С 1 января 2026 года вступили в силу несколько важных изменений, влияющих на расчёт и выплату отпускных. Ниже представлен подробный обзор действующего порядка, формул, примеров расчёта и практических рекомендаций для бухгалтеров и работодателей.

Нормативная база

• Трудовой кодекс РФ (глава 19) – основное регулирование права на отпуск и сохранение среднего заработка.
• Постановление Правительства РФ от  № 540 «Об определении среднего заработка при начислении отпускных» (заменило прежнее Постановление № 922).
• Федеральный закон «О минимальном размере оплаты труда» – МРОТ на 2026 год составляет 27 093 руб. (с учётом индексации).
• Изменения в НДФЛ (прогрессивная шкала) – влияют на удержание налога с выплачиваемых отпускных.
• Положения о районных коэффициентах и северных надбавках – теперь учитываются отдельно при расчёте среднего заработка.

Основные принципы начисления отпускных

1. Средний заработок определяется за расчётный период (обычно 12 календарных месяцев, предшествующих месяцу начисления отпускных).
2. Если средний месячный заработок работника оказывается ниже МРОТ, он поднимается до уровня МРОТ (п. 18 Постановления № 540).
3. В расчёт включаются все выплаты, связанные с трудовой деятельностью (оклад, премии, надбавки, компенсации), за исключением:
   • выплат, не связанных с трудом (пособия, материальная помощь);
   • сумм, выплаченных в связи с отпуском по уходу за ребёнком, больничными листами и т.п.;
   • возмещения расходов, связанных с командировкой.
4. Районные коэффициенты и северные надбавки учитываются отдельно: к среднему заработку добавляется соответствующий процент, установленный законодательством субъекта РФ.
5. НДФЛ удерживается с общей суммы отпускных согласно прогрессивной шкале, действующей с 1 января 2026 года.
6. Выплата отпускных должна быть произведена не позднее за три календарных дня до начала отпуска (п. 6.2 ст. 136 ТК РФ).

Формула расчёта отпускных

Общая формула выглядит следующим образом:

Отпускные = (Средний дневной заработок) × (Количество календарных дней отпуска)

Где:

Средний дневной заработок = (Сумма выплат, подлежащих учёту за расчётный период) / (Количество дней в расчётном периоде, фактически отработанных).
Если полученное значение меньше МРОТ/29,3 (среднее количество календарных дней в месяце), то используется значение МРОТ/29,3.
К Среднему дневному заработку добавляется часть, соответствующая районному коэффициенту и/или северной надбавке:

Средний дневной заработок с учётом коэффициента = Средний дневной заработок × (1 + К/100)

где К – процент районного коэффициента или сумма процентов северных надбавок.
Пошаговая инструкция расчёта

Определить расчётный период (обычно 12 месяцев перед месяцем начисления).
Суммировать все выплаты, подлежащие учёту (оклад, премии, надбавки, компенсации).
Подсчитать фактически отработанные календарные дни в этом периоде (исключая дни отпуска, больничные, отпуск по уходу за ребёнком и т.п.).
Вычислить средний дневной заработок: сумма выплат / отработанные дни.
Сравнить полученное значение с МРОТ/29,3. Если оно меньше – принять за средний дневной заработок МРОТ/29,3.
Умножить средний дневной заработок на (1 + К/100), где К – сумма районного коэффициента и/или северных надбавок.
Умножить получившееся среднее дневное значение на количество календарных дней отпуска.
Удержать НДФЛ согласно прогрессивной шкале (ставки 13 %, 15 %, 18 %, 20 % и т.д. в зависимости от суммы дохода).
Выдать работнику netto‑сумму не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Пример расчёта
Исходные данные:

Сотрудник работает в регионе с районным коэффициентом 15 %.
Расчётный период – 12 месяцев (с  по ).
Сумма выплат, подлежащих учёту за период – 450 000 руб.
Отработанные календарные дни за период – 250 дней.
Планируемый отпуск – 28 календарных дней.
МРОТ на 2026 год – 27 093 руб.

Шаги:

Средний дневной заработок = 450 000 / 250 = 1 800 руб.
МРОТ/29,3 = 27 093 / 29,3 ≈ 925 руб. → средний дневной заработок (1 800 руб.) выше, поэтому оставляем 1 800 руб.
Учитываем районный коэффициент: 1 800 × (1 + 15/100) = 1 800 × 1,15 = 2 070 руб.
Отпускные до удержания НДФЛ = 2 070 × 28 = 57 960 руб.
Предположим, что сумма дохода за год (включая отпускные) попадает в ставку 13 %. НДФЛ = 57 960 × 0,13 = 7 534,80 руб.
Выдаём сотруднику не позднее чем за три дня до начала отпуска.

Особенности выплаты в 2026 году

С 1 января 2026 года правило о минимальном среднем заработке (не менее МРОТ) применяется к всем выплатам по среднему заработку, включая отпускные.
Налог на доходы физических лиц рассчитывается по прогрессивной шкале; при больших суммах отпускных могут применяться более высокие ставки (15 %, 18 %, 20 %).
Районные коэффициенты и северные надбавки теперь выделяются отдельно и не включаются в базу для расчёта среднего заработка по основной ставке.
Срок выплаты – не позднее трёх календарных дней до первого дня отпуска остаётся неизменным, но рекомендуется производить перечисление заранее, чтобы избежать задержек из‑за банковских обработок.

Часто задаваемые вопросы (FAQ)

Можно ли включать в расчёт отпускные выплаты за сверхурочную работу?
Да, сверхурочные выплаты, связанные с выполнением трудовых обязанностей, учитываются в среднем заработке.
Как быть, если работник не отработал полный расчётный период?
В этом случае средний заработок рассчитывается пропорционально отработанным дням, но не может быть ниже МРОТ/29,3.
Нужно ли удерживать страховые взносы с отпускных?
Страховые взносы (ПФР, ФСС, ФОМС) не удерживаются с отпускных; они начисляются только на заработную плату, а отпускные считаются социальной выплатой.
Что делать, если расчётный период включает дни больничного?
Дни больничного исключаются из числа отработанных дней при расчёте среднего дневного заработка.
Как учесть дополнительный отпуск за вредные условия труда?
Дополнительный отпуск оплачивается по тем же правилам, что и основной. Его продолжительность прибавляется к основному отпуску при расчёте общего количества календарных дней.

Порядок начисления отпускных в 2026 году построен на сочетании традиционных норм ТК РФ и новых требований Постановления Правительства № 540. Ключевые моменты – обязательное сравнение среднего заработка с МРОТ, отдельное учётом районных коэффициентов и северных надбавок, а также соблюдение трёхдневного срока выплаты перед отпуском. Следуя представленной пошаговой инструкции и учитывая изменения в НДФЛ, бухгалтеры смогут корректно рассчитывать отпускные и избегать штрафов за нарушение трудового законодательства.