Статья предназначена для бухгалтеров, кадровиков и пользователей 1С, которым необходимо освоить процесс начисления заработной платы (ЗП) в конфигурации 1С:Бухгалтерия предприятия, редакция 8.3. В материале изложены обязательные предварительные условия, пошаговый алгоритм, типичные документы и рекомендации по избежанию ошибок.

Содержание

1. Предварительные условия и настройки учёта
2. Подготовка кадровых данных
3. Пошаговый порядок начисления заработной платы
4. Основные документы в разделе «Зарплата и кадры»
5. Выплата заработной платы (банк/касса)
6. Корректировки и перерасчёты
7. Полезные советы и типичные ошибки

---

Предварительные условия и настройки учёта

Прежде чем приступать к начислению ЗП, убедитесь, что в программе выполнены следующие условия:

• В разделе Администрирование → Параметры учёта установлен флаг Учёт расчётов по заработной плате и кадровый учёт ведутся в этой программе.
• Заполнены справочники Сотрудники, Должности, Организации, Подразделения и Виды начислений/удержаний.
• Настроен календарь производственных дней и праздников (раздел Настройки → Календарь).
• Заданы ставки НДФЛ, страховых взносов и ЕНС (в Настройки → Учёт заработной платы).
• Если планируется выплата через банк, заполнены реквизиты расчётного счёта и банковские реквизиты сотрудников.

При отсутствии любого из пунктов начисление ЗП будет недоступно или приведёт к ошибкам.

---

Подготовка кадровых данных

Начисление заработной платы за месяц считается итоговой операцией. К моменту её выполнения в системе должны быть отражены все события, влияющие на расчёт:

1. Приём, перевод и увольнение сотрудников (документы Приём на работу, Перевод, Увольнение).
2. Изменения окладов, тарифных ставок, надбавок и премий (документ Изменение данных о сотрудниках).
3. Ввод разовых начислений (премии, компенсации, пособия) и удержаний (алименты, исполнительные листы, прочие удержания).
4. Отчётность по неявкам: больничные листы, отпуска, прогул (документы Больничный лист, Отпуск, Прогул).

После ввода всех указанных документов рекомендуется выполнить проверку через отчёт Кадровый состав и Анализ начислений за период.

---

Пошаговый порядок начисления заработной платы

Ниже представлен универсальный алгоритм, применимый к большинству организаций, использующих 1С:Бухгалтерия 8.3.

1. Открыть раздел Зарплата и кадры → Начисление зарплаты.
2. Выбрать период (месяц, за который производится начисление).
3. Нажать кнопку Заполнить – программа автоматически соберёт данные из введённых кадровых документов и сформирует предварительный список начислений.
4. Проверить сформированные строки:
   • Оклад/тарифная ставка.
   • Надбавки, премии, компенсации.
   • Удержания (НДФЛ, страховые взносы, алименты и др.).
   • Корректировки за неявки (больничные, отпуска).
5. При необходимости отредактировать отдельные строки (например, вручную добавить премию или исправить удержание) – используйте кнопку Изменить;
6. Выполнить Проведение документа. После проведения система:
   • Начислит суммы к выплате сотруднику.
   • Сформирует проводки по начислению ЗП, НДФЛ, страховым взносам и ЕНС.
   • Обновит накопленные итоги в регистре Расчёты с сотрудниками.
7. Сохранить документ и перейти к этапу выплаты (см. раздел Выплата заработной платы).

Важно: если в течение месяца были внесены изменения после первоначального начисления (например, поздняя больничная), необходимо выполнить перерасчёт (см. раздел Корректировки и перерасчёты).

---

Основные документы в разделе «Зарплата и кадры»

Документ	Назначение	Когда используется
Начисление зарплаты	Формирует итоговые суммы к выплате и удержаниям за период.	Ежемесячно, после ввода всех кадровых изменений.
Выплата зарплаты (банк/касса)	Оформляет фактическую выдачу средств сотруднику.	После проведения документа начисления.
Перерасчёт зарплаты	Корректирует уже начисленные суммы при изменении исходных данных.	При обнаружении ошибок или поздних больничных/отпусков.
Аванс	Начисление части зарплаты до конца месяца.	По согласованию с сотрудником (обычно mid‑month).

Каждый документ содержит реквизиты: период, сотрудник, сумма начисления, сумма удержаний, сумма к выплате, а также проводки по бухгалтерскому и налоговому учёту.

---

Выплата заработной платы (банк/касса)

После проведения документа Начисление зарплаты можно приступить к выплате. В 1С предусмотрены два способа:

Выплата через банк

1. Открыть Зарплата и кадры → Выплата зарплаты → Через банк.
2. Выбрать период и документ начисления.
3. Проверить реквизиты банковского счёта организации и сотрудников.
4. Нажать Сформировать платёжное поручение (или Создать платёжку).
5. Провести документ – система создаст платёжное поручение в разделе Банк и касса → Платежные поручения.
6. Экспортировать файл в формате XML или DBF для загрузки в банк‑клиент.

Выплата через кассу

1. Перейти в Зарплата и кадры → Выплата зарплаты → Через кассу.
2. Указать период и документ начисления.
3. Проверить наличие достаточной суммы в кассе (регистр Касса).
4. Нажать Сформировать расчётный лист и провести документ.
5. После проведения можно распечатать расчётные листы для сотрудников.

Важно: при выплате через банк необходимо убедиться, что в настройках организации указан правильный КБК для налогов и взносов, иначе платёж может быть отклонён банком.

---

Корректировки и перерасчёты

Если после проведения документа начисления обнаружены ошибки (например, не учтён больничный лист или изменён оклад), следует выполнить перерасчёт:

1. Открыть Зарплата и кадры → Перерасчёт зарплаты.
2. Выбрать сотрудника и период, требующий корректировки.
3. Указать причину перерасчёта (изменение оклада, больничный, отпуск и т.д.).
4. Программа автоматически пересчитает начисления и удержания, сформировав документ Перерасчёт зарплаты.
5. После проведения перерасчёта система создаст корректирующие проводки и, при необходимости, документ Выплата зарплаты (доплата/удержание).

Рекомендуется периодически (например, раз в квартал) запускать отчёт Анализ перерасчётов для контроля корректности начислений.

---

Полезные советы и типичные ошибки

• Проверяйте настройки учёта перед каждым начислением – случайное отключение флага ведения ЗП приведёт к недоступности документов.
• Не вводите больничные листы после проведения начисления без последующего перерасчёта – это приведёт к недоплате и штрафам со стороны ФСС.
• Используйте шаблоны премий и надбавок – это сократит время на ручное заполнение и уменьшит вероятность ошибок.
• Контролируйте суммы НДФЛ и страховых взносов через отчёт Налоговая отчётность по ЗП до сдачи отчётности в ИФНС.
• При выплате через банк сохраняйте копию платёжного поручения и выписку из банка – они понадобятся при проверке.
• Не удаляйте документы начисления после выплаты – они нужны для аудита и восстановления данных.
• Регулярно обновляйте конфигурацию – новые релизы 1С содержат исправления в механизме начисления ЗП и изменения в законодательстве.

---

Начисление заработной платы в 1С:Бухгалтерия 8.3 – это структурированный процесс, который при правильной подготовке кадровых данных и соблюдении пошагового алгоритма выполняется быстро и без ошибок. Ключевые моменты:

• Убедиться, что учёт ЗП ведётся в данной программе (Параметры учёта).
• Ввести все кадровые изменения до начала начисления.
• Использовать документ Начисление зарплаты для формирования сумм к выплате и удержаний.
• Выбрать удобный способ выплаты (банк или касса) и оформить соответствующий платёжный документ.
• При необходимости выполнять перерасчёт и контролировать результаты через отчёты.

Следуя рекомендациям из данной статьи, вы сможете минимизировать риски ошибок, обеспечить своевременную и точную выплату заработной платы сотрудникам, а также корректно отразить все начисления в бухгалтерском и налоговом учёте.

Статья актуальна на дату .