Оформление отпусков — одна из ключевых задач кадровой работы. Ошибки в приказах, расчете сроках или выплатах могут привести к конфликтам с сотрудниками, проверкам ГИТ и финансовым штрафам. В этой статье мы подробно разберем процедуру оформления двух основных видов отпусков: ежегодного оплачиваемого и декретного (по беременности и родам, а также по уходу за ребенком) с учетом актуального законодательства на 2026 год.

Часть 1. Оформление ежегодного базового оплачиваемого отпуска

Согласно ст. 114 ТК РФ, ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется работнику ежегодно. Минимальная продолжительность — 28 календарных дней (ст. 115 ТК РФ). Для отдельных категорий работников (неполный рабочий день, вредные условия, госслужащие и др.) установлены увеличенные сроки.

Этап 1. Утверждение графика отпусков

Не позднее чем за две недели до начала календарного года работодатель обязан утвердить график отпусков (п. 3 ст. 123 ТК РФ). График составляется с учетом пожеланий сотрудников и производственной необходимости. Работник должен быть ознакомлен с графиком под роспись.

• Важно: Отпуск может быть разделен на части по соглашению сторон, но одна из частей должна быть не менее 14 календарных дней (ч. 2 ст. 125 ТК РФ).
• Перенос отпуска на следующий год допускается только в исключительных случаях (производственная необходимость, болезнь работника и т.д.) и только с письменного согласия сотрудника.

Этап 2. Уведомление работника и заявление

За 3 дня до начала отпуска работодатель обязан известить работника о начале отпуска под роспись (ч. 3 ст. 123 ТК РФ). Работник пишет заявление о предоставлении отпуска (своеручно или в электронном виде, если предусмотрено локальными актами). В заявлении указываются: дата начала, продолжительность в календарных днях.

Этап 3. Издание приказа (распоряжения)

На основании заявления и графика отпусков издается приказ по форме Т-6 (утв. Постановлением Госкомстата от № 1) или собственной формой, утвержденной в учетной политике организации. Приказ должен содержать:

• ФИО работника (скрыто в публичных документах, в личном деле — полностью);
• Табельный номер;
• Вид отпуска (ежегодный основной/дополнительный);
• Продолжительность в календарных днях;
• Даты начала и окончания;
• Основание (график отпусков, заявление работника).

Работник ознакомляется с приказом под роспись (в приказе или в отдельном журнале ознакомления).

Этап 4. Расчет и выплата отпускных

Согласно ст. 136 ТК РФ, отпускные выплачиваются не позднее чем за 3 дня до начала отпуска. Расчет производится на основании среднего заработка за 12 календарных месяцев, предшествующих отпуску (Приказ Минтруда РФ от № 922). Исключаются из расчета периоды временной нетрудоспособности, предыдущие отпуска, простои по вине работодателя и т.д.

Этап 5. Оформление в табеле и СЗВ-ТД

• В табеле учета рабочего времени (формы Т-12 или Т-13) ставиться код «ОТ» (26).
• В СЗВ-ТД (сведения о трудовой деятельности) запись об отпуске не вносится, так как трудовой договор не прекращается и не приостанавливается.

Часть 2. Оформление декретного отпуска (по беременности и родам, по уходу за ребенком)

В трудовом праве нет понятия «декретный отпуск». Законодатель выделяет два последовательных этапа (ст. 255, 256 ТК РФ):

1. Отпуск по беременности и родам (БиР), оплачивается за счет ФСС (СФР) в виде пособия по временной нетрудоспособности.
2. Отпуск по уходу за ребенком до достижения им возраста 3 лет — оплачивается пособием по уходу (до 1,5 лет — за счет СФР, с 1,5 до 3 лет — выплаты возможны в отдельных регионах или за счет работодателя по коллективному договору).

Отпуск по беременности и родам (БиР)

Продолжительность (ст. 255 ТК РФ):

• 140 календарных дней (70 до родов + 70 после) — при нормальных родах.
• 156 календарных дней (70 + 86) — при осложненных родах.
• 194 календарных дня (84 + 110), при рождении двух и более детей.

Важно: С 2024 года (ФЗ от № 617) беременные женщины, проживающие в регионах с особыми экологическими условиями или работающие на вредных производствах, могут иметь право на увеличенный срок (до 160/176 дней) — необходимо проверять региональные нормативные акты.

Порядок оформления:

1. Получение электронного листа нетрудоспособности (ЭЛН). С бумажные больничные листы практически полностью заменены ЭЛН. Женщина получает его в женской консультации (обычно на 30 неделе беременности, при многоплодной — на 28 неделе). Работодатель видит ЭЛН в личном кабинете СФР или в интегрированной системе ЭДО.
2. Заявление от работницы. Она пишет заявление на имя руководителя о предоставлении отпуска по БиР с указанием дат начала и окончания (по ЭЛН).
3. Приказ о предоставлении отпуска. Издается по форме Т-6 (или своей форме). Основание: ЭЛН, заявление работницы. В приказе указывается: «Предоставить отпуск по беременности и родам с [дата] по [дата] продолжительностью [число] календарных дней».
4. Ознакомление под роспись. Работница должна быть ознакомлена с приказом под личную подпись до ухода в отпуск.
5. Расчет пособия. Пособие по БиР рассчитывается работодателем и выплачивается за счет СФР. Средний заработок берется за 2 предшествующих календарных года (исключая периоды нетрудоспособности). Максимальная база на 2026 год устанавливается СФР ежегодно. Выплата производится в течение 10 дней с момента предоставления ЭЛН (в день очередной зарплаты).
6. Табель и СЗВ-ТД. В табеле код «Б» (19) или «Т» (22) — нетрудоспособность. В СЗВ-ТД запись не вносится.

Отпуск по уходу за ребенком до 3 лет

Право на этот отпуск имеют не только матери, но и отцы, бабушки, дедушки, опекуны, приемные родители (ст. 256 ТК РФ). Он может быть взят целиком или частями (например, мама 1.5 года, папа 1.5 года).

1. Заявление. Заявление пишется заинтересованным родственником (матерью, отцом и т.д.) на имя руководителя. В нем указывается: «Прошу предоставить мне отпуск по уходу за ребенком с [дата окончания отпуска по БиР] по [дата достижения ребенком 3 лет / желаемая дата окончания]».
2. Документы-основания:
   • Копия свидетельства о рождении ребенка.
   • Справка от второго родителя (супруга/супруги) о том, что он/она не пользуется отпуском по уходу за ребенком и пособием (если отпуск берет не мать). Форма справки не узаконена, пишется в свободной форме.
   • Копия паспорта заявителя (для идентификации).
3. Приказ. Форма Т-6. Текст: «Предоставить [ФИО] отпуск по уходу за ребенком с [дата] по [дата]». Основание: заявление, свидетельство о рождении, справка со второго родителя.
4. Ознакомление. Сотрудник ознакомляется с приказом под роспись.
5. Пособие по уходу. Назначается на основании заявления и документов, переданных в СФР (через работодателя или напрямую через Госуслуги/МФЦ). Работодатель заполняет раздел сведений о заработке в ЭЛН/заявлении на пособие.
6. Табель учета рабочего времени. Код «ОЗ» (16) — отпуск по уходу за ребенком.
7. СЗВ-ТД. Запись НЕ вносится. Трудовой договор действует, стаж зачитывается в страховой (до 1.5 лет — полностью, до 3 лет — в установленных законом пределах).

Особенности: работа в отпуске по уходу за ребенком

Согласно ст. 256 ТК РФ, работник в отпуске по уходу за ребенком имеет право работать на неполное рабочее время или из дома (дистанционно) без прекращения отпуска и сохранения права на пособие.

• Для этого оформляется дополнительное соглашение к трудовому договору об установлении неполного рабочего дня/недели или дистанционной работы.
• Приказ об отпуске по уходу НЕ прерывается.
• За работу выплачивается заработная плата пропорционально отработанному времени/объему работы.
• Исключение: Если сотрудник был оформлен на неполный день, а хочет перейти на полный, отпуск по уходу прерывается приказом, а затем оформляется заново (если есть основание) или сотрудник просто продолжает работать на полный день.

Часть 3. Взаимосвязь ежегодного и декретного отпусков

Это частая ситуация: женщина планирует уйти в декрет, но у нее остался неиспользованный ежегодный отпуск за прошлый или текущий рабочий год.

Право работницы (ч. 3 ст. 260 ТК РФ):

Женщинам по их желанию ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется перед отпуском по беременности и родам и после него независимо от продолжительности работы на данном предприятии.

Алгоритм действий:

1. Работница пишет заявление о предоставлении ежегодного отпуска «перед декретным» (указывает даты).
2. Издается приказ (Т-6) на ежегодный отпуск.
3. Сразу после него (или через несколько дней) начинается отпуск по БиР (на основании ЭЛН и нового приказа).
4. После окончания отпуска по БиР может последовать отпуск по уходу за ребенком.

Выгода: За ежегодный отпуск выплачиваются отпускные (средний заработок), что часто выгоднее, чем пособие по БиР (ограниченное максимальной базой СФР). Стаж за ежегодный отпуск зачитывается в страховой стаж.

Часть 4. Временная замена работника в декрете

Пока основной сотрудник находится в отпуске по БиР и/или по уходу, его место (должность) сохраняется (ст. 256 ТК РФ). Работодатель имеет право нанять заменяющего работника.

Порядок оформления замены:

1. Заключается срочный трудовой договор (ст. 59 ТК РФ) — на срок отсутствия основного работника в связи с сохранением за ним места работы.
2. В трудовом договоре обязательно указывается условие: «Договор заключается на срок отсутствия основного работника [ФИО] в связи с отпуском по беременности и родам / по уходу за ребенком».
3. Испытательный срок при таком приеме не устанавливается (ч. 4 ст. 70 ТК РФ).
4. При выходе основного сотрудника на работу срочный договор расторгается (ст. 79 ТК РФ) за 3 дня до выхода с выплате компенсации за неиспользованный отпуск (если он не был предоставлен).

Часть 5. Гарантии и запреты (Краткая шпаргалка)

Чек-лист для кадрового специалиста (Резюме)

При уходе в БиР:

• [ ] Получен ЭЛН (проверен номер, даты, диагноз/код).
• [ ] Написано заявление работницы.
• [ ] Издан приказ Т-6 (основание: ЭЛН, заявление).
• [ ] Работница ознакомлена с приказом под роспись ДО ухода.
• [ ] Рассчитано и выплачено пособие по БиР (в срок зарплаты, не позднее 10 дней).
• [ ] Табель: код «Б» / «Т».

При уходе в отпуск по уходу (до 3 лет):

• [ ] Написано заявление (мать/отец/другой родственник);
• [ ] Предоставлены копии: свидетельства о рождении, паспорта, справки со 2-го родителя (если не мама).
• [ ] Издан приказ Т-6.
• [ ] Сотрудник ознакомлен с приказом.
• [ ] Подготовлены документы для назначения пособия по уходу (переданы в СФР/работнику).
• [ ] Табель: код «ОЗ».
• [ ] Если работает на неполный день, оформлено доп. соглашение к ТД.

При выходе с декрета (до 3 лет или раньше):

• [ ] Заявление о досрочном выходе (минимум за 2 недели, лучше заранее).
• [ ] Приказ о предоставлении ежегодного отпуска (если берет перед выходом на работу) или приказе о выходе на работу / прекращении отпуска по уходу.
• [ ] Приказ о расторжении срочного ТД с заменяющим сотрудником (за 3 дня).
• [ ] Расчет с заменяющим сотрудником (зарплата + компенсация за отпуск).

Грамотное оформление отпусков — залог спокойствия и правовой безопасности компании. Ключевые принципы: своевременность (приказы до начала отпуска), документальное подтверждение (ЭЛН, заявления, справки), соблюдение гарантий (неуволимость, запрет на ночные смены, перерывы на кормление). Использование электронного документооборота (ЭДО) и интеграции с СФР значительно упрощает процесс работы с ЭЛН и пособиями в 2026 году.

Данная статья носит информационный характер. Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому инспектору или квалифицированному юристу по трудовому праву.