Выдача заработной платы и иных выплат через кассу предприятия — это процедура, строго регламентируемая трудовым, кассовым и налоговым законодательством РФ. Несмотря на повсеместный переход на безналичные расчеты, выплата наличными остается актуальной для определенных категорий сотрудников и ситуаций; В данной статье подробно разберем, как правильно оформлять отдельные выплаты из кассы в 2026 году, какие документы необходимы и как отражать операции в учете.

Правовая основа и право сотрудника на выбор способа получения

Согласно ст. 136 ТК РФ, заработная плата выплачивается работнику по месту работы. Способ получения выбирает сам сотрудник:

• Перевод на банковскую карту (расчетный счет) — наиболее распространенный вариант.
• Наличными деньгами через кассу организации.

Важно: Трудовое законодательство не ограничивает работника ни в выборе способа, ни в сроках его применения. Если от сотрудника не поступило письменного заявления на перевод зарплаты на карту, работодатель обязан выплатить ее наличными через кассу. Исключение составляет лишь ситуация, когда на предприятии касса не используется (Апелляционное определение Кировского обл. суда от по делу № 33-1671/2017).

Образец заявления на получение зарплаты наличными

Хотя закон не устанавливает строгой формы, на практике используется свободное заявление от имени работника с указанием:

1. Реквизитов организации и ФИО руководителя.
2. ФИО работника, табельного номера, должности.
3. Просьбы выплачивать заработную плату наличными через кассу.
4. Даты и личной подписи.

Документальное оформление выплаты (Ведомости)

Основным документом, легализующим выдачу денег из кассы, является расчетно-платежная ведомость (форма № 0504401) или платежная ведомость (форма № 0504403). Выбор формы зависит от вида выплат и отраслевых стандартов (особенно для бюджетных организаций).

Порядок заполнения ведомости:

• Шапка: Наименование организации, номер и дата ведомости, период (месяц выплат).
• Табличная часть: Табельный номер, ФИО работника, начисленная сумма, удержанная сумма (НДФЛ, алименты и др.), к выдаче.
• Подписи: Составившего (бухгалтера), главбуха, кассира (раздатчика).

В программе 1С:ЗУП 8 оформление производится в разделе «Выплаты» → «Ведомости в кассу» (или через кнопку «Создать» → «Ведомость в кассу»). Программа автоматически заполняет данные за указанный «Месяц выплат», учитывая все начисления и удержания.

Сроки выдачи зарплаты из кассы (Правило 5 рабочих дней)

Это один из самых критичных моментов кассовой дисциплины. Согласно п. 20 Порядка ведения кассовых операций (Приказ ЦБ РФ от № 3210-У):

Наличные деньги, полученные с банковского счета для выплаты заработной платы, стипендий и иных выплат персоналу, должны быть выданы в течение пяти рабочих дней (включая день получения денег в кассе).

Последствия нарушения срока:

• Невыданные в срок суммы подлежат немедленному возвращению на банковский счет организации.
• Кассир не имеет права хранить эти деньги в кассе дольше установленного срока.
• При обнаружении нарушений оформления выплаты не производятся, документы возвращаются в бухгалтерию для надлежащего оформления.

Процедура выдачи денег кассиром (Раздатчиком)

Процесс выдачи включает несколько обязательных этапов:

Этап 1: Получение денег от банка (ПКО)

На основании чека банка или выписки оформляется Приходный кассовый ордер (ПКО). Дебет 50 / Кредит 51.

Этап 2: Выдача работникам (РКО и роспись в ведомости)

• Работник предъявляет паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Кассир сверяет сумму в ведомости, выдает деньги.
• Работник ставит личную подпись в графе «Получил» расчетно-платежной ведомости с указанием даты получения.
• На фактически выданную сумму оформляется Расходный кассовый ордер (РКО) (можно один на всю ведомость или отдельные).

Этап 3: Возврат невыданных сумм

По истечении 5 рабочих дней кассир составляет перечень неполучивших зарплату (приложение к ведомости), оформляет ПКО на приход невыданных остатков и сдает их в банк (РКО на вклад в банк);

Бухгалтерский учет выплат из кассы

Отражение операций в бухгалтерии производится по стандартным схемам. Ключевая проводка при выдаче зарплаты:

Дебет 70 — Кредит 50 (субсчет «Касса»)

Дополнительные проводки:

• Дебет 70 — Кредит 68 (НДФЛ), удержание налога (в день выдачи денег, но не позднее последнего числа месяца).
• Дебет 70 — Кредит 76 — удержание по исполнительным листам (алименты, долги).
• Дебет 51, Кредит 50 — возврат невыданной зарплаты в банк.

Особенности автоматизации в 1С:ЗУП и 1С:Бухгалтерия

Современные конфигурации 1С позволяют минимизировать ошибки:

• Автозаполнение ведомостей по данным расчета зарплаты за выбранный месяц.
• Контроль сроков: программа сигнализирует о приближении 5-дневного срока выдачи.
• Формирование печатных форм: ведомости (0504401, 0504403), ПКО, РКО, кассовая книга (формируется автоматически на основании введенных ордеров).
• Отражение в налоговом учете: автоматическое заполнение реестров НДФЛ и отчетов (6-НДФЛ).

Типичные ошибки и риски (Чек-лист для проверки)

Ошибка	Последствия	Как избежать
Выдача зарплаты без заявления от работника (при наличии кассы)	Нарушение ст. 136 ТК РФ, штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ	Собирать заявления при приеме на работу и при смене способа выплаты
Превышение 5-дневного срока выдачи	Нарушение кассовой дисциплины, штрафы по ст. 15.1 КоАП РФ (для юрлиц до 50 ть. руб.)	Ежедневный мониторинг невыданных сумм, своевременный возврат в банк
Отсутствие личной подписи работника в ведомости	Невозможность подтвердить факт выплаты, риски при проверках ФСС/ФНС	Строгий контроль кассира за росписью при выдаче
Выдача зарплаты третьему лицу без доверенности	Незаконная выдача, риск хищения средств (как в примере из судебной практики с передачей карты и пин-кода)	Выдача только лично работнику или по нотариальной доверенности
Невнесение НДФЛ в срок (день выдачи)	Нарушение ст. 226 НК РФ, пени и штрафы	Удержание и перечисление НДФЛ в день выдачи наличных

Резюме

Оформление отдельных выплат из кассы предприятия требует соблюдения четкой последовательности действий:

1. Наличие заявления работника на получение наличными (если нет заявления на карту).
2. Своевременное оформление расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401/0504403).
3. Строгое соблюдение 5-рабочего-дневного срока выдачи после получения денег из банка.
4. Обязательная личная роспись получателя в ведомости.
5. Оформление ПКО/РКО и автоматическое формирование кассовой книги.
6. Проводка Дт 70 / Кт 50 и своевременное удержание/перечисление НДФЛ.

Соблюдение этих правил гарантирует законность кассовых операций, безопасность денежных средств организации и защиту прав работников. Использование автоматизированных систем (1С) существенно упрощает процесс, однако ответственность за соблюдение сроков и правильность первичной документации лежит на кассире и главном бухгалтере.

---

Статья подготовлена на основе актуального законодательства РФ (ТК РФ, Приказ ЦБ РФ № 3210-У, НК РФ) и судебной практики на 2026 год. Информация носит справочный характер. Для решения конкретных вопросов рекомендуется обратиться к профессиональному бухгалтеру или юристу.