Грамотное оформление передачи документов — залог правовой безопасности организации‚ соблюдения архивного законодательства и защиты коммерческой тайны. Акт сдачи-приемки является первичным учетным документом‚ фиксирующим факт передачи прав и ответственности за документы от одной стороны к другой. В статье подробно разбираем виды актов‚ обязательные реквизиты‚ актуальные образцы и нюансы электронного документооборота.

Правовая основа оформления передачи документов

Основанием для составления акта служит совокупность нормативных актов:

• ГК РФ (ст. 913‚ 1005): правила передачи предметов по договору возмездного хранения‚ поручения‚ mandato.
• ФЗ от № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (ст. 9): первичный документ (в т.ч. акт) должен быть оформлен в момент совершения хозяйственной операции или сразу после нее.
• ФЗ от № 125-ФЗ «Об архивном деле в РФ» (ст. 16‚ 17): порядок передачи документов в архивы‚ составление описей и актов.
• Приказ Росархива от № 236: утверждены типовые формы описей и актов передачи документов в государственные архивы (форма № 0300701‚ 0300702).
• ГОСТ Р 7.0.97-2016: требования к составлению описей дел.
• ФЗ от № 63-ФЗ «Об электронной подписи»: регулирует правовую силу электронных актов при ЭДО.

Основные виды актов сдачи-приемки документов

В зависимости от цели передачи и сторон процесса‚ выделяют следующие ключевые виды актов:

Акт приема-передачи документов при входящем/исходящем документообороте

Оформляется при передаче корреспонденции‚ договоров‚ накладных от контрагента к организации или между подразделениями.

Акт передачи документов в архив (внутренний или государственный)

Самый формализованный вид. Требует обязательного составления описанья дел (инвентаризационной ведомости). Оформляется по форме № 0300701 (передача в госархив) или по утвержденной организацией форме (внутренний архив).

Акт передачи документов на хранение в специализированную организацию (аутсорсинг архива)

Заключается на основании договора хранения. Обязателен перечень передаваемых дел с указанием сроков хранения и категории ценности.

Акт передачи документов на уничтожение

Оформляеться по решению экспертной комиссии по оценке ценности и сроков хранения документов. Является основанием для списания дел и акта уничтожения (формы № 0300703).

Акт приема-передачи дел при смене ответственного лица / реорганизации

Критически важен при увольнении секретаря/архивариуса‚ смене генерального директора‚ слиянии/переделении юрлиц.

Обязательные реквизиты акта (согласно ст. 9 ФЗ-402 и ГОСТ Р 7.0.8-2013)

1. Наименование документа: «Акт приема-передачи документов» / «Акт сдачи-приемки дел».
2. Дата составления (день‚ месяц‚ год) и место (населенный пункт).
3. Наименование организации (полное и сокращенное) или ФИО ИП — сторон (Передающей и Принимающей).
4. Основание: номер и дата договора‚ приказа‚ распоряжения‚ решения комиссии.
5. Перечень передаваемых документов: табличная часть (см. ниже) или ссылка на приложенную опись.
6. Состояние документов: «в надлежащем состоянии»‚ «имеются повреждения» (с описанием)‚ «с нарушением хронологии» и т.д.
7. Количество экземпляров акта: минимум 2 (по одному на сторону)‚ при передаче в архив — 3 (организация‚ архив‚ экспертная комиссия).
8. Подписи уполномоченных лиц: ФИО‚ должность‚ расшифровка подписи. При наличии — печати сторон (для юрлиц печать не обязательна с 2016 г.‚ но часто требуется внутренними регламентами).

Структура табличной части (описани) — «сердце» акта

Независимо от вида акта‚ перечень документов оформляется таблицей со следующими колонками:

№ п/п	Шифр/Индекс дела	Заголовок дела (точно по корешку)	Даты крайних записей (начало — конец)	Срок хранения (год/категория)	Кол-во листов / томов	Примечание (состояние‚ особенности)
1	01-01/2025	Договоры поставки с ООО «Ромашка»	—	5 лет / Временные	142 л; / 1 том	Корешок помят‚ л. 15 скреплен скотчем
2	02-05/2024	Первичная учетная документация (накладные‚ акты)	—	5 лет / Временные	500 л. / 3 тома	В надлежащем состоянии

Важно: Если дел много‚ перечень оформляется отдельным документом — Описью дел (по ГОСТ Р 7.0.97-2016)‚ на которую в акте дается ссылку: «Перечень документов прилагается в Описи № 1 от на 15 листах».

Типовые образцы актов (текстовые шаблоны для адаптации)

Образец 1. Универсальный акт приема-передачи документов (внутренний / между контрагентами)

АКТ ПРИЕМА-ПЕРЕДАЧИ ДОКУМЕНТОВ № 15
г. Москва «10» сентября 2026 г.

Мы‚ нижеподписавшиеся:
Сторона 1 (Передающая): ООО «Вектор»‚ ИНН 77XXXXXXXXX‚ в лице Генерального директора Иванова Ивана Иванова‚ действующего на основании Устава‚
Сторона 2 (Принимающая): ООО «Логистик Плюс»‚ ИНН 50XXXXXXXXX‚ в лице Начальника отдела закупок Петрова Петра Петровича‚ действующего на основании Доверенности № 45 от г.‚
составили настоящий Акт о том‚ что Сторона 1 передала‚ а Сторона 2 приняла следующие документы по Договору поставки № 100 от г.:

Товарная накладная № 555 от г. — 1 экз. (оригинал).
УПД № 888 от г. — 1 экз. (оригинал).
Акт приема-передачи товаров № 12 от г. — 2 экз. (оригинал‚ копия).
Копия лицензии на деятельность — 1 л. (заверена печатью ООО «Вектор»).

Всего передано документов: 4 наименования‚ 5 листов.
Документы переданы в надлежащем состоянии‚ претензий по оформлению и комплектности нет.
Акт составлен в 2-х экземплярах‚ по одному для каждой стороны‚ имеющих равную юридическую силу;

ПЕРЕДАЛ: ПРИНЯЛ:
_____________ /Иванов И.И./ _____________ /Петров П.П./
М.П. М.П.

Образец 2. Акт передачи дел в архив организации (внутренний архив)

АКТ СДАЧИ-ПРИЕМКИ ДЕЛ В АРХИВ ОРГАНИЗАЦИИ № 1-Арх
г. Санкт-Петербург «10» сентября 2026 г.

Комиссия в составе:
Председатель: Архивариус ООО «СтройМастер» Сидорова Анна Сергеевна (приказ № 12 от )
Члены: Секретарь-делопроизводитель Козлова Елена Викторовна‚
Юрист Кузнецов Алексей Дмитриевич

Установила‚ что Отдел кадров (передающая сторона) сдал‚ а Архив организации (принимающая сторона) принял на хранение дела за 2023 год по Описи № 5 от г. (приложение‚ 3 л.).

Всего сдано дел: 45 единиц хранения.
Сроки хранения: 50 лет (личные дела) — 12 дел; 5 лет (приказы по кадрам) — 33 дела.
Состояние дел: удовлетворительное. Дело № 12 (Личное дело Смирнова С.С.), отсутствует лиш 14 (утерян ранее‚ акт № 4 от 2024 г.).

Дела размещены на стеллаже № 4‚ полки 2-5.
Акт составлен в 3-х экземплярах: Отдел кадров‚ Архив‚ Комиссия.

ПРЕДСЕДАТЕЛЬ КОМИССИИ: ПЕРЕДАЛ: ПРИНЯЛ:
__________ /Сидорова А.С./ __________ /Козлова Е.В./ __________ /Сидорова А.С./

Образец 3. Акт передачи документов в государственный архив (по форме Росархива № 0300701)

Данный акт имеет строго регламентированную структуру. Основные блоки:

• Шапка: Наименование ведомства-отправителя‚ архива-получателя.
• Основание: Акт экспертной комиссии № ___ от ___.
• Сведения о фонде: Индекс фонда‚ название фонда‚ даты крайних записей.
• Количественные показатели: Кол-во единиц хранения‚ кол-во листов‚ погонные метры.
• Сведения о носителях: Бумага‚ фото‚ аудио/видео‚ электронные носители.
• Условия хранения до передачи.
• Подписи руководителя организации‚ главы архива‚ председателя экспертной комиссии.

Полная форма доступна на сайте Росархива в разделе «Методология / Типовые формы». Заполнение производится в АИС «Архив» или вручную с соблюдением ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Особенности оформления в электронном виде (ЭДО)

С 2026 года подавляющее большинство организаций перешло на обязательный ЭДО по ФЗ-402-ФЗ и ФЗ-63-ФЗ. Акт сдачи-приемки документов в электронном виде имеет такую же юридическую силу‚ что и бумажный‚ при соблюдении условий:

• Наличие усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у авторизованных лиц обеих сторон.
• Использование аккредитованного оператора ЭДО (АО ЭДО) или системы ЭДО с гарантированной доставкой (например‚ СБИС‚ Диадок‚ Контур‚ 1С-ЭДО).
• Структура XML-файла должна соответствовать формализованному формату ФНС (если акт относится к налоговым целям‚ напр. УПД/Акт выполненных работ) или внутреннему формату оператора (для внутренних архивных актов).
• Хранение оригинала электронного документа — в информационной системе оператора/организации в течение всего срока хранения документов‚ к которым относится акт.

Лайфхак: При передаче скан-копий бумажных документов по ЭДО в акте обязательно указывайте: «Передаются электронные копии документов‚ оригиналы хранятся у Передающей стороны / передаются параллельно курьером».

Типичные ошибки и риски

1. Отсутствие описи при передаче в архив. Акт без описи (или со ссылкой на несуществующую опись) недействителен для архивных целей (п. 16 ст. 125-ФЗ).
2. Несовпадение заголовков дел в акте и на корешках. При проверке Росархивом или аудиторами это повод для акта несоответствия.
3. Пропуск графа «Срок хранения / Категория ценности». Невозможно определить‚ когда документ можно уничтожить.
4. Подпись не уполномоченного лица. Подпись должна ставить лицо‚ указанное в приказе «О комиссии по приему-передаче» или в доверенности. Подпись секретаря «за директора» без доверенности, риск оспаривания.
5. Исправления и зачеркивания. В архивных актах недопустимы. Ошибку нужно исправлять путем составления нового акта или дополнительного соглашения/доп. акта.
6. Игнорирование состояния документов. Если передаете поврежденные дела (промокшие‚ порванные‚ с вырванными листами) — обязательно фиксируйте в колонке «Примечание» и подписывайте комиссией. Иначе принимающая сторона ответит за порчу.

Хранение и учет актов

• Срок хранения актов приема-передачи документов: устанавливается организацией в Перечне типовых управленческих архивных документов‚ но не менее срока хранения переданных документов (п. 275 тип. перечня Росархива — 5 лет после окончания срока хранения последнего дела‚ указанного в акте‚ либо постоянно для актов передачи в госархив).
• Учет: Акт регистрируется в журнале регистрации актов приема-передачи документов (форма по ГОСТ Р 7.0.8-2013 или своя);

Чек-лист перед подписанием акта (для ответственного лица)

• [ ] Проверены все номера‚ даты‚ заголовки дел с корешками/обложками.
• [ ] Указаны верные сроки хранения (сверено с Перечнем организации / типовым перечнем).
• [ ] Состояние каждого тома оценено (при повреждениях, составлен отдельный Акт осмотра состояния).
• [ ] Количество экземпляров акта соответствует числу заинтересованных сторон (2 или 3).
• [ ] Подписанты имеют действующие доверенности/приказы на подпись.
• [ ] При передаче в госархив — получен квитанция об приеме (обратная сторона акта или отдельный документ).
• [ ] В ЭДО: проверен статус доставки «Доставлено/Подписано получателем»‚ УКЭП действительна.

Акт сдачи-приемки документов — не просто формальность‚ а ключевой инструмент управления рисками. В 2026 году акцент смещается на полную цифровизацию: использование АИС «Архив»‚ интеграция с ЭДО-операторами и автоматическое формирование актов на основе метаданных дел. Однако правовые требования к реквизитам и ответственности сторон остаются неизменными. Используйте приведенные образцы как базу для разработки утвержденных локальными актами форм‚ учитывающих специфику вашей организации (оборот БУ‚ кадровый архив‚ секретность‚ проектная документация). Регулярный аудит актов комиссией, лучшая подготовка к проверкам Росархива и налоговой службы.

---

Данная статья носит информационный характер. Для оформления конкретных операций (особенно передача в госархив‚ уничтожение‚ сделки с недвижимостью/ИП) рекомендуется консультироваться с архивистом организации или юристом по документообороту.