СФР переносилась).

Чек-лист: Алгоритм действий кадровика/бухгалтера в день приема

1. Оформить Приказ о приеме на работу (формы Т-1 / Т-1а или собственную).
2. Заключить Трудовой договор (в 2-х экземплярах).
3. Получить от сотрудника паспорт, СНИЛС, военский учет, диплом (при необходимости), заявление о выборе НПФ.
4. Завести сотрудника в программе учета (1С и др.), проверить корректность СНИЛС.
5. Сформировать ЕФС-1 (Титул + Раздел 1 + Подраздел 1.1) с мероприятием «ПРИЕМ».
6. Подписать отчет усиленной квалифицированной ЭЦП руководителя (или уполномоченного лица).
7. Отправить в СФР через оператора ЭДО / ЛК СФР не позднее следующего рабочего дня после даты приказа.
8. Сохранить протокол приема (квитанцию) СФР как подтверждение сдачи в срок.

Резюме

На 2026 год единственным рабочим инструментом уведомления СФР о приеме сотрудника является ЕФС-1 (Подраздел 1.1). Главное правило — сдать на следующий рабочий день после приказа. Используйте актуальные бланки (Приказ СФР № 1462), проверяйте СНИЛС заранее и отправляйте отчет только электронным способом (если штат > 25 чел.). Соблюдение этого простого алгоритма снимет с организации риск штрафов и претензий со стороны Фонда.

Статья подготовлена на основании действующего законодательства (ФЗ-27, ФЗ-400, Приказы СФР № 2281, № 1462, КоАП РФ) и разъяснений СФР на . Информация носит справочный характер; для принятия решений в конкретных ситуациях рекомендуется обращаться к профессиональным консультантам или в клиентскую службу СФР.