Акт о поездке (служебной командировке) – это внутренний документ организации, фиксирующий факт выполнения служебного задания вне постоянного места работы. Он служит основанием для начисления суточных, возмещения расходов на проезд и проживание, а также для отчёта перед бухгалтерией и налоговыми органами.
Когда составляется акт о поездке - При направлении сотрудника в служебную командировку (внутри страны или за рубежом).
- При выполнении разовых служебных заданий, не оформленных как командировка (например, участие в конференции, переговоры с партнёрами).
- При необходимости подтвердить факт выполнения работы вне офиса для последующего начисления компенсаций.
Основные разделы акта - Шапка документа – реквизиты организации, номер и дата акта.
- Информация о сотруднике – ФИО, должность, подразделение (данные следует маскировать, например: [ФИО], [Должность]).
- Цель поездки – краткое описание задачи, которую необходимо выполнить (участие в переговорах, обучение, осмотр объекта и т.д.).
- Маршрут и сроки – пункт отправления, пункт назначения, дата и время выезда, дата и время возврата.
- Расходы – перечень затрат (проезд, проживание, суточные, иные расходы) с приложением подтверждающих документов (билеты, чеки, счета‑фактуры).
- Результаты поездки – что было сделано, получены ли ожидаемые результаты, приложения (отчёты, презентации, фотофиксация).
- Подписи – сотрудник, руководитель подразделения, бухгалтер (или ответственное лицо).
Пример заполнения акта (с маскировкой персональных данных)
ООО «Пример»
ИНН ### КПП 123401001
Акт о поездке № 2026‑09‑10/01
от «10» сентября 2026 г.
Сотрудник: [ФИО]
Должность: [Должность]
Подразделение: [Подразделение]
Цель поездки: Участие в международной конференции «Инновации в логистике» (г. Берлин, Германия).
Маршрут и сроки:
Выезд: г. Москва, аэропорт Шереметьево – , 07:30
Прибытие: г. Берлин, аэропорт Тегель – , 10:45 (местное время)
Обратный выезд: г. Берлин – , 18:00
Прибытие: г. Москва – , 21:20
Расходы:
- Авиабилеты (туда‑обратно) – 25 000 руб.
- Проживание (отель, 4 ночи) – 18 000 руб.
- Суточные (4 дня × 2 500 руб.) – 10 000 руб.
- Местный транспорт (такси, метро) – 2 000 руб.
- Регистрационный взнос конференции – 12 000 руб.
Результаты поездки:
- Участие в трёх plenary‑сессиях и двух мастер‑классах.
- Получена информация о новых технологиях отслеживания грузов.
- Установлены контакты с двумя потенциальными поставщиками.
- Презентация материалов конференции направлена в отдел маркетинга (приложение №1).
Подписи:
Сотрудник: _____________________ / [ФИО] / «10» сентября 2026 г.
Руководитель: ___________________ / [ФИО] / «10» сентября 2026 г.
Бухгалтер: ______________________ / [ФИО] / «11» сентября 2026 г.
Рекомендации по оформлению - Используйте единый шаблон организации – это упрощает обработку документов в бухгалтерии.
- Все приложения (билеты, чеки, счета‑фактуры) должны быть пронумерованы и ссылка на них указываться в тексте акта.
- Если поездка за рубежом, указывайте валюту расходов и курс пересчёта на дату оплаты (по официальному курсу ЦБ РФ).
- Сохраняйте электронные копии всех подтверждающих документов в течение срока хранения первичной бухгалтерской документации (минимум 4 года).
- При необходимости корректировки акта (например, добавление недостающих чеков) оформляйте отдельный лист‑изменение с подписями тех же лиц.
- Шапка документа – реквизиты организации, номер и дата акта.
- Информация о сотруднике – ФИО, должность, подразделение (данные следует маскировать, например: [ФИО], [Должность]).
- Цель поездки – краткое описание задачи, которую необходимо выполнить (участие в переговорах, обучение, осмотр объекта и т.д.).
- Маршрут и сроки – пункт отправления, пункт назначения, дата и время выезда, дата и время возврата.
- Расходы – перечень затрат (проезд, проживание, суточные, иные расходы) с приложением подтверждающих документов (билеты, чеки, счета‑фактуры).
- Результаты поездки – что было сделано, получены ли ожидаемые результаты, приложения (отчёты, презентации, фотофиксация).
- Подписи – сотрудник, руководитель подразделения, бухгалтер (или ответственное лицо).
Пример заполнения акта (с маскировкой персональных данных)
ООО «Пример»
ИНН ### КПП 123401001
Акт о поездке № 2026‑09‑10/01
от «10» сентября 2026 г.
Сотрудник: [ФИО]
Должность: [Должность]
Подразделение: [Подразделение]
Цель поездки: Участие в международной конференции «Инновации в логистике» (г. Берлин, Германия).
Маршрут и сроки:
Выезд: г. Москва, аэропорт Шереметьево – , 07:30
Прибытие: г. Берлин, аэропорт Тегель – , 10:45 (местное время)
Обратный выезд: г. Берлин – , 18:00
Прибытие: г. Москва – , 21:20
Расходы:
- Авиабилеты (туда‑обратно) – 25 000 руб.
- Проживание (отель, 4 ночи) – 18 000 руб.
- Суточные (4 дня × 2 500 руб.) – 10 000 руб.
- Местный транспорт (такси, метро) – 2 000 руб.
- Регистрационный взнос конференции – 12 000 руб.
Результаты поездки:
- Участие в трёх plenary‑сессиях и двух мастер‑классах.
- Получена информация о новых технологиях отслеживания грузов.
- Установлены контакты с двумя потенциальными поставщиками.
- Презентация материалов конференции направлена в отдел маркетинга (приложение №1).
Подписи:
Сотрудник: _____________________ / [ФИО] / «10» сентября 2026 г.
Руководитель: ___________________ / [ФИО] / «10» сентября 2026 г.
Бухгалтер: ______________________ / [ФИО] / «11» сентября 2026 г.
Рекомендации по оформлению - Используйте единый шаблон организации – это упрощает обработку документов в бухгалтерии.
- Все приложения (билеты, чеки, счета‑фактуры) должны быть пронумерованы и ссылка на них указываться в тексте акта.
- Если поездка за рубежом, указывайте валюту расходов и курс пересчёта на дату оплаты (по официальному курсу ЦБ РФ).
- Сохраняйте электронные копии всех подтверждающих документов в течение срока хранения первичной бухгалтерской документации (минимум 4 года).
- При необходимости корректировки акта (например, добавление недостающих чеков) оформляйте отдельный лист‑изменение с подписями тех же лиц.
- Используйте единый шаблон организации – это упрощает обработку документов в бухгалтерии.
- Все приложения (билеты, чеки, счета‑фактуры) должны быть пронумерованы и ссылка на них указываться в тексте акта.
- Если поездка за рубежом, указывайте валюту расходов и курс пересчёта на дату оплаты (по официальному курсу ЦБ РФ).
- Сохраняйте электронные копии всех подтверждающих документов в течение срока хранения первичной бухгалтерской документации (минимум 4 года).
- При необходимости корректировки акта (например, добавление недостающих чеков) оформляйте отдельный лист‑изменение с подписями тех же лиц.
Акт о поездке – важный инструмент контроля служебных командировок и учёта связанных с ними расходов. Правильное оформление документа обеспечивает прозрачность финансовых операций, минимизирует риски споров с налоговыми органами и упрощает процесс возмещения сотруднику фактически понесённых затрат. При составлении акта следует помнить о конфиденциальности персональных данных: вместо реальных ФИО, телефонов и адресов используйте обозначения типа [ФИО], [Телефон], [Адрес].