Сдача документов в архив, это обязательная процедура для любой организации, завершающей дело или прекращающей деятельность, а также при плановом переборе делах по истечении сроков хранения. Главным документом, фиксирующим факт передачи дел от структурного подразделения (или от ответственного исполнителя) в архив организации (или в государственный архив), является Акт приема-сдачи документов (делов).

Ниже представлена подробная статья о том, как правильно составить этот документ, какие реквизиты обязательны, и примеры заполнения для различных ситуаций.

Нормативная база и виды актов

Оформление акта регулируется следующими основными документами:

• Федеральный закон от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (ст. 17, 22).
• Приказ Росархива от № 174 «Об утверждении Инструкции по организации архивного дела в организациях» (п. 79–85).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Архивное дело. Акт приема-сдачи документов. Общие требования к составу и параметрам».
• Типовые формы, утвержденные приказом Госкомархива России от № 16 (для передачи в госархивы) или локальными нормативными актами организации (для внутреннего архива).

Различают два основных вида актов:

1. Внутренний акт — для передачи дел из подразделений/отделов в архив самой организации (форма разрабатывается организацией самостоятельно на основе ГОСТ Р 7.0.97-2016).
2. Акт передачи в государственный архив — строго регламентированная форма (Приложение к Приказу Росархива № 174 или старым Приказом Госкомархива № 16), используется при сдаче дел на государственное хранение по истечении сроков или при ликвидации/реорганизации юрлица.

Обязательные реквизиты акта (согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016)

Любой акт приема-сдачи должен содержать следующие сведения:

• Наименование документа: «Акт приема-сдачи документов (делов)».
• Дата составления (число, месяц прописью, год).
• Место составления (населенный пункт).
• Наименование организации (полное и/или сокращенное), передающей и принимающей документы.
• Состав комиссии (ФИО, должности членов комиссии по приему-сдаче; председатель, члены, секретарь). Персональные данные в публичных образцах маскируются.

• Основание для сдачи: ссылка на приказ (распоряжение) организации о сдаче дел в архив, номенклатуру дел, график сдачи.

• Перечень сдаваемых дел: оформляется в виде таблицы (см. ниже).
• Общее количество сдаваемых дел, томов, единиц хранения.
• Сроки хранения дел (в годах или «до проверки по истечении срока»).
• Подписи: председателя и членов комиссии (передающей и принимающей стороны), секретаря комиссии. При передаче в госархив, подпись руководителя организации и главы архива с печатью (если предусмотрено уставом).

Структура табличной части (Перечень дел)

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, таблица акта должна содержать следующие колонки:

1. Порядковый номер.
2. Индекс дела (шифр по номенклатуре).
3. Заголовок дела (точно по обложке/переплету).
4. Даты начала и окончания дела (крайние даты документов внутри дела).
5. Срок хранения (в годах).
6. Количество томов (если дело многотомное).
7. Количество листов (страниц) в деле/томе.
8. Примечания (состояние бумаги, наличие приложений, фото, ЭН на носителях и т.д.).

Образец заполнения внутреннего акта (для архива организации)

АКТ ПРИЕМА-СДАЧИ ДОКУМЕНТОВ (ДЕЛ)
в архив ООО «Наименование организации»

г. [Город] «___» _____________ 202_ г.

Мы, нижеподписавшиеся:
Председатель комиссии: [Должность, ФИО полностью], ____________________ / [Подпись] /
Члены комиссии:
[Должность, ФИО полностью] — ____________________ / [Подпись] /
[Должность, ФИО полностью] — ____________________ / [Подпись] /
Секретарь комиссии: [Должность, ФИО полностью] — ____________________ / [Подпись] /

действующие на основании Приказа № [Номер] от «___» _____________ 202_ г. «О сдаче дел в архив организации за 202_ год», составили настоящий Акт о том, что в архив организации сданы следующие дела:

№ п/п	Индекс дела (шифр)	Заголовок дела	Даты дела	Срок хранения, лет	Кол-во томов	Кол-во листов	Примечание
1	01-01	Приказы по основной деятельности	—	10	1	150	Хорошее состояние
2	02-05	Договоры поставки с контрагентами (А–К)	—	5	2	420	Том 2: приложения (спецификации)
3	03-12	Личные дела работников (увольнение 2023 г.)	—	75	3	890	Содержат сведения о заработной плате

ИТОГО сдано дел: 3 (три), томов: 6 (шесть), листов: 1460 (одна тысяча четыреста шестьдесят).

Дела переданы в надлежащем состоянии, переплетены, пронумерованы, заголовки соответствуют номенклатуре дел. Инвентаризационные описи (форма № [Номер формы]) приложены к каждому делу / составлены в 2-х экземплярах.

ДЕЛА ПРИНЯЛ:
Архивариус / Заведующий архивом
____________________ / [ФИО, Подпись] /

ДЕЛА СДАЛ:
Ответственный за делопроизводство / Руководитель структурного подразделения
____________________ / [ФИО, Подпись] /

М.П. (Место печати, если предусмотрено уставом/локальными актами)

Особенности акта при сдаче документов в государственный архив

При передаче дел в государственный архив (по истечении сроков хранения — обычно 10 лет для бухгалтерии, 75 лет для личных дел и т.д., или при ликвидации организации) применяется форма, утвержденная Приказом Росархива от № 174 (Приложение № 2) или старой формой Приказа Госкомархива № 16.

Ключевые отличия:

• Две стороны: Организация-сдачатель и Государственный архив-приемщик.
• Обязательная экспертиза: В акте отражается акт экспертизы ценности документов (если проводилась) или ссылка на номенклатуру, утвержденную госархивом.
• Инвентаризационные описи: Обязательно составляются в 2 экземплярах (один остается в госархиве, второй — в организации до получения уведомления о приеме на госхранение).
• Подпись главы госархива: Акт подписывается директором (заведующим) государственного архива.
• Сроки хранения: Указываются итоговые (суммарные) сроки хранения в госархиве.

Пошаговая инструкция по подготовке и оформлению

1. Подготовка дел: Проверить переплет, нумерацию листов, соответствие заголовков номенклатуре, наличие инвентаризационных описей (формы 1-арх, 2-арх или внутренние).
2. Формирование комиссии: Приказом организации создается комиссия по приему-сдаче (минимум 3 человека: председатель, члены, секретарь). В состав обязательно входит архивариус/заведующий архивом.
3. Проведение приемки: Комиссия сверяет физические дела с описями, проверяет состояние бумаги, полноту комплектов.
4. Заполнение акта: Заполняется в 2-х экземплярах (один у сдачателя, второй у архива/приемщика). Заполняется ручкой (чернила синего/черного цвета) или печатается, но подписи только оригинальные.
5. Подписание: Все члены комиссии подписывают оба экземпляра. При передаче в госархив — подписывает руководитель организации и директор архива.
6. Передача: Дела физически перемещаются в архивное хранилище. На обложках дел проставляется шифр хранения (номер фонда, описи, дела).
7. Учет: Данные акта вносятся в журнал учета сдачи дел в архив (форма по ГОСТ Р 7.0.97-2016 или внутренняя).

Типичные ошибки, которых стоит избегать

• Расхождения в заголовках: Заголовок в акте не совпадает с заголовком на обложке дела или в номенклатуре.
• Отсутствие индексов (шифров): Не проставлены коды дел по номенклатуре.
• Неверные сроки хранения: Указаны сроки, не соответствующие утвержденной номенклатуре или типовым перечням (Приказ Минкультуры/Росархива).
• Отсутствие описей: Дела сданы без инвентаризационных описей (недопустимо для госархива, не рекомендуется для внутреннего).
• Подписи неполного состава комиссии: Подписал только архивариус, без председателя/членов.
• Исправления в акте: Зачеркивания, исправитель не допускаются. При ошибке акт перезаполняется заново.

Электронные документы и акты

Если организация ведет делопроизводство в электронном виде (СЭД), сдача в архив может осуществляться в электронном виде. В этом случае:

• Акт оформляется в виде электронного документа (ЭД) с использованием усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) всех членов комиссии.
• В акте указываются реквизиты электронных дел (хэш-суммы, форматы файлов, носители, метаданные).
• Требования к формату описей и актам для ЭД регламентируются Приказом Минцифры России от № 526 и ГОСТ Р 7.0.103-2019.

Хранение акта после сдачи

• Экземпляр сдачателя хранится в архиве организации (или у ответственного за делопроизводство) в составе дела «Акты приема-сдачи документов в архив» (обычно индекс 01-15 или аналогичный по номенклатуре) в течение срока хранения сданных дел или постоянно.
• Экземпляр архива сшивается в дело учета поступления документов (журнал поступления, опись поступления) и хранится постоянно (фонд архива).

Грамотно оформленный Акт приема-сдачи документов, это гарантия правовой значимости архивного фонда организации. Он подтверждает факт передачи ответственности за сохранность документов, служит основанием для списания дел с учета у сдачателя и постановки на учет в архиве. Использование единых стандартов (ГОСТ Р 7.0.97-2016) и типизированных форм исключает споры при проверках (налоговой, Росархива, прокуратуры) и обеспечивает быстрый поиск информации в будущем.

---

Примечание: В данной статье приведены типовые рекомендации. Конкретные формы и требования могут уточняться локальными нормативными актами вашей организации или требованиями конкретного государственного архива-приемщика. Перед сдачей обязательно согласуйте форму акта с архивариусом вашей организации или специалистом госархива.