Смена фамилии – одно из самых распространённых изменений личных данных сотрудника. В соответствии с трудовым законодательством РФ такие изменения необходимо оформить документально, чтобы трудовой договор соответствовал актуальным паспортным данным работника. Ниже представлен подробный обзор порядка оформления дополнительного соглашения, нормативная база и готовый образец документа, который можно адаптировать под конкретную ситуацию.

Нормативная база

• Трудовой кодекс Российской Федерации (ст. 57, 58, 68) – требования к оформлению изменений в трудовом договоре;
• Федеральный закон «Об актах гражданского состояния» (ст. 26) – порядок изменения фамилии, имени, отчества;
• Постановление Правительства РФ от № 841 «Об утверждении Правил ведения трудовых книжек и хранения трудовых договоров»;
• Внутренние локальные нормативные акты организации (положение о кадровом делопроизводстве, инструкция по работе с персональными данными).

Когда необходимо заключать дополнительное соглашение?

Дополнительное соглашение оформляется в следующих случаях:

1. Смена фамилии в связи с заключением брака, разводом, усыновлением или иными основаниями, предусмотренными законодательством;
2. Изменение имени или отчества;
3. Изменение паспортных данных (серия, номер, дата выдачи, орган, выдавший документ).

Если изменение касается только фамилии (или имени/отчества) и не влияет на суть трудового отношения (должность, оклад, режим работы и т.д.), достаточно оформить дополнительное соглашение, а не заключать новый трудовой договор;

Этапы оформления дополнительного соглашения

1. Получение документов от работника. Требуется предоставить:
   • Свидетельство о заключении брака (или развода), либо решение суда о перемене имени;
   • Новый паспорт (или временное удостоверение личности) с обновленными данными;
   • Заявление работника о необходимости внесения изменений в трудовой договор.
2. Подготовка проекта дополнительного соглашения. В документе указываются:
   • Преамбула с указанием сторон и реквизитов основного трудового договора;
   • Пункт о внесении изменений в преамбулу и реквизиты работника (замена старой фамилии на новую);
   • Указание, что все остальные условия трудового договора остаются без изменений;
   • Дата вступления изменений в силу (обычно день получения нового паспорта или день, указанный в заявлении);
   • Подписи сторон и печати организации.
3. Согласование с работником. Предъявить проект на подпись, получить его подпись и подпись уполномоченного представителя работодателя.
4. Регистрация и хранение. Один экземпляр остаётся у работника, второй – в личном деле сотрудника (или в электронном кадровом учете). Срок хранения – не менее 50 лет после прекращения трудового отношения (в соответствии с требованиями к трудовым книжкам и договорам).
5. Внесение изменений в внутренние учётные системы. Обновить данные в 1С:ЗУП, SAP, либо в других используемых программах, а также в трудовой книжке (если она ведётся).

Образец дополнительного соглашения к трудовому договору о смене фамилии

Ниже представлен типовой шаблон. Все выделенные фразы […] следует заменить на актуальные данные конкретного случая. Личные данные (ФИО, дата рождения, адрес, номер паспорта) указываются только в виде общих placeholder‑ов, чтобы не раскрывать персональную информацию.

ДОПОЛНИТЕЛЬНОЕ СОГЛАШЕНИЕ № ___ к трудовому договору № ___ от «__» __________ 20__ г.

Город ______________________ «__» __________ 20__ г.

Мы, нижеподписавшиеся:

• _____________________________, действующий на основании Устава организации, именуемый в дальнейшем «Работодатель»,
• _____________________________, именуемый в дальнейшем «Работник»,
• в совокупности именуемые «Стороны»,

согласились о нижеследующем:

1. Предмет соглашения. В связи с изменением фамилии Работника с «[Старая фамилия]» на «[Новая фамилия]» (в соответствии с документом, подтверждающим изменение фамилии – [Свидетельство о браке/Решение суда о перемене имени № ___ от «__» __________ 20__ г.]) необходимо внести изменения в преамбулу трудового договора № ___ от «__» __________ 20__ г.
2. Изменения в трудовом договоре.
   • В преамбуле трудового договора заменить фразу:
   • «Работник – [ФИО полностью], [дата рождения] г.р., паспорт [серия и номер] выдан [орган] «__» __________ 20__ г.»
   • на:
   • «Работник – [Новая фамилия] [Имя] [Отчество], [дата рождения] г.р., паспорт [серия и номер] выдан [орган] «__» __________ 20__ г.»
3. Прочие условия. Все остальные условия трудового договора № ___ от «__» __________ 20__ г. остаются неизменными и продолжают действовать в полном объёме.
4. Дата вступления в силу. Настоящее дополнительное соглашение вступает в силу с момента его подписания Сторонами («__» __________ 20__ г.) и подлежит исполнению с этой даты.
5. Количество экземпляров. Настоящее соглашение составлено в двух экземплярах, имеющих одинаковую юридическую силу, по одному для каждой из Сторон.

Работодатель: _____________________ / [ФИО представителя] / «__» __________ 20__ г.

Работник: _____________________ / [ФИО работника] / «__» __________ 20__ г.

Примечание: к настоящему соглашению прилагаются копии документов, подтверждающих изменение фамилии (свидетельство о браке/решение суда о перемене имени) и нового паспорта.

Что необходимо приложить к дополнительному соглашению?

• Копия документа, подтверждающего изменение фамилии (свидетельство о браке, решение суда о перемене имени, свидетельство о регистрации расторжения брака и т.д.).
• Копия нового паспорта (страница с фотографией и данными, страница с датой выдачи и органом, выдавшим документ).
• Заявление работника о внесении изменений в трудовой договор (можно оформить в свободной форме, но обязательно с подписью и датой).

Хранение и учёт дополнительного соглашения

Согласно внутренним нормативным актам организации и требованиям трудового законодательства, дополнительное соглашение хранится:

• В личном деле работника (бумажном или электронном виде) вместе с основным трудововым договором;
• В отделе кадров – в журнале регистрации изменений к трудовым договорам;
• При необходимости – в бухгалтерии для начисления заработной платы и уплаты налогов (данные о фамилии используются в справках 2‑НДФЛ и других отчётах).

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Нужно ли уведомлять налоговую инспекцию о смене фамилии работника?

Нет. Налоговая инспекция получает актуальные данные через отчётность работодателя (СЗВ‑М, 6‑НДФЛ и т.д.). Достаточно своевременно обновить данные в внутренних системах и отчётных формах.

Можно ли оформить дополнительное соглашение в электронном виде?

Да, если у организации установлен электронный документооборот с использованием квалифицированной электронной подписи (КЭП) и это предусмотрено локальными нормативными актами. В противном случае требуется бумажный вариант с собственноручными подписями.

Что делать, если работник отказывается предоставлять документы, подтверждающие смену фамилии?

Работодатель имеет право запросить необходимые документы в соответствии со ст. 65 ТК РФ. Отказ предоставления документов может являться основанием для приостановления действия трудового договора до устранения обстоятельства, однако следует действовать осторожно и, при необходимости, проконсультироваться с юристом.

Нужно ли вносить изменения в трудовую книжку при смене фамилии?

Да. При изменении фамилии в трудовой книжке делается запись о изменении личных данных работника (обычно в разделе «Сведения о работнике») с указанием даты и основания (ссылка на дополнительное соглашение).

Оформление дополнительного соглашения к трудовому договору при смене фамилии – стандартная процедура, которая позволяет соблюсти требования трудового законодательства и обеспечить актуальность кадровой документации. Следуя представленному алгоритму и используя приведённый образец, кадровая служба сможет быстро и корректно оформить необходимые изменения, минимизируя риски возникновения споров и штрафов со стороны контролирующих органов.

Помните, что каждый случай индивидуален: перед подписанием документов рекомендуется проверить соответствие внутренним локальным актам организации и, при наличии сомнений, проконсультироваться с юристом или специалистом по трудовому праву.