Дата составления: 15:53:08 ().

Заявление об отсутствии (утере, утрате) документов оформляется в следующих ситуациях:

• При обнаружении недостачи документов в ходе внутренней проверки или аудита;
• Когда документы, указанные в сопроводительном письме, не приложены к почтовому отправлению;
• В случае утраты документов из‑за форс‑мажорных обстоятельств (пожар, потоп, стихийное бедствие);
• Для подтверждения факта отсутствия документов перед контролирующими органами (налоговая, трудовая инспекция, судебные органы) и для последующего восстановления утерянных бумаг.

Правовая база

Оформление акта о отсутствии документов регулируется следующими нормативными актами:

• Федеральный закон № 44‑ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» (ст. 94 – требования к документационному обеспечению);
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 71 «Об утверждении формы акта об отсутствии документов или других вложений в почтовых отправлениях»;
• Приказ Судебного департамента при Верховном Суде РФ от № 193 «О внесении изменений в форму акта об отсутствии документов»;
• Внутренние нормативные документы организации (положение о делопроизводстве, инструкция по учету и хранению документов).

Составление заявления: основные элементы

1. Шапка – наименование организации, её адрес (можно указать только город и индекс без конкретного дома), реквизиты (ИНН, КПГ, ОГРН).
2. Дата и номер документа – дата составления, регистрационный номер входящего/исходящего документа.
3. Получатель – орган, в который направляется заявление (например, налоговая инспекция, суд, трудовая инспекция).
4. Наименование документа – «Заявление об отсутствии документов» (или «Акт об отсутствии документов»).
5. Основание для составления – ссылка на факт обнаружения недостачи (протокол инвентаризации, акт проверки, сообщение сотрудника).
6. Описание отсутствующих документов – перечень наименований, реквизитов (номер, дата, количество листов), срок хранения, причины отсутствия (если известны).
7. Подписи – председатель комиссии, члены комиссии, ответственный за ведение делопроизводства, печать организации (при наличии).

Пример заявления (образец)

Заполняйте поля, выделенные квадратными скобками, своими данными. Личные данные (ФИО, телефоны, точные адреса) следует заменять обобщёнными обозначениями, чтобы не раскрывать персональную информацию.

[Полное наименование организации]
ИНН: [ИНН] КПГ: [КПГ] ОГРН: [ОГРН]
Юридический адрес: [Город], [Индекс] (указать только город и индекс)
Тел.: [Контактный телефон организации] e‑mail: [email@organization.ru]

_______________________________________________________________

Заявление
об отсутствии документов

№ ___/___ от "__" __________ 20__ г.

Кому: [Наименование органа, в которое направляется заявление]
От: [Наименование организации]

Основание: Протокол инвентаризации № ___ от "__" __________ 20__ г. (выявлена недостача документов).

В ходе проведения плановой инвентаризации делопроизводства, проведённой комиссией в составе:

 
Председатель – [Должность], [Ф.И.О.]
 
Член комиссии – [Должность], [Ф.И.О.]
 
Член комиссии – [Должность], [Ф.И.О.]

установлено отсутствие следующих документов:


 
№
Наименование документа
Дата документа
Номер/ реквизиты
Кол‑во листов
Срок хранения (лет)
 
1
Исковое заявление в Арбитражный суд
__.__.20__
№ ___/___
5
10
 
2
Договор поставки № ___
__.__.20__
№ ___
3
5
 
3
Приказ о назначении руководителя
__.__.20__
№ ___
2
П indefinitely

Причина отсутствия: документы не были обнаружены при вскрытии почтового отправления № ___ от "__" ________ 20__ г., направленного организацией‑отправителем [Наименование контрагента]. При визуальном осмотре конверта и содержимого вложений отсутствовали указанные выше документы.



 
Инициировать процедуру восстановления утраченных документов в соответствии с внутренними положениями организации и действующим законодательством;
 
Провести служебное расследование для выявления виновных лиц и принять дисциплинарные меры;
 
Обновить инструкцию по приему и учету incoming корреспонденции, включив дополнительную проверку наличия приложений перед регистрацией документов.


Настоящее заявление составлено в двух экземплярах: один остаётся в организации, второй направляется в [Наименование органа].

Подписи:

Председатель комиссии ___________________ /[Ф.И.О.]/
Член комиссии ___________________________ /[Ф.И.О.]/
Член комиссии ___________________________ /[Ф.И.О.]/
Ответственный за ведение делопроизводства ___________________ /[Ф.И.О.]/

«___» __________ 20__ г.

Рекомендации по оформлению

• Используйте официальный бланк организации (если он есть) – шапка с логотипом и реквизитами.
• Все даты указывайте в формате «дд.мм.гггг».
• Номера документов и регистрационные номера должны соответствовать внутренней системе учёта.
• При наличии печати организации ставьте её внизу заявления.
• Храните копию заявления в деле организации сроком не менее 5 лет (или согласно внутренним нормативам).

Соблюдая представленный выше порядок и используя предложенный образец, вы сможете корректно оформить факт отсутствия документов, минимизировать риски штрафных санкций и обеспечить прозрачность процедуры восстановления утерянных бумаг.