Выплаты, получаемые сотрудницей в период беременности, родов и ухода за ребёнком, имеют особый налоговый статус․ В большинстве случаев они не облагаются НДФЛ, однако важно знать, какие именно суммы подпадают под льготу, а какие могут быть обложены налогом․ Ниже подробно рассмотрен порядок начисления НДФЛ в 1С:ЗУП (или аналогичной системе) и порядок отражения таких выплат в учёте․

Какие выплаты освобождаются от НДФЛ

• Пособие по беременности и родам (ПБР) – выплачивается Фондом социального страхования (ФСС) за счёт средств страховых взносов․
• Ежемесячное пособие по уходу за ребёнком до 1,5 лет (в случае, если выплата производится ФСС)․
• Единовременное пособие при рождении ребёнка․
• Пособие по уходу за ребёнком-инвалидом (до достижения им 18 лет)․
• Средний заработок, сохраняемый за женщиной во время отпуска по беременности и родам (в рамках оплачиваемого отпуска)․

Все перечисленные выплаты считаются социальными пособиями и, согласно ст․ 217 НК РФ, не являются объектом обложения НДФЛ․

Когда НДФЛ всё же удерживается

Несмотря на общую льготу, есть ситуации, когда часть выплаты может быть обложена налогом:

1. Доплаты работодателя сверх установленного пособия․ Если организация выплачивает сотруднице дополнительную сумму (например, «доплату до среднего заработка»), эта часть считается заработной платой и облагается НДФЛ в обычном порядке․
2. Выплаты, не связанные с государственным пособием․ Например, премия за выполнение плана, выплаченная во время декрета, если она не относится к пособию ФСС․
3. Возмещение расходов, не предусмотренных законодательством․ Если работодатель компенсирует расходы, которые не входят в перечень социальных выплат (например, оплата курсов повышения квалификации), такие суммы подлежат обложению НДФЛ․

Порядок начисления НДФЛ в 1С:ЗУП

В конфигурации «1С:Зарплата и Управление Personnel» (ЗУП) предусмотрены специальные виды начислений для декретных выплат․ Ниже приведён типовой алгоритм:

Создание вида начисления

• В справочнике «Виды начислений/удержаний» добавить новый элемент, например, «Пособие по беременности и родам»․
• Установить флаг «Не облагается НДФЛ» и «Не облагается страховыми взносами» (если выплата производится ФСС)․
• Указать тип начисления – «Социальное пособие»․

Начисление пособия

• В документе «Начисление зарплаты» выбрать сотрудника и период, за который начисляется пособие․
• Добавить строку с созданным видом начисления и указать сумму, полученную от ФСС (или рассчитанную согласно среднему заработку)․
• Система автоматически не будет рассчитывать НДФЛ по этой строке, так как флаг «Не облагается НДФЛ» активен․

Доплата работодателя (если есть)

• Для доплаты использовать обычный вид начисления, например, «Доплата до среднего заработка»․
• У этого вида начисления флаг «Не облагается НДФЛ» должен быть выключен․
• После начисления система рассчитает НДФЛ от суммы доплаты по стандартной ставке 13 % (или 15 % для доходов выше 5 млн руб․)․

Отчётность

• В форме «Расчёт с бюджетом» (или «НДФЛ») пособия по беременности и родам не будут попадать в базу обложения․
• Доплаты будут отражены в разделе «Доходы, облагаемые НДФЛ»․
• При формировании справки 2‑НДФЛ пособие не будет включено, а доплата – будет․

Особенности расчёта среднего заработка для декретного отпуска

Средний заработок, используемый для расчёта пособия по беременности и родам, определяется согласно ст․ 139 ТК РФ:

• Берётся сумма выплат, подлежащих налогообложению НДФЛ, за расчётный период (обычно два календарных года preceding the отпуск);
• Из этой суммы исключаются выплаты, не облагаемые НДФЛ (например, пособия по временной нетрудоспособности, материальная помощь и т․п․)․
• Полученная сумма делится на количество календарных дней в расчётном периоде․

Важно: при расчёте среднего заработка НДФЛ не удерживается, поэтому в базе для расчёта используются доходы до вычета НДФЛ․

Практические рекомендации

• Всегда проверяйте, к какому источнику относится выплата (ФСС или работодатель)․ Только выплаты ФСС полностью освобождаются от НДФЛ и страховых взносов․
• Если работодатель производит доплату, оформляйте её как отдельное начисление с правильным флагом обложения․
• Ведите отдельный аналитический учёт по видам начислений: «Пособие ФСС» и «Доплата работодателя»․ Это упрощает подготовку отчётности и уменьшает риск ошибок․
• При изменении законодательства (например, изменение порога для повышенной ставки НДФЛ) своевременно обновляйте справочники видов начислений в 1С․
• Перед сдачей отчётности сверяйте данные в форме 6‑НДФЛ с регистрами начислений: суммы пособий должны отсутствовать в базе обложения․

Начисление НДФЛ при выплатах, связанных с беременностью и родами, в целом не требуется, если выплата является государственным пособием, выплачиваемым Фондом социального страхования․ Однако любые дополнительные выплаты со стороны работодателя подлежат обложению НДФЛ в обычном порядке․ Правильная настройка видов начислений в 1С:ЗУП и чёткое разделение пособий и доплат позволяют избежать ошибок в расчёте налогов и обеспечить корректную отчётность․