Бесплатная консультация юриста

+7 (800) 302-87-29

Реклама jurik.ru

Номенклатура дел — это основной справочный документ, определяющий состав, структуру и сроки хранения дел, образующихся в ходе деятельности администрации муниципального района. Грамотно составленная номенклатура обеспечивает порядок в делопроизводстве, соблюдение архивного законодательства и эффективный поиск информации. В статье подробно разбираем актуальные требования Приказа Росархива от № 77 (далее — Правила № 77), структуру номенклатуры для администрации района и даем практические рекомендации по ее заполнению.

Нормативная правовая база: что изменилось с 2023 года

Ключевым документом, регламентирующим форму и порядок ведения номенклатуры, являются Правила ведения делопроизводства в организации, утвержденные Приказом Росархива от № 77 (вступил в силу ). Они заменили собой Приказ Росархива от № 55.

Единая форма: Форма номенклатуры дел утверждена в Приложении 1 к Правилам № 77. Использование иных форм не допускается.
Обязательные реквизиты: Наименование организации, год, код по ОКПО, дата утверждения, подпись руководителя.
Сроки хранения: Устанавливаются в соответствии с Примерной номенклатурой дел органов местного самоуправления районов (городов), утвержденной Росархивом (актуальная редакция), и Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации».

Важно: В 2024–2026 годах актуальны сроки хранения, установленные типовыми/примерными номенклатурами. Для дел по личному составу (кадровых) установлен единый срок — 50 лет (для документов, образованных до 2003 г.) и 75 лет (для документов, образованных с 2003 г. по 2021 г.), в соответствии с приказом Минкультуры России от № 2364. Для документов с 2022 года применяются новые подходы к срокам (10/50/75 лет в зависимости от вида документа).

Структура номенклатуры дел администрации района

Номенклатура составляется на один календарный год. Она состоит из разделов, соответствующих структурным подразделениям (отделам, управлениям, отделам) администрации, а также раздела «Служба делопроизводства» (или «Архив», «Канцелярия»).

Основные разделы (типовые для администрации района):

Раздел I. Служба делопроизводства (Канцелярия, Архив). Дела по организации делопроизводства, учету документов, работе с обращениями граждан, архивному делу.
Раздел II. Организационно-распорядительная деятельность главы администрации и его заместителей. Распоряжения, приказы, поручения, работа с заседаниями администрации, координационные совещания.
Раздел III. Деятельность структурных подразделений по отраслевому принципу. Создаются под каждое управление/отдел:
- Управление архитектуры, градостроительства и земельных отношений;
- Отдел образования (или Управление образования);
- Отдел здравоохранения;
- Отдел социальной защиты населения;
- Финансовое управление (казначейство);
- Отдел экономического развития, торговли и промышленности;
- Юридический отдел (правовое обеспечение);
- Отдел гражданской обороны и чрезвычайных ситуаций;
- Иные подразделения (кадры, контроль, пресс-служба, ИТ и т.д.).
Раздел IV. Дела постоянного хранения (Фонд организации). Оформляется отдельно или выделяется в конце номенклатуры. Сюда вносятся дела, отобранные на постоянное хранение по актам отбора (экспертизе ценности).

Порядок разработки и утверждения номенклатуры (пошаговый алгоритм)

Этап 1: Подготовительный (январь – февраль отчетного года)

Изучить актуальную Примерную номенклатуру дел органов местного самоуправления района (города) (утв. Росархивом).
Проанализировать номенклатуру прошлого года: исключить неиспользуемые дела, добавить новые виды деятельности (новые федеральные законы, программы, полномочия).
Собрать предложения от структурных подразделений (рассылка служебных записок с просьбой предоставить перечень дел за год).

Этап 2: Проектная работа (февраль – март)

Заполнить форму Приложения 1 к Правилам № 77 (в электронном виде или на бумаге).
Для каждого дела указать:
1. Порядковый номер (сквозной по номенклатуре).
2. Индекс дела (шифр подразделения + порядковый номер, напр. УГЗР-05).
3. Заголовок дела (четкий, отражающий суть документа, без аббревиатур, не допускающих двоякого толкования).
4. Срок хранения (в годах: временное — 1, 3, 5, 10, 50, 75; постоянное — «п.»).
5. Примечание (при необходимости: основание для срока, особенности хранения).

Этап 3: Согласование и экспертиза (март)

Согласовать проект с главным архивистом администрации (или ответственным за архивное дело).
Провести экспертизу ценности документов (если планируется отбор на постоянное хранение).
Согласовать с заместителем главы администрации, курирующим делопроизводством/архивным делом.

Этап 4: Утверждение (до 31 марта отчетного года)

Подготовить Приказ главы администрации района «Об утверждении номенклатуры дел администрации [Наименование] района на 20__ год».
Номенклатура является приложением к приказу.
Приказ подписывается главой администрации, регистрируется в службе делопроизводства.

Этап 5: Внесение изменений (в течение года)

В Законе порядок изменений не прописан жестко, однако согласно Правилам № 77 и практике Росархива:

Изменения вносятся дополнительным приказом главы администрации.
Форма приказа об изменениях может быть произвольной, но должна ссылаться на основной приказ и указывать: «Внести в номенклатуру дел на 20__ год следующие изменения: пункт X изложить в новой редакции / Добавить пункт Y / Исключить пункт Z».
Изменения вводятся с момента подписания приказа (или указанной в нем даты).

Образец заполнения строки номенклатуры (Пример для 2026 года)

Ниже приведен фрагмент таблицы номенклатуры в формате Приложения 1 к Приказу Росархива № 77.

№ п/п	Индекс дела	Заголовок дела	Срок хранения (лет)	Примечание
1	СД-01	Документы по организации делопроизводства в администрации района на 2026 год	5	Примерная номенклатура ОМСУ, п. 1.1
2	СД-02	Номенклатура дел администрации района на 2026 год. Утверждение, изменения	п.	Документ постоянного хранения (Приложение 1 к Правилам № 77)
3	СД-03	Журналы регистрации входящей, исходящей, внутренней документации на 2026 год	п.	Форма журнала утв. Приказом Росархива № 77 (Приложение 2)
4	ОРД-01	Приказы и распоряжения главы администрации района на 2026 год (основной журнал регистрации)	п.	Постоянное хранение
5	ОРД-02	Поручения главы администрации и его заместителей, контроль за исполнением на 2026 год	10
6	УГЗР-01	Документы по выдаче разрешения на строительство объектов капитального строительства на 2026 год	75	Срок установлен типовой номенклатурой Минстроя/Росархива
7	ОО-01	Личные дела работников Управления образования (поступающие на хранение в 2026 г.)	75	Срок хранения 75 лет (документы, образованные с 2003 г.)
8	ФУ-01	Бюджет района на 2026 год и плановый период: проект, рассмотрение, утверждение	п.	Постоянное хранение
9	ЮО-01	Документы по судебным и арбитражным спорам с участием администрации района на 2026 год	10	По истечении срока, экспертиза ценности
10	КАДР-01	Приказы по кадрам (основной журнал регистрации) на 2026 год	75	Срок 75 лет для приказов о приеме/увольнении/переводе

Особенности составления заголовков дел (Best Practices)

Единственность: Одно дело — один заголовок. Нельзя объединять в одно дело документы разного срока хранения (исключение — дела постоянного хранения, формируемые по итогам года).
Полнота: Заголовок должен отвечать на вопросы: Что? Кем? За какой период? (Напр.: «Отчеты об исполнении бюджета района за 1–4 кварталы 2026 года», а не просто «Отчеты»).
Иерархия: Внутри подразделения дела группируются по видам деятельности (планирование, отчетность, контроль, кадры, гражданские обращения).
Исключение «Мусора»: В номенклатуру не включаются справочные материалы, черновики, дубликаты, бланки — они не являются делами.

Типичные ошибки и как их избежать

Использование старой формы (Приказ № 55). Решение: Строго используйте Приложение 1 к Приказу Росархива № 77.
Отсутствие дела «Номенклатура дел…» в разделе Службы делопроизводства. Решение: Это дело обязательно, срок хранения — постоянный (п.).
Неверные сроки хранения для кадровых документов. Решение: Проверяйте Приказ Минкультуры № 2364: для личных дел и приказов по кадрам (с 2003 г.) — 75 лет; для табелей учета рабочего времени — 50/75 лет в зависимости от периода.
Дублирование дел в разных подразделениях. Решение: Дело оформляется там, где документ образуется/исполняется (принцип «автора» дела). Копии в других отделах в номенклатуру не вносятся.
Утверждение после 31 марта. Решение: Планируйте работу так, чтобы приказ был подписан до начала формирования дел (идеально — в феврале).

Электронное делопроизводство и номенклатура

Согласно Правилам № 77, номенклатура дел ведется в едином экземпляре на организацию. При ведении электронного делопроизводства (СЭД):

Номенклатура формируется в СЭД (структура папок/реестров повторяет бумажную номенклатуру).
Индексы дел в СЭД должны совпадать с индексами в утвержденной бумажной номенклатуре.
Журналы регистрации (входящих/исходящих) ведутся в СЭД в форме, утвержденной Приложением 2 к Правилам № 77.
Акт отбора документов на постоянное хранение составляется по итогам года для переводов в архив (как бумажных, так и электронных оригиналов с ЭП).

Пример структуры Приказа об утверждении (Образец 2026 года)

ПРИКАЗ
Главы администрации [Наименование] муниципального района
от «___» _____________ 202_ г. № _____
[Населенный пункт]

Об утверждении номенклатуры дел администрации [Наименование] муниципального района на 202_ год

В соответствии с Федеральным законом от № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации», Приказом Росархива от № 77 «Об утверждении Правил ведения делопроизводства в организации» и Примерной номенклатурой дел органов местного самоуправления районов (городов) ПРИКАЗЫВАЮ:

Утвердить номенклатуру дел администрации [Наименование] муниципального района на 202_ год (приложение).
Ответственного за архивное дело администрации [ФИО должностного лица] обеспечить:
 2.1. Приведение номенклатуры дел в соответствие с формой, установленной Приложением 1 к Правилам № 77.
 2.2. Размещение настоящего приказа и номенклатуры дел на официальном сайте администрации в разделе «Деятельность / Делопроизводство / Номенклатура дел» (при наличии технической возможности).
 2.3. Ознакомление под роспись структурных подразделений с номенклатурой дел в 3-дневный срок.
Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на заместителя главы администрации [ФИО/Должность].
Настоящий приказ вступает в силу с момента подписания.

Глава администрации ________________ / [ФИО] /
Приложение: Номенклатура дел администрации [Наименование] муниципального района на 202_ год (в ___ стр., ___ экз.).

Своевременное и качественное составление номенклатуры дел — залог прохождения проверок Росархива и территориальных органов архивного дела, а также гарантия сохранности документарированной информации администрации района.

Чек-лист готовности номенклатуры к утверждению:

[ ] Использована форма Приложения 1 к Приказу Росархива № 77.
[ ] Указан полный наименование администрации, год, ОКПО.
[ ] Присутствуют все структурные подразделения (актуальная структура на год).
[ ] Заголовки дел конкретны, не дублируются, соответствуют примерной номенклатуре ОМСУ.
[ ] Сроки хранения верны (свериться с Приказом Минкультуры № 2364 и типовыми номенклатурами отраслей).
[ ] Включено дело «Номенклатура дел…» со сроком «п.» в разделе Службы делопроизводства.
[ ] Проект согласован архивистом и юристом.
[ ] Подготовлен проект приказа об утверждении.
[ ] Срок утверждения не позднее 31 марта отчетного года.

Регулярное обновление номенклатуры в течение года (при создании новых подразделений, передаче полномочий, запуске новых федеральных проектов) через приказами о внесении изменений — обязательное условие актуальности документа.