Прием на работу сотрудника для временной замены отсутствующего основного работника (чаще всего находящегося в декретном отпуске) регулируется статьей 59 ТК РФ (часть 1, пункт 3). Это оформляется как срочный трудовой договор. Ниже приведена подробная инструкция по всем этапам оформления: от подготовки документов до завершения работ.

Этап 1. Подготовка к найму и сбор документов от соискателя

Прежде чем издавать приказ, работодатель должен получить от кандидата пакет документов, предусмотренный статьей 65 ТК РФ.

Обязательный пакет документов:

• Паспорт (или иной документ, удостоверяющий личность).
• Трудовая книжка (если это не первое место работы и ведется в бумажном виде) или Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде (для работников, перешедших на электронный ТК).
• СНИЛС (страховой номер индивидуального лицевого счета).
• Военный учетный документ (для военнообязанных, военный билет, временное удостоверение и т.д.).
• Документ об образовании и (или) квалификации (диплом, аттестат, сертификат) — если на должность предъявляются квалификационные требования (профстандарты, квалификационные справочники).
• Свидетельство о регистрации в качестве ИП или лицензия — если работа требует специального разрешения (например, частная охрана, медицинская деятельность, педагогическая работа и т.д.).
• Медицинская книжка или справка о прохождении предварительного медосмотра (формы 086-у или по приказу Минздрава 29н) — для работ, связанных с вредными/опасными факторами, питанием, детьми, медициной и т.д. (ст. 213 ТК РФ).
• Справка 2-НДФЛ за текущий год (по желанию работника для правильного расчета НДФЛ и вычетов).

Важно: Требовать справку о несудимости можно только в случаях, прямо предусмотренных законом (работы с детьми, в банках, правоохранительных органах и т.д.).

Этап 2. Оформление срочного трудового договора

Это ключевой документ. Согласно ст. 58 ТК РФ, срок действия договора определяется не конкретной датой, а событием — выходом основного работника на работу.

Обязательные условия договора (ст. 57 ТК РФ):

1. Место работы (наименование организации/ИП, структурное подразделение).
2. Трудовая функция (должность, профессия, перечень работ).
3. Срок действия договора, формулировка: «Договор заключается на срок отсутствия основного работника [ФИО основного работника] в связи с декретным отпуском (до выхода основного работника на работу)».
4. Дата начала работы.
5. Условия оплаты труда (тарифная ставка/оклад, доплаты, надбавки, режим выплат).
6. Режим работы и отдыха (график смен, ночные смены, гибкое время и т.д.).
7. Условия труда (класс условий труда по результатам СОУТ, наличие вредности/опасности, гарантии и компенсации).
8. Характер работы (выездная, разъездная, удаленная и т.д.).

Особенности заполнения для замены:

• В договоре нельзя указывать конкретную дату окончания (например, «до »), так как декретный отпуск может быть прерван раньше срока или продлен (например, уход за ребенком до 3 лет). Срок договора — это событие.
• Рекомендуется сослаться на приказ о предоставлении декретного отпуска основному работнику (номер, дата).
• Договор составляется минимум в 2 экземплярах (работодатель, работник).

Этап 3. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

Основание для приказа — подписанный трудовой договор. Форма приказа: единая форма Т-1 (утв. Постановлением Госкомстата от № 1) или собственная форма, утвержденная локальным нормативным актом (ЛНА).

Ключевые поля приказа (формы Т-1):

• Основание: Срочный трудовой договор № [номер] от [дата].
• Структурное подразделение, должность, профессия.
• Срок действия договора: «На срок отсутствия основного работника [ФИО] в связи с декретным отпуском (до выхода на работу)».
• Испытательный срок: устанавливается ли? (см. ниже).
• Подпись работника с датой ознакомления (обязательно до начала работы).

Испытательный срок: ставить или нет?

Согласно ч. 4 ст. 70 ТК РФ, испытательный срок не устанавливается при заключении трудового договора на срок до 2 месяцев. Поскольку декретный отпуск длится 140 дней (и более), срок договора заведомо превышает 2 месяца. Значит, испытательный срок устанавливать можно (максимум 3 месяца, для руководителей — до 6 месяцев). Если работодатель решает не ставить ИС, в приказе и договоре должно быть указано: «Испытательный срок не устанавливается».

Этап 4. Оформление в трудовой книжке / СТД

Бумажная трудовая книжка (если ведется):

Запись вносится в раздел «Сведения о работе» по правилам ведения ТК (Постановление Минтруда № 69):

1. Порядковый номер.
2. Дата приема (число, месяц, год).
3. Запись: «Принят(а) на работу в [наименование организации/ФИО ИП] на должность [название] по срочному трудовому договору № [номер] от [дата] на срок отсутствия основного работника [ФИО] в связи с декретным отпуском (до выхода на работу)»;
4. Основание: Номер и дата приказа о приеме.

Важно: Запись заверяется печатью организации (если есть) и подписью ответственного лица. В ТК работника ставится отметка о выдаче (если ТК хранится у работодателя) или о возврате.

Электронный трудовой договор (ЭТК / СТД):

Если работник ведет электронный ТК (по умолчанию для всех, принятых после , если не подал заявление о бумажной):

• Работодатель направляет сведения о трудовой деятельности (СТД) в СФР (через ЭДО/СЭД) в течение 1 рабочего дня со дня приема (приказа).
• В СТД указывается признак срочности договора и основание (замена временно отсутствующего работника).
• Бумажная ТК работнику не выдается и не требуется (если он не просит вернуть старую для хранения).

Этап 5. Обязательные уведомления и регистрация

Действие	Срок	Куда/Как
Уведомление СФР о приеме (СЗВ-ТД)	Не позднее дня, следующего за днем приема (приказа)	Через ЭДО/СЭД в СФР (форма СЗВ-ТД). Признак срочности: «1» (срочный).
Уведомление военкомата (военного комиссариата)	В течение 2 недель со дня приема	По месту воинского учета организации (или по месту жительства работника, если у орга нет воинского учета). Форма утверждена Приказом Минобороны № 490.
Оформление полиса ОМС	В месячный срок	Работодатель обязан обеспечить оформление полиса ОМС для временного работника (если нет действующего).
Ввод в штатное расписание	До приказа	Должность заменяемого работника должна быть в штатном расписании. Отдельную ставку для заменяющего вводить не обязательно (работает на ставке отсутствующего), но в Т-1 указывается та же должность.

Этап 6. Обеспечение прав временного работника

Работник, принятый на срочный договор за заменой, имеет все права постоянного сотрудника (ст. 59 ТК РФ), за исключением ограничений по сроку договора:

• Оплата труда: не ниже оклада/ставки основного работника (принцип равной оплаты за работу равной ценности, ст. 132 ТК РФ). Выплаты не реже 2 раз в месяц.
• График отпусков: ежегодный оплачиваемый отпуск предоставляется по общим правилам (28 к.д. за каждый отработанный год). Если договор расторгается до накопления права на отпуск (менее 11 месяцев), выплачивается компенсация за неиспользованный отпуск (ст. 127 ТК РФ).
• Больничные: оплачиваются по общим правилам (страховой стаж учитывается полностью).
• Беременность временного работника: если сама замещающая работница выйдет в декрет, ее права защищены ст. 261 ТК РФ (нельзя расторгнуть договор по истечении срока, продлевается до окончания беременности/декрета).
• Профсоюз, обучение, КО: все гарантии действуют.

Этап 7. Завершение трудового договора (Расторжение)

Договор прекращается по пункту 3 части 1 статьи 79 ТК РФ, в связи с истечением срока (возвращением основного работника).

Порядок действий:

1. Уведомление работника: За 3 календарных дня до предполагаемой даты выхода основного работника (или сразу по получении заявления основного работника о досрочном выходе) работодатель обязан лично под роспись уведомить временного работника о предстоящем расторжении договора.
2. Приказ о расторжении (форма Т-8/Т-8а): Издается в день выхода основного работника на работу (фактическое окончание работы временного).
   • Основание: п. 3 ч. 1 ст. 79 ТК РФ (истечение срока договора в связи с выходом на работу основного работника [ФИО]).
   • Дата расторжения = дата выхода основного работника.
3. Расчет и выдача документов в последний рабочий день:
   • Заработная плата за отработанное время.
   • Компенсация за неиспользованный ежегодный отпуск (если есть).
   • Иные выплаты (премии, если предусмотрены ЛНА).
   • Трудовая книжка (с записью об увольнении: «Трудовой договор расторгнут в связи с истечением срока его действия (п. 3 ч. 1 ст. 79 ТК РФ)»), если ведется бумажная.
   • СТД (СЗВ-ТД), направляется в СФР в день увольнения (признак «3» — прекращение).
   • Справка 2-НДФЛ (по запросу).

Критически важно: Нельзя уволить временного работника «по собственному желанию» или «по соглашению сторон» до выхода основного работника, если только сам временный работник не пишет заявление об уходе раньше срока. Если основной работник вышел раньше (прервал декрет) — увольняем временного в этот день. Если основной работник ушел в отпуск за уходом за ребенком до 1,5 или 3 лет — договор временного работника продлевается автоматически до выхода основного (или до 3 лет ребенка), так как событие (выход на работу) не наступило.

Чек-лист частых ошибок (чтобы избежать штрафов и судов)

• Ошибка: Указание в договоре фиксированной даты окончания (например, «до »).
  
  Правильно: Только событие — «до выхода на работу основного работника [ФИО]».
• Ошибка: Неуведомление работника за 3 дня об увольнении.
  
  Последствие: Суд может признать увольнение незаконным, восстановить на работе с выплатой за вынужденный пропуск (ст. 394 ТК РФ).
• Ошибка: Отказ в ежегодном отпуске или компенсации, ссылаясь на срочность договора.
  
  Правильно: Право на отпуск/компенсацию есть всегда при отработке более полугода (для компенсации, даже меньше).
• Ошибка: Несвоевременная сдача СЗВ-ТД в СФР.
  
  Штраф: от 300 до 500 руб. за каждого работника (КоАП РФ ст. 5.27).
• Ошибка: Установка испытательного срока при договоре до 2 месяцев (декрет короче 2 мес. бывает редко, но теоретически возможен при сложных родах/усыновлении новорожденного — 70/56 дней).

  Правильно: Если срок договора заведомо < 2 мес. — ИС ставить нельзя.

Резюме

Оформление заменяющего работника — стандартная HR-процедура, но с важными нюансами: срочный договор по событию, обязательное уведомление за 3 дня перед увольнением и полное равенство прав с основным штатом по оплате и гарантиям. Грамотное оформление приказа Т-1, договора и своевременная сдача отчетности в СФР (СЗВ-ТД) минимизируют риски трудовых споров и штрафов от ГИТ.

---

Данная статья носит информационный характер. Трудовое законодательство меняется, перед оформлением рекомендуется сверить актуальность норм ТК РФ и консультироваться с кадровым специалистом или юристом.