В трудовом праве термин «штраф» часто используется неформально. Важно знать: согласно ст. 192 ТК РФ, работодатель имеет право наложить на сотрудника только три вида дисциплинарных взысканий: замечание, выговор или увольнение. Денежные штрафы за нарушения трудовой дисциплины в общем случае запрещены.

Однако на практике под «листом ознакомления со штрафом» чаще всего понимают лист ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания (замечанием или выговором) либо с приказом о удержании сумм по основаниям ст. 137 ТК РФ (материальная ответственность). Ниже подробно разбираем процедуру ознакомления именно с приказом о дисциплинарном взыскании.

Правовые основания и сроки ознакомления

Процедура наложения взыскания строго регламентирована ст. 193 ТК РФ. Нарушение процедуры делает взыскание недействительным (постановление Пленума ВС РФ № 2 от ).

• Срок: Приказ должен быть издан не позднее через один месяц со дня обнаружения проступка (не считая времени болезни, отпуска, расследования).
• Письменное объяснение: Перед изданием приказа работодатель обязан запросить у сотрудника письменное объяснение; На предоставление дается 2 рабочих дня. Отказ в написании, основание для составления акта.
• Ознакомление под роспись: С приказом сотрудник должен быть ознакомлен в течение 3 дней со дня его подписания руководителем (п. 3 ст. 193 ТК РФ).

Форма листа ознакомления: единого стандарта нет

Законом (ТК РФ) утвержденной единой формы листа ознакомления с приказом о взыскании не существует. Организация разрабатывает его самостоятельно (обычно утверждается локальным нормативным актом — Положением о делопроизводстве или Приказом об утверждении форм первичной учетной документации).

Допускаются два варианта оформления:

1. Отдельный лист на каждое взыскание (прикрепляется к приказу или хранится с ним).
2. Общий журнал/лист ознакомления с приказами по персоналу (ведутся последовательно).

Обязательные реквизиты листа ознакомления

Чтобы документ имел юридическую силу, в нем должны быть следующие данные:

• Наименование организации (полное/сокращенное).
• Заголовок: «Лист ознакомления с приказом о наложении дисциплинарного взыскания».
• Данные приказа: номер, дата, наименование (например: «Приказ № 45-ОД от «О наложении дисциплинарного взыскания»»).
• Табличная часть с графами:
  • Порядковый номер.
  • Фамилия, Имя, Отчество сотрудника (подлежащего ознакомлению).
  • Должность, структурное подразделение.
  • Дата ознакомления (критически важна для сверки со сроком 3 дней).
  • Подпись сотрудника (с расшифровкой).
  • Примечание (например, «Отказался подписывать», «В отпуске», «На больничном»).
• Подпись лица, произвевшего ознакомление (HR-специалиста, секретаря, руководителя отдела), с расшифровкой и датой.

Процедура ознакомления: пошаговая инструкция

Шаг 1. Подготовка документа

После подписания приказа руководителем HR-специалист готовит лист ознакомления (печатает или заполняет в журнале), внося реквизиты приказа.

Шаг 2. Вызов сотрудника

Сотрудника вызывают в кадровую службу или кабинет руководителя. Если сотрудник отсутствует (больничный, отпуск, командировка), срок ознакомления начинает течь со дня его выхода на работу. Нельзя ознакомлять по телефону, через мессенджеры или по электронной почте (если нет согласия на ЭДО с ЭЦП).

Шаг 3. Личное ознакомление

Сотруднику выдают на руки приказ (или его копию) для прочтения. Он должен прочитать текст, понять суть взыскания, срок его действия (обычно 1 год) и последствия.

Шаг 4. Роспись в листе

Сотрудник ставит дату (число, месяц, год) и личную подпись в соответствующих графах листа ознакомления.

Шаг 5. Выдача копии приказа (по требованию)

Согласно ч. 3 ст. 193 ТК РФ, копию приказа о взыскании работодатель обязан вручить сотруднику в течение 3 дней со дня издания приказа (параллельно с ознакомлением). В листе ознакомления целесообразно сделать отметку о выдаче копии.

Что делать, если сотрудник отказывается подписывать?

Отказ сотрудника от ознакомления или от росписи не препятствует вступлению приказа в силу, но требует соблюдения специальной процедуры (Письмо Роструда от № 2792-6-1):

1. В присутствии не менее двух свидетелей составляется Акт об отказе от ознакомления с приказом.
2. В акте указываются: дата, место составления, ФИО лица, составившего акт, ФИО свидетелей, суть отказа (цитата: «Отказался(ась) ознакомляться с приказом №… от… / Отказался(ась) ставить подпись в листе ознакомления»).
3. Акт подписывается составившим лицом и свидетелями.
4. Акт прикрепляется к приказу и листу ознакомления.

Важно: Свидетели не должны быть заинтересованными лицами (лучше вызвать коллег из соседнего отдела). Сотрудника заставлять подписывать акт нельзя, он также может отказаться подписывать акт. В этом случае в акте делается соответствующая отметь.

Хранение и сроки

• Срок хранения листа ознакомления: Хранится вместе с приказом о наложении взыскания. Согласно перечню типовых документов (Приказ Минкультуры РФ от № 558), приказы по основным вопросам деятельности (в т.ч. по персоналу) хранятся 50 лет (до 2003 г. — 75 лет).
• Срок хранения акта об отказе: Так же — 50 лет (как приложение к приказу).
• Лист ознакомления не подлежит уничтожению по истечении года действия взыскания (в отличие от самого взыскания, которое считается снятым через год); Документ является доказательством соблюдения процедуры.

Типичные ошибки работодателей (риски для бизнеса)

1. Пропуск срока в 3 дня. Ознакомление через неделю или месяц после приказа — грубое нарушение ст. 193 ТК РФ. Суд признает взыскание незаконным.
2. Отсутствие даты ознакомления. Только подпись без даты не позволяет доказать соблюдение срока.
3. Ознакомление «за спиной» сотрудника. Подпись HR за сотрудника, подделка подписи — уголовно наказуемое деяние (ст. 327 УК РФ) и основание для отмены взыскания.
4. Несоответствие текста приказа и листа ознакомления. В листе указан номер/дата приказа, которого не существует, или другое наименование.
5. Игнорирование отсутствия сотрудника. Если сотрудник в отпуске/на больничном, нельзя составить акт отказа. Нужно ждать выхода и ознакомить в первый рабочий день, зафиксировав реальную дату.
6. Путаница с «штрафами». Издание приказа «О наложении штрафа» за опоздание — прямое нарушение ст. 192 ТК РФ. Такой приказ будет отменен судом в пользу работника с выплатой компенсации морального вреда.

Электронный документооборот (ЭДО)

При наличии у организации регулируемого локальным актом порядка работы с электронными документами и усиленной квалифицированной электронной подписи (УКЭП) у сотрудника, ознакомление возможно в электронном виде. В системе ЭДО фиксируется:

• Факт открытия документа сотрудником.
• Дата и время подписания УКЭП.
• Идентификатор сертификата ключа проверки ЭП.

Распечатка такого листа ознакомления (журнала событий ЭДО) прикрепляется к бумажному экземпляру приказа или хранится в электронном архиве с пометой «Оригинал в электронном виде».

Резюме

Лист ознакомления с приказом о дисциплинарном взыскании — это обязательный процессуальный документ, подтверждающий, что работодатель исполнил требование ст. 193 ТК РФ о доведении взыскания до сведения работника под роспись.

Ключевые правила:

• Оформлять в течение 3 дней со дня приказа.
• Обязательно указывать дату ознакомления.
• При отказе — составлять акт с двумя свидетелями.
• Не путать дисциплинарные взыскания (замечание, выговор) с денежными штрафами (последние недопустимы по ТК РФ).
• Хранить 50 лет вместе с приказом.

Грамотное оформление листа ознакомления, это главная защита работодателя в суде при оспаривании взыскания сотрудником. Отсутствие подписи или нарушение сроков почти гарантированно ведет к восстановлению в правах и выплатам.

Данная статья носит информационный характер и не является юридической консультацией. Трудовое законодательство может меняться; при возникновении конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к профессиональному юристу по трудовому праву.