Сотрудники часто задаются вопросом: сколько дней отпуска уже использовано и сколько осталось. Знание этой информации помогает планировать отдых, избегать недоразумений с бухгалтерией и своевременно оформлять компенсацию за неиспользованные дни. Ниже представлен подробный алгоритм, который подходит для большинства организаций в России в 2026 году.

Где искать информацию об отгулянных днях

• Личный кабинет сотрудника – многие компании используют внутренние HR‑системы (например, 1C:ЗУП, SAP SuccessFactors, «Галактика HR» и др.). В разделе «Отпуска» или «График отпусков» отображаются:
  • запланированные дни;
  • уже отгулянные;
  • остаток на текущий год.
• Табель учёта рабочего времени – если в организации ведётся электронный табель, в нём фиксируются дни отпуска (обычно код «ОТ» или аналогичный). Вы можете запросить выписку из табеля у отдела кадров или бухгалтерии.
• Заявление на отпуск – копии всех поданных заявлений (в бумажном или электронном виде) хранятся в личном деле сотрудника. Суммировав количество дней из каждого утверждённого заявления, вы получите общее количество отгулянных дней.
• Справка из бухгалтерии – по запросу сотрудник может получить официальную справку о количестве использованных и неиспользованных дней отпуска за текущий и предыдущие годы.

Как проверить данные в популярных HR‑системах

1C:ЗУП

1. Войдите в систему под своим логином и паролем.
2. Перейдите в меню «Кадры» → «Отпуска» → «Список отпусков сотрудников».
3. Найдите свою фамилию (или используйте фильтр по табельному номеру).
4. В строке с текущим годом увидите колонки:
   • Запланировано – общее количество дней, положенных по трудовому договору;
   • Отгуляно – уже использовано;
   • Остаток – доступно для использования.

SAP SuccessFactors

1. Откройте портал сотрудника (Employee Central).
2. Выберите «Time Off» → «My Time Off».
3. На панели отображения будет график с текущим балансом отпуска:
• Used – отгулянные дни;
• Available – остаток;
• Entitlement – общее право.

Веб‑портал «Галактика HR»

1. Авторизуйтесь в личном кабинете.
2. В левом меню выберите «Отпуск и больничные».
3. Откроется таблица с колонками:
   • Год;
   • Запланировано;
   • Отгуляно;
   • Остаток;
   • Компенсация (если предусмотрена).
4. Нажмите на интересующий год – детализация по каждому периоду отпуска появится ниже.

Что делать, если данные отсутствуют или кажутся неверными

• Сначала уточните у своего непосредственного руководителя или HR‑менеджера, в какой системе ведётся учёт отпусков.
• Попросите выписку из табеля учёта рабочего времени за интересующий период.
• Если расхождения всё равно остаются, составьте письменный запрос в отдел кадров с требованием предоставить справку о количестве использованных дней отпуска (форма запроса может быть свободной, но лучше указать свои ФИО, табельный номер и период, за который нужна информация).
• Согласно ст. 124 ТК РФ, employer обязан предоставить такую информацию по первому требованию сотрудника.

Как рассчитать компенсацию за неиспользованный отпуск

Если вы планируете уволиться или просто хотите получить денежную компенсацию за оставшиеся дни, используйте следующую формулу:

Компенсация = (Средний дневной заработок) × (Количество неиспользованных дней)

Где:

• Средний дневной заработок – сумма всех выплат за расчётный период (обычно 12 месяцев) деленная на количество фактически отработанных дней в этом периоде.
• Количество неиспользованных дней – остаток отпуска на дату расчёта (можно взять из справки HR или личного кабинета).

Пример расчёта:

1. Средний дневной заработок = 150 000 руб. / 240 раб. дня = 625 руб./день.
2. Неиспользованных дней = 10.
3. Компенсация = 625 × 10 = 6 250 руб.

Полезные советы

• Регулярно проверяйте свой отпускный баланс – минимум раз в квартал, чтобы не пропустить сроки использования.
• Сохраняйте копии всех заявлений на отпуск и подтверждающих документов (например, приказы об отпуске) в личной папке на рабочем компьютере или в облачном хранилище.
• Если ваша компания использует бумажный документооборот, попросите отдел кадров вести журнал отпусков, где вы сможете ставить свою подпись после каждого утверждённого отпуска.
• При переходе на новую работу обязательно запросите справку о неиспользованных днях отпуска у предыдущего работодателя – это понадобится для расчёта компенсации при увольнении.

Знание того, сколько дней отпуска уже отгуляно, а сколько осталось, – важный элемент корректного планирования личного времени и финансовой грамотности. Большинство современных организаций предоставляют доступ к этой информации через внутренние HR‑системы, однако в случае отсутствия доступа всегда можно обратиться к отделу кадров или бухгалтерии с официальным запросом. Следуя представленным шагам, вы сможете быстро и без лишних хлопот получить актуальные данные о своём отпускном балансе и, при необходимости, рассчитать компенсацию за неиспользованные дни.