Оформление приема на работу, это процесс‚ строго регламентируемый Трудовым кодексом РФ (ТК РФ). Ошибки на этом этапе могут привести к штрафам со стороны Государственной инспекции труда (ГИТ)‚ судебным искам со стороны работников и аннулированию трудового договора. В данной статье подробно разбирается алгоритм действий руководителя (работодателя) от момента собеседования до выдачи приказа и знакомения с локальными нормативными актами.

Этап 1. Подготовка и сбор необходимых документов (Ст. 65 ТК РФ)

До заключения трудового договора руководитель обязан запросить у кандидата пакет документов. Важно: требовать документы‚ не предусмотренные законом (например‚ справку о несудимости для обычной офисной работы‚ справку от нарколога без оснований)‚ запрещено.

Базовый пакет документов (для всех категорий работников):

• Паспорт или иной документ‚ удостоверяющий личность (для иностранных граждан — миграционная карта‚ разрешение на временное пребывание/видов на жительство).
• Трудовая книжка (бумажная) и/или Сведения о трудовой деятельности (СТД) в электронном виде (Ст. 66.1 ТК РФ). Если человек устраивается на работу впервые — трудовая книжка не требуется‚ работодатель выдает её (или формирует СТД).
• СНИЛС (документ о регистрации в системе индивидуального учета) — в т.ч. в электронном виде.
• Документы воинского учета (военный билет‚ приписное свидетельство и т.д.) — для военнообязанных и лиц‚ подлежащих призыву.
• Документ об образовании/квалификации, если работа требует специальной подготовки (врачи‚ учителя‚ инженеры‚ водители и др.).

Специальные документы (по требованию закона для определенных видов деятельности):

• Справка о наличии/отсутствии судимости — для работы с несовершеннолетними‚ в правоохранительных органах‚ банках‚ охране‚ педагогике и др. (перечень утвержден федеральными законами).
• Справка об отсутствии административного наказания за потребление наркотиков — для работ‚ запрещенных лицам с такой судимостью (управление транспортом‚ работа с оружием‚ педагоги и др.).
• Медицинская книжка / справка о прохождении предварительного медосмотра — для работ с вредными/опасными условиями‚ пищевой промышленностью‚ торговлей‚ медициной‚ образованием (ст. 213‚ 214 ТК РФ).

Дополнительные документы для специальных категорий:

1. Иностранные граждане: Патент/Разрешение на работу (для ВНЖ/РВП — не требуется патент‚ но нужен ВНЖ/РВП)‚ ДМС-полис (для ВКС, по правилам)‚ уведомление о приеме на работу (направляется в МВД в течение 3 рабочих дней).
2. Несовершеннолетние (14–18 лет): Согласие родителей/опекунов (нотариальное или лично при приеме)‚ заключение врачебной комиссии (предварительный медосмотр обязателен)‚ разрешение опеки/попечительства (для лиц до 15 лет и обучающихся до 16 лет).
3. Совместители (внешние): Справка с основного места работы о отработанном времени (если работа вредная/опасная) — для контроля продолжительности рабочего времени.
4. Руководители по совместительству: Разрешение уполномоченного органа юрлица‚ где они являются руководителями по основному месту.

Этап 2. Обязательные проверки и процедуры перед заказом

Предварительный медицинский осмотр (Ст. 213‚ 214 ТК РФ)

Работодатель обязан направить кандидата на медосмотр за свой счет до допуска к работе‚ если:

• Работа связана с вредными/опасными факторами (по карте спецоценки условий труда).
• Работа в сфере питания‚ торговли‚ водоснабжения‚ медицины‚ образования‚ транспорте.
• Кандидат — несовершеннолетний (обязательно для всех до 18 лет).
• Работа подземная‚ на больших высотах‚ с возвышенной опасностью.

Оценка профессиональных рисков и Специальная оценка условий труда (СОУТ)

Перед приемом работодатель должен знать класс условий труда на рабочем месте (СОУТ). Это определяет:

• Необходимость медосмотров и выдачи СИЗ.
• Доплаты за вредность (4% и выше тарифной ставки).
• Дополнительный отпуск (мин. 7 календарных дней за вредность/опасность).
• Право на досрочную пенсию (для списков № 1‚ 2).

Проверка по базам данных (рекомендательно/обязательно для госсектора)

• Реестр недобросовестных поставщиков/исполнителей (для госзакупок/госкорпораций).
• База судебных приставов (ФССП), на предмет исполнительных производств (важно для финансовой ответственности).
• Реестр банкротов (ЕФРСБ).
• Для работы с гостайной/гос. секретом — проверка службой безопасности (ФСБ/ФСО).

Трудовой договор заключается в письменном виде в 2 экземплярах (один у работодателя‚ второй — у работника) не позднее чем за 3 дня до начала работы (часто — в день приема).

Обязательные условия договора (Ст. 57 ТК РФ):

1. Место работы (наименование организации/ФИО ИП).
2. Трудовая функция (должность‚ профессия‚ квалификация).
3. Дата начала работы (для срочного договора — срок и основание срочности).
4. Условия оплаты труда (тарифная ставка/оклад‚ доплаты‚ надбавки‚ премиальная система‚ сроки выплаты).
5. Режим работы и отдыста (график смен‚ ночные смены‚ гибкое время‚ суммированный учет).
6. Гарантии и компенсации (если работа вредная/опасная‚ выездная/разомкнутая).
7. Характер работы (постоянная‚ временная‚ сезонная‚ вахтовый метод).

Дополнительные условия (по соглашению сторон):

• Испытательный срок (макс. 3 мес.‚ для руководителей/главных бухгалтеров — до 6 мес.). Важно: для беременных‚ матерей до 1.5 лет‚ несовершеннолетних‚ выпускников ВУЗов (в первый раз за год), испытательный срок не устанавливается.
• Сохранение коммерческой тайны (NDA)‚ неконкуренция (для руководителей/специалистов с доступом к тайне).
• Материальная ответственность (полная/ограниченная) — только для перечня должностей‚ утвержденного Правительством РФ.
• Дополнительные виды страхования‚ обучение‚ переезд и т.д.

Этап 4. Издание приказа (распоряжения) о приеме на работу

На основании подписанного трудового договора руководитель издает Приказ (распоряжение) о приеме на работу.

Единые формы (Постановление Госкомстата от № 1):

• Форма Т-1 — прием одного работника.
• Форма Т-1а — прием нескольких работников.

Примечание: С 2013 г. организации имеют право не использовать единые формы‚ утвердив свои формы ПОЛУЧЕНИЕМ ЛОКАЛЬНОГО НОРМАТИВНОГО АКТА (ЛНА) (бухгалтерской политики по кадрам)‚ но Т-1/Т-1а остаются стандартом де-факто для избежания споров с инспекторами.

Обязательные реквизиты приказа:

• Наименование организации.
• Номер и дата приказа.
• ФИО работника полностью.
• Наименование структурного подразделения (отдела‚ цеха).
• Должность (профессия) по штатному расписанию.
• Срок действия договора (бессрочно / срочно до даты с основанием).
• Испытательный срок (если есть) и его продолжительность.
• Основание: «В соответствии с трудовым договором № __ от __».
• Подпись руководителя и печать (если есть).
• Подпись работника о знакомлении под приказом (с датой).

Этап 5. Оформление трудовой книжки / СТД и личной карточки

Трудовая книжка (бумажная) / СТД (электронная)

• Если у работника есть бумажная ТК — запись вносится в течение 5 рабочих дней со дня приказа (Ст. 66 ТК РФ). ТК хранится у работодателя до увольнения.
• Если ТК нет (первая работа‚ утеряна‚ работник перешел на электронный вид) — работодатель формирует СТД (Сведения о трудовой деятельности) и направляет их в Пенсионный фонд (СФР) через ЭДО (СБИС‚ Диадок‚ Контур и др.) в течение срока сдачи отчетности (обычно до следующего месяца).
• Работник‚ у которого бумажная ТК‚ может написать заявление о переходе на СТД. Тогда ТК возвращается ему на руки‚ а запись делается только в СТД.

Личная карточка работника (Форма Т-2)

Заводится на каждого работника (бумажно или в ЭДО/HR-системе). Заполняется на основании документов‚ представленных при приеме. Хранится 75 лет.

Этап 6. Знакомение с локальными нормативными актами (ЛНА) ПОД РОСПИСЬ

Это критически важный этап (Ст. 22‚ 68 ТК РФ). Работодатель обязан ознакомить работника под роспись со следующими документами до начала работы:

1. Внутренний трудовой распорядок (график работы‚ перерывы‚ режим доступа).
2. Положение об оплате труда (система зарплаты‚ премии‚ КПИ‚ сроки выплаты аванса/зарплаты).
3. Положение о персональных данных (согласие на обработку ПДн — лучше получить отдельным заявлением/согласием).
4. Охрана труда: Инструкции по ОТ по профессии‚ Программа обучения ОТ‚ Карта инструктажей.
5. Положение о коммерческой тайне (если есть) — до подписки договора/доп. соглашения.
6. Положение о материальной ответственности (если должность входит в перечень).
7. Положение о служебных командировках‚ отпусках‚ премиях и др. ЛНА‚ затрагивающие права работника.

Форма ознакомления: Лист ознакомления (приложение к приказу или отдельный журнал/электронный документ с ЭЦП/СМЭВ). Без росписи работника ЛНА не вступают в силу в отношении данного сотрудника.

Этап 7. Обучающие процедуры по охране труда (Ст. 212‚ 214 ТК РФ)

Недопуск к работе без инструктажей — грубое нарушение.

• Вводный инструктаж — по утвержденной программе‚ проводит специалист по ОТ или уполномоченное лицо. Оформляется в Журнале регистрации вводных инструктажей (или ЭДО).
• Первичный на рабочем месте, проводит непосредственный руководитель (мастер‚ прораб‚ начальник отдела) по программе‚ согласованной с профсоюзом/специалистом по ОТ. Оформляется в Журнале регистрации первичных инструктажей на рабочем месте.
• Обучение безопасным методам и приемам ведения работы (стажировка) — обязательно для работ с вредными/опасными условиями‚ работы на высоте‚ в закрытых пространствах‚ с электроустановками‚ транспортом и т.д. (Приказ Минтруда от № 926н). Проводится под руководством наставника;
• Оказание первой помощи — обучение практическим навыкам (для всех‚ кроме офисных работников по списку Минтруда‚ но рекомендуется всем).

Этап 8. Выдача СИЗ‚ спецодежды‚ спецобуви (Ст. 212‚ 221 ТК РФ)

Выдача производится бесплатно по Карте выдачи СИЗ‚ утвержденной для данной профессии/должности с учетом СОУТ. Оформляется в Личной учетной карточке выдачи СИЗ (Форма № ОУ-1 или своя форма) под роспись работника. Выдача зимней спецодежды должна совпадать со сезоном.

Этап 9. Учет в страховых фондах и налоговой (СФР‚ ФНС)

Орган	Действие	Срок	Форма/Способ
СФР (бывший ПФР/ФСС)	Направление Сведений о трудовой деятельности (СТД) / Единого реестра сведений о участниках ОПС	В день приема (для СТД, в срок сдачи ЕРСВ‚ но лучше сразу)	Электронно через ЭДО/СБИС/Контур/1С
СФР (страхование от несчастных случаев)	Учет в реестре страхователей (если организация новая) / обновление данных	До первого взноса	Электронно
ФНС	Уведомление о приеме иностранного гражданина	В течение 3 рабочих дней	Личный кабинет налогоплательщика / ЭДО
МВД (Миграция)	Уведомление о приеме иностранца (для патентов/РВП/ВНЖ)	В течение 3 рабочих дней	Госуслуги / Почта / МФЦ

Этап 10. Специфика удаленной работы (Глава 49.1 ТК РФ)

Если работник принимается на удаленную работу (постоянную или временную):

• Трудовой договор может заключаться в электронном виде (обмен сканами с ЭЦП или через Госуслуги/СБИС/Диадок).
• Документы (паспорт‚ СНИЛС‚ диплом) принимаются сканами/фото через ЭДО.
• Ознакомление с ЛНА — через ЭДО с подтверждением получения (ЭЦП/СМС/Госуслуги).
• Медицинский осмотр, работодатель выдает направление‚ работник проходит в поликлинике по месту жительства‚ результаты присылает сканом.
• СИЗ — если нужны (редко для офисной удаленки)‚ отправляются почтой/курьером за счет работодателя.
• Приказ о приеме — знакомится через ЭДО.

Чек-лист «День приема» (Onboarding) для руководителя/HR

1. [ ] Получены и проверены оригиналы документов (паспорт‚ СНИЛС‚ ТК/СТД‚ военный билет‚ диплом‚ медкнижка‚ справки).
2. [ ] Направлен на предварительный медосмотр (если требуется) — ДО приказа.
3. [ ] Подписан Трудовой договор (2 экз.)‚ один выдан работнику.
4. [ ] Издан Приказ о приеме (Т-1/Т-1а)‚ работник ознакомлен под роспись.
5. [ ] Внесена запись в Трудовую книжку (или сформирована СТД и отправлена в СФР);
6. [ ] Заведена Личная карточка Т-2.
7. [ ] Проведен Вводный инструктаж по ОТ‚ журнал подписан.
8. [ ] Проведен Первичный инструктаж на рабочем месте‚ журнал подписан.
9. [ ] Назначен Наставник (для стажировки‚ если требуется).
10. [ ] Ознакомлен под роспись с ЛНА (ВТР‚ Оплата труда‚ ПДн‚ ОТ‚ Коммерческая тайна).
11. [ ] Подписано Согласие на обработку персональных данных.
12. [ ] Выданы СИЗ / спецодежда по карте‚ карточка ОУ-1 подписана.
13. [ ] Оформлен пропуск / доступ в 1С / корпоративная почта / рабочее место подготовлено.
14. [ ] Направлены уведомления в СФР‚ ФНС (для инострацев, в МВД).

Типичные ошибки и риски (штрафы по ст. 5.27 КоАП РФ)

• Допуск к работе без медосмотра: штраф на юрлицо 110–130 тыс. руб.‚ на должностное лицо 15–25 тыс. руб. (п. 3 ст. 5.27.1 КоАП РФ).
• Отсутствие трудового договора / приказа: признается незаконным приемом‚ штраф 50–100 тыс. руб. (юрлицо)‚ восстановление по суду.
• Скрытые условия (серые зарплаты‚ доп. соглашения не в договоре): риск доп. начислений НДФЛ‚ страховых взносов‚ пени‚ ст. 199 УК РФ (умышленное неуплачение налогов).
• Неознакомление с ЛНА под роспись: невозможно применить меры дисциплинарного взыскания‚ уволить за прогулы/алкоголь‚ лишить премии.
• Нарушение сроков выдачи ТК при увольнении (но закладывается при приеме): штрафы‚ компенсация за задержку (ср. заработка за каждый день).
• Несвоевременная отправка СТД в СФР: штраф 500 руб. за каждого работника (п. 1 ст. 14.25 КоАП РФ).

Грамотное оформление приема на работу — это не просто бюрократия‚ а основа правовой безопасности бизнеса. Последовательное выполнение всех этапов: сбор документов → медосмотр → договор → приказ → ТК/СТД → ознакомление с ЛНА → обучение ОТ → учет в фондах, минимизирует риски проверок ГИТ‚ судебных споров и налоговых рисков. Рекомендуется зафиксировать данный алгоритм во внутреннем Положении о приеме на работу и использовать чек-листы/ЭДО-системы для автоматизации контроля сроков и подписей.

---

Данная статья носит информационный характер и основана на действующем на трудовом законодательстве РФ (ТК РФ‚ КоАП РФ‚ федеральные законы‚ постановления Пленума ВС РФ). Для решения конкретных спорных ситуаций рекомендуется обратиться к трудовому юристу.