Оформление приема сотрудника на работу связано не только с заключением трудового договора, но и с обязательной подачей сведений в Пенсионный фонд Российской Федерации (ПФР). В данной статье рассмотрены все этапы процедуры, необходимые документы, порядок заполнения отчетных форм (СЗВ‑ТД, ЕФС‑1) и типичные ошибки, которых следует избегать.

Общие положения

Согласно статье 67 ТК РФ, прием на работу осуществляется на основании заключенного трудового договора между работником и работодателем. После подписания договора работодатель обязан в течение пяти рабочих дней представить в ПФР сведения о приеме сотрудника.

Для подачи сведений используется унифицированная форма ЕФС‑1 (отчёт по страховым взносам), в которую входят:

• титульный лист;
• подраздел 1 раздела 1 (сведения о страхователе);
• подраздел 1.1 раздела 1 (сведения о принятом работнике).

Форма ЕФС‑1 утверждена Постановлением Правления ПФР от № 730п.

Этапы оформления приема на работу

1. Запрос документов у кандидата. Требуются: паспорт, СНИЛС, ИНН, документ об образовании (при необходимости), военный билет (для мужчин), медицинская справка ( если требуется по профессии).
2. Ознакомление с локальными актами. Kandidat получает копии внутренних правил трудового распорядка, положения об оплате труда, инструкции по охране труда и др.
3. Составление трудового договора. Договор готовится в двух экземплярах (один – у работника, второй – у работодателя). В договоре указываются: сторонами, должность, условия труда, режим работы, размер и порядок оплаты труда, испытательный срок (если предусмотрен), права и обязанности сторон.
4. Утверждение приказа о приеме на работу. Приказ оформляется по форме Т‑1 или в свободной форме, но с обязательными реквизитами: номер, дата, основание (трудовой договор), ФИО сотрудника, должность, дата начала работы.
5. Внесение записи в трудовую книжку (если она ведется). Запись делается в разделе «Сведения о работе» с указанием даты приема, наименования организации, должности.
6. Сдача отчета в ПФР. Заполняются титульный лист и подразделы 1 и 1.1 формы ЕФС‑1 и передаются в электронном виде через личный кабинет страхователя или на бумажном носителе (при отсутствии возможности электронной подачи).

Документы, необходимые для заполнения отчета ЕФС‑1

• Трудовой договор (или гражданско‑правовой договор, если прием оформлен по ГПХ).
• Приказ о приеме на работу.
• СНИЛС сотрудника.
• Паспортные данные (серия и номер, дата выдачи, орган выдачи).
• Дата и место рождения сотрудника.
• Пол сотрудника.
• Дата регистрации в ПФР (если известна).

Все персональные данные (ФИО, адрес, телефон) в отчете указываются в зашифрованном виде согласно требованиям ПФР – в поле «ФИО» вносится фамилия, имя, отчество без пробелов или с использованием утвержденных аббревиатур, а контактная информация не указывается в отчете ЕФС‑1.

Заполнение формы СЗВ‑ТД (в составе ЕФС‑1)

Титульный лист

В титульном листе отражаются сведения о страхователе:

• Регистрационный номер в ПФР (или СФР после объединения).
• Наименование организации или ФИО индивидуального предпринимателя.
• ИНН, КПП.
• Основной вид деятельности по ОКВЭД.
• ОГРН (ОГРНИП для ИП).
• Контактные данные (телефон, адрес электронной почты).

Подраздел 1 раздела 1

Содержит общие сведения о страхователе (аналогично титульному листу, но в структурированном виде).

Подраздел 1.1 раздела 1 – сведения о принятом работнике

Заполняется следующими полями:

При приеме на удаленную (дистанционную) работу или работу на дому в поле «Вид мероприятия» указывается «ПРИЕМ», а в дополнительном поле код – «ДИСТ» (для дистанционной) или «НДОМ» (для работы на дому).

Особенности оформления при приеме на удаленную работу

Если сотрудник принимается на дистанционную работу, помимо стандартных действий необходимо:

• Включить в трудовой договор условие о месте выполнения работы (адрес места проживания сотрудника или указание «работа выполняется удаленно»).
• Определить порядок взаимодействия (средства связи, график доступности, порядок предоставления отчетов).
• Указать в подразделе 1.1 формы ЕФС‑1 код «ДИСТ».
• Обеспечить соблюдение требований по охране труда для удаленных сотрудников (проведение инструктажа, предоставление средств индивидуальной защиты при необходимости).

Типичные ошибки и способы их избежать

1. Пропуск срока подачи сведений. Закон требует подачи отчета в течение пяти рабочих дней. Решение: завести напоминание в календаре сразу после подписания трудового договора.
2. Неправильный код вида договора. При оформлении трудового договора код должен быть 0, а не 0.2. Проверяйте выбранный код перед отправкой отчета.
3. Отсутствие данных о СНИЛС. Без СНИЛС отчет не пройдет валидацию. Требуйте СНИЛС у кандидата на этапе сбора документов.
4. Неуказание кода удаленной работы. Если работа дистанционная, забыв указать код «ДИСТ», отчет будет считаться неполным. Всегда сверяйтесь с условиями договора.
5. Ошибки в ФИО (опечатки, лишние пробелы). Используйте шаблон заполнения, копируйте данные direttamente из паспорта, избегайте ручного ввода.

Пример заполнения титульного листа и подраздела 1.1 (без реальных персональных данных)

Титульный лист:
Регистрационный номер в ПФР: ###
Наименование организации: ООО «Пример»
ИНН: ###
КПП: 123401001
ОКВЭД: 62.01
ОГРН: 1234567890123
Контактный телефон: ###
E-mail: info@primer.ru

Подраздел 1.1:
СНИЛС: 123-456-789 00
ФИО: ИвановИванИванович
Дата рождения: 
Место рождения: г. Москва
Пол: М
Дата регистрации в ПФР: 
Вид мероприятия: ПРИЕМ
Код вида договора: 0
Дата начала работы: 

Примечание: все данные выше являются вымышленными и использованы лишь для демонстрации структуры заполнения.

Оформление приема на работу в ПФР требует внимательного соблюдения законодательных норм и правил заполнения отчетной формы ЕФС‑1. Следуя представленному алгоритму – сбор документов, заключение трудового договора, издание приказа, внесение записи в трудовую книжку и своевременная сдача отчета – работодатель минимизирует риски штрафов и обеспечивает корректный учет страховых взносов за новых сотрудников.

Помните, что основной гарантией успешного взаимодействия с ПФР является точность и полнота предоставляемых сведений, а также своевременность их подачи.