Выплаты, причитающиеся сотруднику на момент его смерти, передаются членам семьи или иждивенцам․ В 1С существует специальный функционал, позволяющий корректно начислить такие суммы, учесть их в налогах и взносах, а также сформировать необходимую отчетность (П‑4, СЗВ‑СТАЖ и др․)․ Ниже представлена подробная пошаговая инструкция, актуальная для типовых конфигураций 1С:Зарплата и управление персоналом (ЗУП) ред․ 3․1 и 1С:Бухгалтерия предприятия (БП) ред․ 3․0․

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ, ст․ 141 – выплата невыплаченной заработной платы и других сумм при увольнении в связи со смертью работника․
• Налоговый кодекс РФ, ст․ 224 – НДФЛ не удерживается с выплат, причитающихся умершему сотруднику, если они перечисляются родственникам․
• ФЗ‑125 «О страховых взносах в Пенсионный фонд РФ» – страховые взносы не начисляются на такие выплаты․
• Приказ Минтруда России № 544н от «О порядке заполнения формы П‑4»․

Подготовка данных в 1С

1. Завершите все расчеты за последний отработанный месяц сотрудника (например, за май)․ Если сотрудник уволен в связи со смертью, оформите документ Увольнение с причиной «Смерть работника»․
2. В карточке сотрудника установите флаг Уволен и укажите дату смерти․
3. Соберите заявление от родственника (или иждивенца) о получении причитающихся выплат․ В заявлении должны быть указаны:
   • ФИО получателя (не указываем в статье – только для внутреннего использования);
   • Способ выплаты (наличный, банковский перевод);
   • При переводе на счёт – реквизиты банковского счета․

Начисление выплат в 1С:ЗУП

1. Перейдите в раздел Зарплата → Начисления → Документ «Начисление зарплаты и взносов»․
2. Создайте новый документ, выберите период, за который необходимо начислить выплаты (обычно последний месяц работы)․
3. В табличной части документа добавьте строки с видами начислений:
   • Оклад (или среднемесячный заработок) за неотработанные дни;
   • Компенсация за неиспользованный отпуск;
   • Иные выплаты, предусмотренные локальными нормативными актами (премии, надбавки и т․д․)․
4. Установите флаг Выдавать родственникам (в зависимости от редакции может быть отдельный реквизит Получатель выплаты – выберите соответствующее физическое лицо из справочника Физические лица или создайте новое, указав связь «Семья/Иждивенец»)․
5. Проведите документ․ При проведении система автоматически:
   • Не включает суммы в базу для начисления НДФЛ и страховых взносов;
   • Формирует проводки по счету 70 (Расчеты по заработной плате) и 68 (Расчеты по налогам и сборам) с корреспонденцией на счет 76 (Расчеты с различными дебиторами и кредиторами) – получатель выплаты․

Начисление выплат в 1С:Бухгалтерия предприятия

1. Откройте раздел Зарплата → Начисления → Документ «Отражение зарплаты в учете»․
2. Создайте документ, укажите период и сотрудника․
3. В табличной части добавьте нужные виды начислений (оклад, компенсация отпуска, премии и т․д․)․
4. В поле Получатель укажите физическое лицо – родственника/иждивенца (можно создать через справочник Физические лица с типом «Сотрудник» → «Родственник»)․
5. После проведения документа проверьте, что в регистре начислений НДФЛ и страховые взносы не отражены․

Формирование отчетности

Отчет П‑4

Согласно приказу Минтруда № 544н, выплаты, причитающиеся умершему сотруднику, отражаются в графе 8 «Суммы, выплаченные в связи со смертью работника»․ В 1С они автоматически попадают в эту графу при условии, что:

• Документ начисления имеет признак выплаты родственникам;
• В настройках отчета П‑4 указано включать графе 8 все начисления с кодом вида выплаты «Выплата в связи со смертью работника»․

СЗВ‑СТАЖ и СЗВ‑М

Поскольку страховые взносы не начисляются, в форме СЗВ‑СТАЖ и СЗВ‑М такие выплаты не отражаются․ Достаточно убедиться, что в регистре начислений взносов нет записей по данному сотруднику за период после даты смерти․

6‑НДФЛ

Выплаты, не облагаемые НДФЛ, не включаются в расчет 6‑НДФЛ․ В 1С это обеспечивается автоматически при установке флага «Не облагать НДФЛ» в документе начисления․

Пример проводок (бухгалтерский учет)

Дебет 70 (Расчеты по заработной плате) – xxx․xx
Кредит 76 (Расчеты с различными дебиторами и кредиторами) – xxx․xx
 (начисление выплаты родственнику)

Дебет 76 (Расчеты с различными дебиторами и кредиторами) – xxx․xx
Кредит 51 (Расчетный счет) – xxx․xx
 (выплата денежных средств родственнику)

Счета 68 и 69 (НДФЛ и страховые взносы) не задействованы․

Часто задаваемые вопросы

Можно ли выплатить сумму наличными без указания банковского счета?

Да, если получатель указал в заявлении способ выплаты «наличными»․ В этом случае в документе начисления указываем способ выплаты «Наличные» и не заполняем реквизиты банковского счета․

Нужно ли удерживать алименты или другие удержания из таких выплат?

Нет․ Поскольку выплаты не считаются доходом физического лица, удержания (алименты, исполнительные листы и т․д․) не применяются․

Как отразить выплату, если получатель – не родственник, а иждивенец?

В справочнике физических лиц создайте запись с типом «Иждивенец» и укажите связь с умершим сотрудником․ При начислении выберите этого физического лица в поле «Получатель»․

Что делать, если в отчете П‑4 сумма не попадает в графу 8?

Проверьте:

Флаг выплаты родственникам установлен в документе начисления․

Вид начисления имеет код, соответствующий «Выплата в связи со смертью работника» (обычно код 2012 или аналогичный в вашей конфигурации)․

Настройки отчета П‑4 включают графе 8 все начисления с указанным кодом․

Правильное отражение выплат умершему работнику в 1С требует:

1. Оформления увольнения по причине смерти;
2. Начисления причитающихся сумм с указанием получателя (родственник/иждивенец);
3. Автоматического исключения из базы НДФЛ и страховых взносов;
4. Формирования отчетности в соответствии с нормативными актами (П‑4, СЗВ‑СТАЖ и др․)․

Следуя представленной пошаговой инструкции, вы обеспечите соответствие законодательству, корректность бухгалтерского учета и timely предоставление необходимой отчетности․