Медицинская книжка (личная медицинская книжка – ЛМК) – обязательный документ для работников, чья деятельность связана с продуктами питания, общественным питанием, торговлей, сферой услуг и другими отраслями, где требуется подтверждение прохождения обязательных медосмотров. В статье рассмотрены:

• кто по закону должен оплачивать оформление и продление ЛМК;
• какие расходы включаются в стоимость;
• как оформить документ в 2026 году;
• какие штрафы предусмотрены за отсутствие или фальсификацию;
• образцы актов и форм, используемых при выплатах.

Нормативная база

Основные положения, регулирующие вопрос оплаты медицинских книжек, содержатся в:

1. Трудовом кодексе РФ (ст. 212 – обязанность работодателя обеспечивать безопасные условия труда, включая прохождение обязательных медосмотров);
2. Федеральном законе «О санитарно‑эпидемиологическом благополучии населения» (ст. 12 – необходимость наличия ЛМК у работников определённых профессий);
3. Постановлении Правительства РФ от № 842 «Об утверждении Перечня профессий, для которых обязательна личная медицинская книжка»;
4. Методических рекомендациях Роспотребнадзора по оформлению и ведению ЛМК (актуальные на 2026 год).

Согласно пункту 2.1.5 Методических рекомендаций Роспотребнадзора, работодатель обязан оплатить стоимость бланка медицинской книжки на бумажном носителе либо возместить расходы на её приобретение лицу, поступающему на работу. Аналогично, оплата прохождения обязательных медицинских осмотров и сдачи анализов также относится к расходам работодателя, если они необходимы для выдачи ЛМК.

Кто должен оплачивать медицинскую книжку?

При приёме на работу

Если соискатель ещё не имеет ЛМК, расходы на:

• приобретение бланка;
• прохождение первичного медосмотра (терапевт, дерматовенеролог, инфекционист, психиатр‑нарколог и другие специалисты, предусмотренные перечнем);
• сдачу обязательных лабораторных анализов (кал на яйца гельминтов, кровь на RW, гепатиты и т.д.);
• выдачу готового документа

должны быть возмещены работодателем. На практике многие организации просят сотрудника оплатить первичный осмотр самостоятельно, а затем компенсируют затраты посредством выплаты или зачёта в заработную плату. Это допустимо, если в трудовом договоре или локальном нормативном акте чётко прописано условие о возмещении.

При продлении (периодическом осмотре)

Продление ЛМК осуществляется согласно установленным срокам (обычно 1 год для работников пищевой промышленности, 2 года – для некоторых категорийных работников). Расходы на:

• прохождение периодического осмотра;
• обновление анализов;
• выдачу обновлённого бланка

также подлежат оплате работодателем, если такие осмотры обязательны по трудовому договору или внутренним нормативным актам предприятия.

Исключения

Если работник сам желает получить ЛМК для личных целей (не связанных с трудовыми обязанностями), все расходы ложатся на него. Аналогично, если сотрудник отказывается проходить обязательный осмотр без уважительной причины, работодатель может применить дисциплинарные меры, но оплату не производит.

Стоимость оформления и продления ЛМК в 2026 году

Стоимость формируется из нескольких составляющих и может варьироваться в зависимости от региона и выбранного медицинского центра. Примерные ориентиры (средние значения по РФ):

Некоторые медицинские центры предлагают пакетные услуги «под ключ» – фиксированная цена за весь процесс оформления, что упрощает бухгалтерский учёт.

Порядок выплаты компенсации работодателем

Документальное оформление

Для подтверждения факта оплаты необходимо оформить один из следующих документов:

• Акт о возмещении расходов – подписывается работником и представителем работодателя (бухгалтер или руководитель);
• Расходный кассовый ордер (РКО) – при выплате наличными;
• Платёжное поручение – при перечислении на банковский счёт сотрудника;
• Зачёт в заработную плату – отражается в расчётном листке как отдельная строка «Возмещение расходов на ЛМК».

Пример акта о возмещении расходов

АКТ № ___
о возмещении расходов на оформление личной медицинской книжки

г. ___________ «___» __________ 2026 г.

Мы, нижеподписавшиеся, подтверждаем, что:

Работник ______________________ (ФИО скрыто) оформил личную медицинскую книжку
 в медицинском центре «__________________» (дата оформления: «___» __________ 2026 г.).
Расходы, связанные с оформлением ЛМК, составили __________ руб. (включая бланк,
 медицинские осмотры и лабораторные анализы).
Работодатель обязуется возместить указанную сумму работнику в течение ___ рабочих дней
 путём перечисления на банковский счёт № __________ либо выдачи наличными.

Подписи:
Работник _____________________ /_____________________/
Представитель работодателя _____________________ /_____________________/

После подписания акта бухгалтерия производит начисление и выплату компенсации в соответствии с внутренним регламентом организации.

Налоговые аспекты

Возмещение расходов на ЛМК не считается доходом работника и не облагается НДФЛ, если выплата осуществляется в рамках трудового договора и подтверждается первичными документами (чеки, kontrakty, акты). Однако сумма, превышающая фактически понесённые расходы, может быть признана иным доходом и подлежит обложению налогом.

Ответственность за отсутствие или фальсификацию ЛМК

Согласно ст. 6.3 КоАП РФ, за отсутствие обязательной медицинской книжки либо наличие поддельного документа предусмотрены:

• штраф для должностных лиц – от 10 000 до 20 000 руб.;
• штраф для индивидуальных предпринимателей – от 20 000 до 30 000 руб.;
• штраф для юридических лиц – от 100 000 до 200 000 руб.;
• в случае повторного нарушения – возможна приостановка деятельности на срок до 90 суток.

Уголовная ответственность может наступить при умышленном изготовлении или использовании поддельной ЛМК, если это повлекло тяжкие последствия (например, массовое отравление).

Практические рекомендации для работодателей

1. Включите положение о компенсации ЛМК в трудовой договор или локальный нормативный акт – это исключит споры при приёме на работу.
2. Создайте перечень аккредитованных медицинских центров, с которыми заключены договоры о предоставлении услуг по оформлению ЛМК по фиксированным ценам.
3. Автоматизируйте процесс возмещения: используйте электронный документооборот для подачи заявлений и актов, что сократит сроки выплаты.
4. Проводите ежегодный инструктаж по требованиям к наличию ЛМК и порядку её обновления.
5. Храните копии чеков и актов не менее пяти лет – это потребуется при проверках трудовой инспекции и Роспотребнадзора.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли отказаться оплачивать ЛМК, если сотрудник уже имеет её на момент приёма?

Нет, если книжка действительна и подходит под требования должности, дополнительных выплат не требуется. Работодатель лишь проверяет её подлинность и срок действия.

Что делать, если медицинский центр отказался выдать бланк без предоплаты?

Сотрудник оплачивает услугу, получает чек и затем предоставляет его бухгалтерии для возмещения. Важно сохранить все первичные документы.

Нужно ли платить за ЛМК сотруднику, который работает удалённо и не контактирует с продуктами питания?

Если по трудовому договору отсутствует необходимость в ЛМК, оплата не требуется. Однако если в дальнейшем планируется перевод на должность, где книжка обязательна, расходы возмещаются при переходе.

Можно ли компенсировать ЛМК через систему «социального вычета»?

Нет, выплата за ЛМК относится к компенсации производственных расходов, а не к социальным вычетам. Она не учитывается при расчёте НДФЛ.

Оплата за медицинскую книжку регулируется чёткими нормами трудового и санитарного законодательства. Работодатель обязан возмещать расходы, связанные с оформлением и продлением ЛМК, если документ необходим для выполнения трудовых функций. Соблюдение установленного порядка не только защищает организацию от штрафов и административных санкций, но и повышает доверие сотрудников к компании, демонстрируя заботу о их здоровье и соблюдении санитарных норм.

При правильной организации процесса – чёткое прописание условий в договорах, работа с проверенными медицинскими учреждениями и timely документооборот – выплаты за ЛМК становятся прозрачной и предсказуемой частью кадровой политики предприятия.