С развитием удалённой работы всё больше компаний сталкиваются с вопросом о том, как правильно оформить выплаты сотрудникам за использование собственного оборудования (компьютер, монитор, принтер, средства связи и т.п.). Ниже рассмотрены действующие нормы законодательства РФ (на 10 сентября 2026 г.), порядок налогообложения таких выплат, необходимые документы и практические рекомендации.

Нормативная база

• Статья 217 НК РФ – перечисляет виды доходов, не подлежащие обложению НДФЛ. В пункте 12 указано, что не облагаются НДФЛ суммы, выплачиваемые работнику в качестве возмещения расходов, связанных с выполнением трудовых функций, включая использование им собственного или арендованного оборудования.
• Письмо Минфина России от № 03-03-06/1/27458 – разъясняет, что компенсации за использование оборудования дистанционным работником не облагаются НДФЛ и страховыми взносами, если они:
  • предусмотрены трудовым договором (или локальным нормативным актом);
  • не превышают установленный норматив – 35 рублей за каждый день фактического выполнения трудовой функции дистанционно;
  • либо подтверждены документально фактическими расходами (чеки, счета, договоры аренды).
• Федеральный закон от № 247‑ФЗ «О внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации в части регулирования дистанционной работы» – закрепил указанный лимит в 35 руб/день и уточнил порядок учёта таких выплат в налоге на прибыль организаций.

Что считается компенсацией за использование оборудования?

К компенсации относятся выплаты, направленные на покрытие расходов сотрудника, связанных с:

• амортизацией собственного компьютера, ноутбука, планшета;
• оплатой электроэнергии, интернет‑трафика;
• покупкой или арендой периферийных устройств (монитор, клавиатура, мышь, принтер, сканер);
• приобретением средств защиты информации (антивирус, VPN‑лицензия, аппаратные токены);
• ремонтом и обслуживанием оборудования, используемого для работы.

Важно distinguировать две формы выплаты:

1. Возмещение фактических расходов – выплата производится на основании представленных сотрудником документов (чеки, счета, договоры). В этом случае ограничение по сумме отсутствует; облагается НДФЛ и взносами только часть, превышающая подтверждённые расходы.
2. Нормативная компенсация – фиксированная выплата за каждый день удалённой работы (не более 35 руб/день). При соблюдении условий (трудовой договор, лимит) она полностью освобождается от НДФЛ и страховых взносов.

Налогообложение компенсации

НДФЛ

Если выплата соответствует условиям пункта 12 статьи 217 НК РФ (норматив ≤ 35 руб/день либо подтверждённые расходы), она не включается в облагаемый доход сотрудника по НДФЛ. В противном случае излишек над лимитом или неподтверждённая часть подлежит обложению по общей ставке НДФЛ (13 % для резидентов, 15 % – для нерезидентов при доходе свыше 5 млн руб/год).

Страховые взносы

Согласно письму Минфина от , страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС) также не начисляются на суммы компенсации, не превышающие установленный лимит либо подтверждённые фактические расходы. Излишек облагается взносами в обычном порядке.

Налог на прибыль организации

Для работодателя выплаты, признанные возмещением расходов, учитываются в составе прочих расходов (подпункт 1 пункта 1 статьи 264 НК РФ) и уменьшают налоговую базу по налогу на прибыль, если:

• выплата документально подтверждена (договор, платежные документы, акты выполненных работ);
• не превышает норматива либо подтверждена фактическими затратами.

Если выплата превышает лимит и не подтверждена документально, излишек считается оплатой труда и включается в расходы на оплату труда (подпункт 1 пункта 1 статьи 255 НК РФ).

Порядок оформления компенсации

1. Включение в трудовой договор (или ЛНА) – прописать право на получение компенсации за использование оборудования, указать размер (например, «35 руб за каждый день удалённой работы») и порядок выплаты (ежемесячно, после представления табеля удалённой работы).
2. Сбор подтверждающих документов (при выборе варианта возмещения фактических расходов):
   • чеки, счета-фактуры за покупку/аренду оборудования;
   • квитанции за оплату интернета, электроэнергии;
   • договоры аренды оборудования;
   • акты выполненных работ (если оборудование обслуживается сторонней организацией).
3. Расчёт суммы компенсации:
   • Нормативный способ: Количество дней удалённой работы × 35 руб (не более фактически отработанных дней).
   • Возмещение расходов: сумма подтверждённых затрат за расчётный период.
4. Оформление выплаты – в платёжном документе указать назначение: «Компенсация за использование оборудования дистанционного работника за период с … по …».
5. Учёт в бухгалтерии:
   • Дебет 70 (или 26) – Кредит 51 (или 60) – выплата сотруднику;
   • Если выплата относится к возмещению расходов – Дебет 91/2 (прочие расходы) – Кредит 70 (или 60).
6. Налоговая отчётность – в форме 6‑НДФЛ такая выплата не отражается (если не превышает лимит). В расчёте по страховым взносам также не включается.

Примеры расчёта

Пример 1. Нормативная компенсация

Сотрудник работал удалённо 22 дня в марте 2026 г.
Компенсация = 22 дня × 35 руб/день = 770 руб.
Поскольку сумма не превышает лимит, НДФЛ и страховые взносы не удерживаются. В бухгалтерии:

Дебет 70 – 770 руб.
Кредит 51 – 770 руб.

Пример 2. Возмещение фактических расходов

Сотрудник предоставил чеки на покупку картриджей (1 200 руб) и оплату интернета (800 руб) за апрель 2026 г.
Компенсация выплачивается в полном размере 2 000 руб.
НДФЛ и взносы не удерживаются, так как выплата подтверждена документально и не превышает фактических затрат.

Дебет 70 – 2 000 руб.
Кредит 51 – 2 000 руб.
Дебет 91/2 – 2 000 руб. (прочие расходы)
Кредит 60 – 2 000 руб.

Пример 3. Превышение лимита без подтверждения

Сотрудник получил компенсацию 1 500 руб за месяц (примерно 48 руб/день) без предоставления документов.
Лимит за месяц при 20 рабочих днях = 20 × 35 = 700 руб.
Излишек = 1 500 – 700 = 800 руб – подлежит обложению НДФЛ и страховыми взносами.

НДФЛ (13 %) = 800 × 0,13 = 104 руб.
Страховые взносы (примерно 30 %) = 800 × 0,30 = 240 руб.

В бухгалтерии:

Дебет 70 – 1 500 руб.
Кредит 51 – 1 500 руб.
Дебет 68 – 104 руб. (НДФЛ)
Дебет 69 – 240 руб. (взносы)
Кредит 51 – 344 руб. (удержания)

Практические рекомендации для работодателя

• Закрепить право на компенсацию в трудовом договоре или локальном нормативном акте, указав конкретный размер (не более 35 руб/день) и порядок подтверждения.
• При выборе норматива вести учёт отработанных удалённых дней (табель, электронные системы учета времени).
• Если планируется возмещение фактических расходов, создать внутреннюю инструкцию по списку допустимых документов и срокам их предоставления (например, не позднее 5‑го числа следующего месяца).
• Периодически (не реже одного раза в квартал) проводить сверку выплаченных сумм с лимитом, чтобы избежать непреднамеренного превышения и последующих доначислений.
• Обучить бухгалтерский отдел правильному отражению таких выплат в учёте и налоговой отчётности (6‑НДФЛ, расчёт по страховым взносам, налог на прибыль).
• Хранить подтверждающие документы не менее четырёх лет, как того требует налоговое законодательство.

Компенсация за использование оборудования дистанционным работником может быть полностью освобождена от НДФЛ и страховых взносов при соблюдении двух ключевых условий:

1. выплата предусмотрена трудовым договором (или ЛНА) и не превышает установленный норматив в размере 35 руб за каждый день удалённой работы;
2. либо выплата подтверждается документально как возмещение фактически понесённых расходов.

При несоблюдении этих условий излишек подлежит обложению налогами на доходы физических лиц и страховыми взносами, а для работодателя – включению в расходы на оплату труда. Правильное оформление, документальное подтверждение и своевременный учёт позволяют избежать налоговых рисков и оптимизировать затраты компании на удалённую работу.

---

Информация актуальна на 10 сентября 2026 года. При изменении законодательства рекомендуется сверяться с последними официальными источниками (НК РФ, письма Минфина, ФНС).